Гид по стране · Испания

Испания не устанавливает формы учёта пробега — и возлагает бремя доказывания на работодателя, а не на вас

Формы нет — и это не такое облегчение, как кажется

Reglamento del IRPF — регламент о подоходном налоге с физических лиц, — статья 9.A, освобождает от налога 0,26 € за километр плюс подтверждённые расходы на платные дороги и парковку — «siempre que se justifique la realidad del desplazamiento», то есть при условии, что реальность поездки подтверждена.

Никакого формата он не предписывает вовсе. Ни шаблона, ни обязательных колонок, ни журнала поездок.

Многие читают это как «ничего хранить не нужно». Но смысл другой: требуется не форма, а результат. Как вести учёт — решать вам; важно показать, что поездки были реальными.

Что нужно уметь доказать

• Что поездки состоялись
• Каким транспортом
• Сколько их было — допускается приблизительное количество
• В какие даты и в какое время

На практике это запись по каждой поездке с датой, пунктом отправления, пунктом назначения, километрами и причиной. Не потому, что регламент перечисляет эти колонки, а потому, что именно они отвечают на четыре вопроса выше.

По-настоящему неожиданная часть: чья это забота

Для освобождённых от налога командировочных расходов бремя доказывания лежит на работодателе, а не на работнике.

Это меняет весь подход. Экспорт, адресованный водителю и показывающий водителю его же поездки, отвечает на вопрос не той стороны. Компании нужна запись, которую она сможет предъявить: по конкретному сотруднику, за определённый период и такая, что показывает реальность поездок.

Если вы работник: то, что вы готовите, — доказательство для документов вашего работодателя, и его стоит передать в виде, который можно хранить, а не скриншотом.

Если вы работодатель — в том числе в компании из одного человека, где вы и то и другое, — это ваш риск, а не вашего водителя.

Чего стоит ошибка

Компенсация перестаёт быть освобождённой и облагается как обычный доход от работы по найму.

Почему приложение, а не блокнот

Ничто из перечисленного не требует программ; блокнот подтверждает реальность поездки не хуже чего-либо другого. Программа меняет характер ошибки. Пропадают время суток, точное место отправления и конкретная причина одной поездки из целого года — детали, благодаря которым запись выглядит сделанной по ходу дела, а не собранной задним числом; именно на эту разницу и указывает формулировка la realidad del desplazamiento.

DriveHub записывает каждую поездку в фоне и потом спрашивает, какие из них были рабочими. Испания — редкий случай страны, где экспорт приложения содержит больше, чем требует правило, поэтому полезная работа здесь — в подаче для работодателя, а не в дополнительных графах.

Эта страница излагает то, что говорит сам Reglamento, со ссылкой на статью, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о деньгах, обратитесь к своему asesor — и возьмите с собой записи.