Guía por país · Alemania

Fahrtenbuch o la regla del 1 % — y por qué un hueco cuesta el año entero

La elección, y dónde se decide de verdad

Si tienes un coche a tu disposición para uso privado, la ley fiscal alemana valora esa ventaja de una de dos formas. O bien el tanto alzado del 1 % del precio de catálogo al mes (más un 0,03 % por kilómetro del trayecto al trabajo), o bien el coste real repartido según el uso profesional; y lo segundo solo se admite cuando existe «ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch» (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

La mayoría de los artículos se quedan en la aritmética: un coche caro que se usa sobre todo para trabajar, y el libro de trayectos gana por mucho. Esa parte es fácil. Lo que decide los casos reales es si el libro es ordnungsgemäß, y eso no lo define la ley, sino R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

Qué tiene que contener

Por cada trayecto de trabajo, en palabras de la propia directriz: «Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.»

• Fecha
• cuentakilómetros al inicio y al final
• destino
• motivo
• el socio comercial que visitaste

Los trayectos privados solo necesitan «Kilometerangaben». El trayecto casa↔primer centro de trabajo necesita «jeweils ein kurzer Vermerk». Los desvíos deben anotarse.

Lo que falla es la forma, no los campos

Hay tres cosas que hacen tropezar a la gente, y ninguna es una columna que falte.

• La cadena cerrada. El libro debe llevarse «zeitnah und in geschlossener Form», y las anotaciones deben reflejar los trayectos «vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang», incluido el total del cuentakilómetros al final de cada uno. Una única secuencia sin interrupciones, conducción privada incluida. No una lista de trayectos de trabajo en la que falta todo lo demás.
• Los libros electrónicos deben dejar rastro de cualquier manipulación. Los cambios posteriores deben estar técnicamente excluidos o, como mínimo, documentados, y documentados en el propio archivo exportado, para que el registro se sostenga por sí solo sin tener que preguntar a quien administre el sistema.
• La regla de los siete días. La sentencia del FG Niedersachsen de 23 de enero de 2019 – 3 K 107/18 acepta el registro automático cuando el conductor introduce el motivo del trayecto en un plazo de siete días naturales. Ese es el margen en el que un sistema automático sigue cumpliendo, y es corto.

Hay un alivio que conviene conocer: BFH, 10 de abril de 2008 – VI R 38/06 establece que las deficiencias menores, por sí solas, no invalidan un libro de trayectos.

Lo que cuesta equivocarse

Hacienda vuelve al método del 1 % / 0,03 %, que suele ser mucho más caro que el resultado que buscabas. Y el fallo no es por trayecto: una interrupción de la cadena invalida el libro para todo el año.

Así que un hueco cuesta más que los trayectos que se traga. Un libro con un hueco en agosto vuelve a la valoración del 1 % para todo el año, y los meses de anotaciones cuidadosas antes y después dejan de contar.

Por qué una app y no una libreta

Nada de lo anterior exige software; un libro en papel con los mismos campos cumple, y los tribunales así lo dicen. Lo que cambia el software es la forma de fallar, y en Alemania la forma de fallar es precisamente un hueco, algo que les pasa a las personas ocupadas más que a las descuidadas.

DriveHub registra cada trayecto en segundo plano, de trabajo y privados por igual, que es lo que significa una cadena cerrada. El informe incluye el cuentakilómetros al inicio y al final de cada trayecto, el socio comercial que visitaste (tomado del cliente del lugar al que fuiste) y cada cambio posterior en un trayecto, en el propio informe.

Lo único que no puede hacer por ti es el motivo. El plazo de siete días es para escribirlo como una razón —«Angebot besprochen, Müller GmbH»— en lugar de dejar el trayecto marcado solo como de trabajo. Esa parte es tuya.

Esta página cita la directriz y las dos resoluciones por su nombre para que puedas leerlas. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando el dinero importa, pregunta a tu Steuerberater — y lleva los registros.