Länderratgeber · Deutschland

Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung — und warum eine Lücke das ganze Jahr kostet

Die Wahl, und wo sie tatsächlich entschieden wird

Steht Ihnen ein Fahrzeug auch privat zur Verfügung, bewertet das deutsche Steuerrecht diesen Vorteil auf eine von zwei Arten. Entweder pauschal mit 1 % des Listenpreises pro Monat (zuzüglich 0,03 % je Entfernungskilometer für den Arbeitsweg) oder mit den tatsächlichen Kosten, aufgeteilt nach beruflicher Nutzung — und das Zweite ist nur zulässig, wenn „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ vorliegt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Die meisten Artikel hören bei der Rechnung auf: ein teures Fahrzeug, überwiegend beruflich genutzt, und das Fahrtenbuch gewinnt mit großem Abstand. Dieser Teil ist einfach. Was echte Fälle entscheidet, ist die Frage, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist — und das regelt nicht das Gesetz, sondern R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

Was hineingehört

Zu jeder beruflichen Fahrt, im Wortlaut der Richtlinie: „Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn und Ende
• Reiseziel
• Reisezweck
• der aufgesuchte Geschäftspartner

Für Privatfahrten genügen „Kilometerangaben“. Für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reicht „jeweils ein kurzer Vermerk“. Umwege sind aufzuzeichnen.

Es scheitert an der Form, nicht an den Feldern

Drei Dinge bringen Fahrtenbücher zu Fall, und keines davon ist eine fehlende Spalte.

• Die geschlossene Kette. Das Fahrtenbuch ist „zeitnah und in geschlossener Form“ zu führen, und die Eintragungen müssen die Fahrten „vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang“ wiedergeben, einschließlich des am Ende jeder Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands. Eine lückenlose Folge — Privatfahrten eingeschlossen. Keine Liste der beruflichen Fahrten, bei der der Rest fehlt.
• Elektronische Fahrtenbücher müssen manipulationssicher sein. Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sein — und zwar in der exportierten Datei dokumentiert, damit die Aufzeichnung für sich allein steht, ohne dass man den Betreiber des Systems fragen muss.
• Die Sieben-Tage-Regel. Das FG Niedersachsen, 23. Januar 2019 – 3 K 107/18, erkennt eine automatische Erfassung an, wenn der Fahrer den Reisezweck innerhalb von sieben Kalendertagen einträgt. In diesem Zeitfenster bleibt ein automatisches System ordnungsgemäß, und es ist kurz.

Eine Erleichterung sollten Sie kennen: Nach BFH, 10. April 2008 – VI R 38/06 machen kleinere Mängel allein ein Fahrtenbuch nicht unbrauchbar.

Was ein Fehler kostet

Das Finanzamt greift auf die 1-%- bzw. 0,03-%-Methode zurück, die in der Regel deutlich teurer ist als das Ergebnis, das Sie angestrebt hatten. Und der Fehler wirkt nicht pro Fahrt: Eine Unterbrechung der Kette verwirft das Fahrtenbuch für das gesamte Jahr.

Eine Lücke kostet also mehr als die Fahrten, die in ihr verschwinden. Ein Fahrtenbuch mit einer Lücke im August fällt für das ganze Jahr auf die 1-%-Bewertung zurück, und die Monate sorgfältiger Einträge davor und danach zählen nicht mehr.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; ein Fahrtenbuch aus Papier mit denselben Feldern ist ordnungsgemäß, und die Gerichte sagen das auch. Was Software ändert, ist die Art des Scheiterns — und in Deutschland ist das Scheitern genau eine Lücke, also etwas, das Menschen passiert, die viel zu tun haben, nicht solchen, die nachlässig sind.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf, berufliche wie private — genau das bedeutet eine geschlossene Kette. Der Bericht enthält den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt, den aufgesuchten Geschäftspartner (übernommen vom Kunden des Ortes, zu dem Sie gefahren sind) und jede spätere Änderung an einer Fahrt, direkt im Bericht.

Den Reisezweck kann Ihnen die App nicht abnehmen. Die sieben Tage sind dafür da, ihn als Begründung einzutragen — „Angebot besprochen, Müller GmbH“ — statt die Fahrt nur als geschäftlich zu markieren. Dieser Teil liegt bei Ihnen.

Diese Seite zitiert die Richtlinie und die beiden Entscheidungen mit Fundstelle, damit Sie sie nachlesen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.