Guía por país · España

España no impone ningún modelo para registrar el kilometraje, y la carga de la prueba recae en tu empresa, no en ti

Sin modelo, y eso no es el alivio que parece

El Reglamento del IRPF, en su artículo 9.A, declara exentos 0,26 € por kilómetro más los peajes y el aparcamiento que se justifiquen, "siempre que se justifique la realidad del desplazamiento".

No prescribe ningún formato. Ni plantilla, ni columnas obligatorias, ni libro de trayectos.

Mucha gente lo lee como «no hay nada que guardar». Dice otra cosa: la exigencia no es un formulario, es un resultado. Cómo lleves el registro es cosa tuya; lo que cuenta es demostrar que los desplazamientos fueron reales.

Qué hay que poder acreditar

• Que los desplazamientos existieron
• Por qué medio se hicieron
• Cuántos fueron — se admite un cómputo aproximado
• En qué fechas y a qué horas

En la práctica, eso es un registro por trayecto con la fecha, el origen, el destino, los kilómetros y el motivo. No porque un reglamento enumere esas columnas, sino porque son lo que responde a las cuatro preguntas anteriores.

Lo que de verdad sorprende: de quién es el problema

En los gastos de viaje exentos, la carga de la prueba recae en la empresa, no en el trabajador.

Eso cambia todo el planteamiento. Una exportación dirigida al conductor, que le muestra sus propios trayectos, responde a la pregunta de la parte equivocada. Lo que necesita la empresa es un registro que pueda presentar, de un trabajador concreto y de un periodo determinado, que demuestre que los desplazamientos fueron reales.

Si eres trabajador por cuenta ajena: lo que generas es una prueba para el expediente de tu empresa, y merece la pena entregarla en un formato que puedan conservar, no en una captura de pantalla.

Si eres la empresa —incluida una sociedad unipersonal en la que eres ambas cosas—, el riesgo es tuyo, no de tu conductor.

Lo que cuesta no poder probarlo

La cantidad deja de estar exenta y se trata como rendimiento del trabajo ordinario.

Por qué una app y no una libreta

Nada de lo anterior exige software; una libreta acredita la realidad de un desplazamiento tan bien como cualquier otra cosa. Lo que cambia el software es la forma de fallar. Lo que se pierde es la hora del día, el punto exacto de salida y el motivo concreto de un trayecto entre todos los del año: los detalles que hacen que un registro se lea como llevado al día y no como reconstruido después, que es justo la diferencia a la que apunta la expresión la realidad del desplazamiento.

DriveHub registra cada trayecto en segundo plano y te pregunta después cuáles fueron de trabajo. España es, cosa poco habitual, un país donde la exportación de la app recoge más de lo que exige la norma, así que el trabajo útil aquí es la presentación para la empresa, no añadir campos.

Esta página recoge lo que dice el propio Reglamento, citando el artículo para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva los registros.