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Fahrtenbuch ou règle du 1 % — et pourquoi une lacune coûte l'année entière

Le choix, et où il se joue réellement

Si une voiture est à votre disposition pour un usage privé, le droit fiscal allemand évalue cet avantage en nature de l'une de deux façons. Soit le forfait de 1 % du prix catalogue par mois (plus 0,03 % par kilomètre de trajet domicile-travail), soit le coût réel réparti selon l'usage professionnel — et la seconde méthode n'est admise que s'il existe « ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch » (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

La plupart des articles s'arrêtent au calcul : une voiture chère, qui roule surtout pour le travail, et le carnet de bord l'emporte largement. Cette partie-là est facile. Ce qui tranche les cas réels, c'est de savoir si le carnet est ordnungsgemäß, et cela n'est pas défini dans la loi, mais dans les R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

Ce qu'il doit contenir

Pour chaque trajet professionnel, dans les termes mêmes de la directive : « Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. »

• Date
• compteur au départ et à l'arrivée
• destination
• objet
• le partenaire commercial visité

Les trajets privés n'exigent que des « Kilometerangaben ». Le trajet domicile↔premier lieu de travail n'exige que « jeweils ein kurzer Vermerk ». Les détours doivent être consignés.

C'est la forme qui fait défaut, pas les rubriques

Trois choses font trébucher, et aucune n'est une colonne manquante.

• La chaîne fermée. Le carnet doit être tenu « zeitnah und in geschlossener Form », et les entrées doivent restituer les trajets « vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang », y compris le kilométrage total à la fin de chacun. Une seule suite ininterrompue — trajets privés compris. Pas une liste de trajets professionnels dont le reste serait absent.
• Un carnet électronique doit rendre toute manipulation décelable. Les modifications ultérieures doivent être techniquement exclues, ou à tout le moins documentées — et documentées dans le fichier exporté, afin que le relevé se suffise à lui-même sans qu'il faille interroger l'administrateur du système.
• La règle des sept jours. Le FG Niedersachsen, 23 janvier 2019 – 3 K 107/18, admet la saisie automatique lorsque le conducteur indique l'objet du trajet dans un délai de sept jours calendaires. C'est la fenêtre pendant laquelle un système automatique reste conforme, et elle est courte.

Un point d'allègement mérite d'être connu : le BFH, 10 avril 2008 – VI R 38/06 juge que des défauts mineurs ne suffisent pas, à eux seuls, à invalider un carnet.

Ce qu'il en coûte de se tromper

L'administration fiscale revient à la méthode du 1 % / 0,03 %, généralement bien plus coûteuse que le résultat que vous visiez. Et l'échec ne se mesure pas trajet par trajet : une rupture de la chaîne invalide le carnet pour l'année entière.

Une lacune coûte donc plus cher que les trajets qu'elle engloutit. Un carnet qui présente un trou en août retombe sur l'évaluation au 1 % pour toute l'année, et les mois d'écritures soignées, avant comme après, ne comptent plus.

Pourquoi une app plutôt qu'un carnet

Rien de ce qui précède n'impose un logiciel ; un carnet papier comportant les mêmes rubriques est conforme, et les tribunaux le disent. Ce que change un logiciel, c'est la nature de l'échec — et en Allemagne, l'échec type est précisément la lacune, qui arrive aux gens occupés plutôt qu'aux gens négligents.

DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan, professionnel comme privé, et c'est exactement ce que signifie une chaîne fermée. Le rapport imprime le compteur au départ et à l'arrivée de chaque trajet, le partenaire commercial visité (tiré du client associé au lieu où vous vous êtes rendu) et, sur le rapport lui-même, chaque modification apportée ultérieurement à un trajet.

La seule chose qu'il ne peut pas faire à votre place, c'est l'objet du trajet. La fenêtre de sept jours sert à le rédiger comme un motif — « Angebot besprochen, Müller GmbH » — plutôt que de laisser le trajet simplement marqué comme professionnel. Cette part-là vous revient.

Cette page cite la directive et les deux décisions par leur nom pour que vous puissiez les lire. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Lorsque l'enjeu financier compte, interrogez votre Steuerberater — et apportez vos relevés.