Landsguide · Tyskland

Fahrtenbuch eller 1 %-regeln — och varför en lucka kostar hela året

Valet, och var det egentligen avgörs

Står en bil till ditt förfogande även privat värderar den tyska skattelagen förmånen på ett av två sätt. Antingen schablonmässigt med 1 % av listpriset per månad (plus 0,03 % per kilometer pendlingsavstånd), eller med den faktiska kostnaden fördelad efter tjänstekörningen — och det senare är tillåtet endast om det finns "ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch", en korrekt förd körjournal (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

De flesta artiklar stannar vid räkneexemplet: en dyr bil som mest körs i tjänsten, och körjournalen vinner med bred marginal. Den delen är enkel. Det som avgör verkliga fall är om körjournalen är ordnungsgemäß, och det definieras inte i lagen utan i lönebeskattningsanvisningarna, R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

Vad den ska innehålla

För varje tjänsteresa, med anvisningens egna ord: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

• Datum
• mätarställning vid start och slut
• resmål
• ändamål
• affärspartnern du besökte

Privata resor behöver bara "Kilometerangaben" (kilometeruppgifter). Resor mellan hemmet och första arbetsplatsen behöver "jeweils ein kurzer Vermerk" (en kort notering varje gång). Omvägar ska antecknas.

Det är formkravet som fäller, inte fälten

Tre saker sätter krokben för folk, och ingen av dem är en saknad kolumn.

• Den slutna kedjan. Boken ska föras "zeitnah und in geschlossener Form" (i nära anslutning och i sluten form), och anteckningarna ska återge resorna "vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang" (fullständigt och i sitt löpande sammanhang), inklusive den totala mätarställningen efter varje resa. En obruten följd — privat körning inräknad. Inte en lista över tjänsteresor där resten har utelämnats.
• En elektronisk körjournal måste visa varje ändring. Senare ändringar ska vara tekniskt uteslutna, eller åtminstone dokumenterade — och dokumenterade i den exporterade filen, så att underlaget står på egna ben utan att någon behöver fråga den som administrerar systemet.
• Sjudagarsregeln. FG Niedersachsen, 23 januari 2019 – 3 K 107/18, godtar automatisk registrering där föraren anger resans ändamål inom sju kalenderdagar. Det är fönstret inom vilket ett automatiskt system håller sig inom reglerna, och det är kort.

Det finns en lättnad som är värd att känna till: BFH, 10 april 2008 – VI R 38/06 slår fast att mindre brister i sig inte gör en körjournal ogiltig.

Vad det kostar att göra fel

Skattekontoret går tillbaka till 1 %/0,03 %-metoden, som oftast blir betydligt dyrare än det resultat du siktade på. Och underkännandet sker inte resa för resa: ett avbrott i kedjan gör körjournalen ogiltig för hela året.

En lucka kostar alltså mer än de resor den sväljer. En körjournal med en lucka i augusti faller tillbaka på 1 %-värderingen för hela året, och månaderna av noggranna anteckningar före och efter räknas inte längre.

Varför en app i stället för ett anteckningsblock

Inget av detta kräver programvara; en pappersbok med samma fält uppfyller kraven, och domstolarna säger det. Det programvaran ändrar är hur det går fel — och i Tyskland är felet just en lucka, något som händer den som har mycket att göra snarare än den som slarvar.

DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden, i tjänsten och privat, och det är vad en sluten kedja betyder. Rapporten skriver ut mätarställningen vid varje resas start och slut, affärspartnern du besökte (hämtad från kunden kopplad till platsen du körde till), och varje senare ändring av en resa, i själva rapporten.

Det enda den inte kan göra åt dig är ändamålet. Sjudagarsfönstret är till för att skriva det som ett skäl — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — i stället för att låta resan bara vara klassad som tjänsteresa. Den delen är din.

Den här sidan citerar anvisningen och de två avgörandena vid namn så att du kan läsa dem. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengarna spelar roll — fråga din Steuerberater, och ta med underlagen.