Kilometergeld und Fahrtenbuch — was die Verordnung seit 2025 wörtlich verlangt

Was Ihre Aufzeichnungen enthalten müssen, damit das Finanzamt das Kilometergeld anerkennt — und der Satz, mit dem DriveHub rechnet.

Aktualisiert am 25. September 2026

In English

Der Satz

0,50 € je Kilometer für den Pkw, in Kraft seit 1. Jänner 2025.

Eine Verordnung für beides

Das ist die Neuerung, die vielen entgangen ist. Die Kilometergeldverordnung, BGBl. II Nr. 289/2024, regelt beides, den Satz und die Aufzeichnung. § 1 legt den Satz nicht selbst fest: Er verweist auf die Reisegebührenvorschrift 1955, in der die 0,50 €/km stehen. § 4 Abs. 2 deckelt Einzelunternehmer mit 30 000 km im Wirtschaftsjahr, § 5 Abs. 1 Arbeitnehmer mit 30 000 km im Kalenderjahr; § 2 bestimmt den Inhalt der Aufzeichnungen; § 6 wendet das Ganze auf Fahrten ab dem 1. Jänner 2025 an.

Und die zwei Grenzen sind zwei verschiedene Zeiträume — das ist Geld. „30 000 km im Wirtschaftsjahr" für Betriebsausgaben gegen „30 000 km im Kalenderjahr" für Werbungskosten: eine Verordnung, zwei benachbarte Paragraphen, bewusst nicht dasselbe Jahr. Ein Einzelunternehmer mit Wirtschaftsjahr ab April, der im November 20 000 km und im Februar 20 000 km fährt, ist in einem Wirtschaftsjahr 40 000 km gefahren: 10 000 km über der Grenze, also 5 000 € geltend gemacht, die § 4 nicht zulässt.

Vorher war die Aufzeichnungspflicht Verwaltungspraxis. Jetzt steht sie in einer Verordnung, und zwar wörtlich.

Was die Aufzeichnungen enthalten müssen, im Wortlaut

§ 2 Abs. 2:

Die Aufzeichnungen müssen jedenfalls beinhalten: Datum, Kilometerstand, Anzahl der betrieblich oder beruflich zurückgelegten Tageskilometer, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck der jeweiligen betrieblichen oder beruflichen Fahrt.

Also: Datum
Kilometerstand
die betrieblich gefahrenen Tageskilometer
Ausgangs- und Zielpunkt
Zweck der Fahrt

§ 2 Abs. 1 lässt die Wahl der Form — ein Fahrtenbuch oder „andere Aufzeichnungen" —, aber keine beim Inhalt: Die Alternative muss eine Aufzeichnung sein, „aus denen jedenfalls die in Abs. 2 enthaltenen Informationen hervorgehen." Zweimal „jedenfalls" lässt keine Bagatellgrenze. Die Lohnsteuerrichtlinien 2002, Rz 290, wurden mit dem LStR-Wartungserlass 2024 (BMF 4.12.2024, 2024-0.859.433) entsprechend neu gefasst; die alte Liste und das VwGH-Zitat dahinter sind weg. Rz 290 verlangt zusätzlich Beginn- und Endzeiten, wenn daneben steuerfreie Tagesgelder geltend gemacht werden.

„Zeitnah" ist der Teil, an dem es scheitert

Die Aufzeichnungen sind zeitnah zu führen. Ein Fahrtenbuch, das Wochen später rekonstruiert wurde, ist das, was die Behörde zuerst angreift. Das zeigt schon die Praxis vor 2025: Im Verfahren RV/0528-F/10 (UFS Feldkirch, zur damaligen Rechtslage) lautete der Vorwurf, das Fahrtenbuch sei „nachgestellt" worden.

Wie lange aufbewahren

Sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragungen gemacht wurden — bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem dieses endet —, und darüber hinaus, solange ein anhängiges Verfahren sie braucht. BAO § 132 Abs. 1, unverändert seit BGBl. I Nr. 28/1999. Sieben, nicht Deutschlands zehn — genau das ist die Falle für alle, die die Zahl über die gemeinsame Sprache mitnehmen.

Österreich verlangt auch weniger von einer elektronischen Kopie: § 132 Abs. 2 will eine „vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe" und kennt keine Anforderung an die maschinelle Auswertbarkeit; ein erzeugtes PDF reicht hier also weiter als in Deutschland. Wer als Arbeitnehmer Kilometergeld als Werbungskosten geltend macht, hat keine Aufzeichnungspflicht und damit keine eigene Frist nach § 132; sein Horizont ist die fünfjährige Verjährungsfrist für die Festsetzung (§ 207 Abs. 2). Wer nichts vorlegen kann, wird geschätzt (§ 184 Abs. 3).

Was ein Fehler kostet

Das Kilometergeld kann zur Gänze versagt werden — so geschah es in jenem Verfahren aus der Zeit vor 2025 in erster Instanz.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; ein Heft mit denselben Feldern genügt. Was Software ändert, ist die Art des Scheiterns — und hier ist sie ungewöhnlich klar benannt. „Zeitnah" heißt: aufgezeichnet, als Sie gefahren sind, nicht als Sie die Steuererklärung gemacht haben. Genau das kann eine Aufzeichnung, die im Hintergrund mitläuft, und ein Heft, an das man denken muss, eben nicht.

Diese Seite gibt den Wortlaut der Verordnung wieder, mit Fundstelle, damit Sie ihn nachlesen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht: fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.

Lieber von Hand führen? Eine leere Vorlage mit diesen Feldern: CSV · PDF.

Woher das stammt

Die Anforderungen oben stammen aus der Kilometergeldverordnung. DriveHub gleicht sie und den Kilometersatz mit den Seiten der Behörde ab; diese Seite beruht auf diesem Stand.

DriveHub zeichnet das automatisch auf. Die App erfasst jede Fahrt im Hintergrund und behält Beginn und Ende, die Entfernung und die Strecke. Die Aufzeichnung und die Prüfung auf fehlende Fahrten sind kostenlos; der Bericht für die Steuerbehörde ist Teil von DriveHub Pro.