Гид по стране · Германия

Fahrtenbuch или правило 1 % — и почему один пробел стоит целого года

Выбор — и где он решается на самом деле

Если служебный автомобиль доступен вам для личных поездок, немецкое налоговое право оценивает эту выгоду одним из двух способов. Либо фиксированно — 1 % от прейскурантной цены в месяц (плюс 0,03 % за каждый километр пути до работы), либо по фактическим расходам пропорционально служебному использованию. Второй способ разрешён только при наличии «ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch» — надлежащим образом оформленного журнала поездок (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Большинство статей на арифметике и останавливаются: дорогая машина, которая ездит в основном по делам, — и журнал выигрывает с большим отрывом. Эта часть простая. Реальные дела решает другое: ordnungsgemäß ли журнал, а это определено не в законе, а в R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR — директивах по налогу на заработную плату.

Что в нём должно быть

По каждой служебной поездке, словами самой директивы: «Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.»

• Дата
• показания одометра в начале и в конце
• место назначения
• цель
• деловой партнёр, которого вы посетили

Для личных поездок достаточно «Kilometerangaben» — указания километров. Для дороги дом↔первое место работы нужна «jeweils ein kurzer Vermerk» — каждый раз короткая пометка. Отклонения от маршрута нужно записывать.

Проваливается форма, а не графы

Людей подводят три вещи, и ни одна из них — не пропущенная колонка.

• Замкнутая цепочка. Журнал нужно вести «zeitnah und in geschlossener Form» — своевременно и в замкнутой форме, а записи должны воспроизводить поездки «vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang» — полностью и в непрерывной связи, вместе с общим показанием одометра в конце каждой. Одна непрерывная последовательность, включая личные поездки. А не список служебных поездок, из которого всё остальное выброшено.
• Электронный журнал должен защищать от подделки. Последующие изменения должны быть технически исключены или как минимум задокументированы — причём задокументированы в самом экспортированном файле, чтобы запись была самодостаточной и не требовала обращаться к тому, кто администрирует систему.
• Правило семи дней. FG Niedersachsen (финансовый суд Нижней Саксонии), решение от 23 января 2019 г. – 3 K 107/18, признаёт автоматическую фиксацию, если водитель вносит цель поездки в течение семи календарных дней. Это то окно, в котором автоматическая система остаётся в рамках правил, и оно короткое.

Есть одно послабление, о котором стоит знать: BFH, 10 апреля 2008 г. – VI R 38/06 — Федеральный финансовый суд постановил, что одни лишь мелкие недочёты не делают журнал недействительным.

Чего стоит ошибка

Налоговая возвращается к методу 1 % / 0,03 %, который обычно обходится намного дороже результата, на который вы рассчитывали. И последствия наступают не по отдельной поездке: разрыв в цепочке лишает журнал силы на весь год.

Поэтому пробел стоит дороже тех поездок, которые в него провалились. Журнал с пробелом в августе откатывается к оценке по 1 % за весь год, и месяцы аккуратных записей до и после пробела больше не считаются.

Почему приложение, а не блокнот

Ничто из перечисленного не требует программ; бумажный журнал с теми же графами соответствует требованиям, и суды это подтверждают. Программа меняет характер ошибки — а в Германии ошибка — это именно пробел, то, что случается с занятыми людьми, а не с небрежными.

DriveHub записывает каждую поездку в фоне, и рабочие, и личные, — это и есть замкнутая цепочка. В отчёте указаны показания одометра в начале и в конце каждой поездки, деловой партнёр, которого вы посетили (берётся из клиента, привязанного к месту, куда вы ехали), и каждое последующее изменение поездки — прямо в самом отчёте.

Единственное, чего приложение не может сделать за вас, — это цель. Семь дней даются на то, чтобы записать её как причину — «Angebot besprochen, Müller GmbH» («обсудили предложение») — а не оставлять поездку просто помеченной как рабочая. Эта часть за вами.

Эта страница цитирует директиву и оба судебных решения по названиям, чтобы вы могли их прочитать. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о существенных суммах, обратитесь к своему Steuerberater — и возьмите с собой записи.