Länderratgeber · Spanien

Spanien schreibt keine Form für Fahrtaufzeichnungen vor — und legt die Beweislast auf Ihren Arbeitgeber, nicht auf Sie

Keine Form, und das ist nicht die Erleichterung, nach der es klingt

Das Reglamento del IRPF, artículo 9.A, stellt 0,26 € pro Kilometer steuerfrei, dazu belegte Maut- und Parkkosten — „siempre que se justifique la realidad del desplazamiento“.

Eine Form schreibt es überhaupt nicht vor. Keine Vorlage, keine Pflichtspalten, kein Fahrtenbuch.

Viele lesen daraus: „nichts aufzubewahren“. Gemeint ist etwas anderes: Die Anforderung ist keine Form, sondern ein Ergebnis. Wie Sie die Aufzeichnung führen, bleibt Ihnen überlassen; entscheidend ist, dass die Fahrten nachweislich stattgefunden haben.

Was nachweisbar sein muss

• Dass die Fahrten stattgefunden haben
• Mit welchem Verkehrsmittel
• Wie viele es waren — eine ungefähre Anzahl wird akzeptiert
• An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten

In der Praxis ist das eine Aufzeichnung pro Fahrt mit Datum, Ausgangsort, Ziel, Kilometern und Anlass. Nicht, weil eine Vorschrift diese Spalten aufzählt, sondern weil sie die vier Fragen oben beantworten.

Der wirklich überraschende Teil: wessen Problem es ist

Bei steuerfreien Reisekosten liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, nicht beim Arbeitnehmer.

Das stellt die ganze Übung in ein anderes Licht. Ein Export, der an den Fahrer gerichtet ist und dem Fahrer seine eigenen Fahrten zeigt, beantwortet die Frage der falschen Partei. Das Unternehmen braucht eine Aufzeichnung, die es vorlegen kann — für einen namentlich genannten Arbeitnehmer, über einen Zeitraum, die zeigt, dass die Fahrten stattgefunden haben.

Wenn Sie Arbeitnehmer sind: Was Sie erstellen, ist ein Beleg für die Unterlagen Ihres Arbeitgebers, und es lohnt sich, ihn in einer Form zu übergeben, die er aufbewahren kann, statt als Bildschirmfoto.

Wenn Sie der Arbeitgeber sind — auch in einer Ein-Personen-Gesellschaft, in der Sie beides sind —, ist das Ihr Risiko, nicht das Ihres Fahrers.

Was ein Fehler kostet

Die Erstattung ist nicht mehr steuerfrei und wird als gewöhnliches Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit behandelt.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; ein Heft belegt die tatsächliche Durchführung einer Fahrt so gut wie alles andere. Was Software ändert, ist die Art des Scheiterns. Was fehlt, ist die Uhrzeit, der genaue Ausgangspunkt und der konkrete Anlass einer einzelnen Fahrt unter den vielen eines Jahres — die Einzelheiten, durch die eine Aufzeichnung als zeitnah geführt statt nachträglich zusammengestellt wirkt, und genau auf diesen Unterschied zielt die Formulierung la realidad del desplazamiento.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf und fragt hinterher, welche beruflich waren. Spanien ist ungewöhnlicherweise ein Land, in dem der Export der App mehr enthält, als die Regel verlangt — die sinnvolle Arbeit liegt hier also in der Aufbereitung für den Arbeitgeber, nicht in zusätzlichen Feldern.

Diese Seite gibt wieder, was das Reglamento selbst sagt, mit Angabe des Artikels, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren asesor — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.