Landengids · Nederland

Privé rijden in een auto van de zaak — de grens van 500 kilometer, en wat het kost als je eroverheen gaat

De registratie heeft één taak

De rittenregistratie is geen algemeen ritten- of logboek, en wie haar zo leest, houdt zorgvuldig iets bij dat toch wordt afgekeurd. Het doel is smal, en het loont om het hardop te zeggen: ze bestaat om te bewijzen dat met een auto van de zaak niet meer dan 500 privékilometers in een kalenderjaar zijn gereden (Wet LB art. 13bis lid 3), en dat er dus geen bijtelling verschuldigd is.

Daar draait het hele verhaal om. De eisen van artikel 3.13 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 zijn streng omdat het document bewijs is in een geschil over een drempel, geen dagboek.

Rijd je daarentegen in je eigen auto en krijg je een vergoeding per kilometer, dan is er helemaal geen voorgeschreven vorm — alleen een administratie die overeind blijft.

Wat artikel 3.13 vraagt

Over de auto: merk, type en kenteken, en de periode waarin de auto tot je beschikking stond.

En per rit:

• De datum
• De kilometerstand aan het begin en aan het einde
• Het begin- en eindadres
• De gereden route, als die afwijkt van de meest gebruikelijke
• Het karakter van de rit — zakelijk of privé

Op de routevoorwaarde gaan mensen onderuit. Er staat niet "noteer de route"; er staat "noteer haar als je niet de gebruikelijke hebt genomen" — en dat is precies de rit waarvan je later niet meer weet dat je anders reed.

Wat het kost als je over de grens gaat

De bijtelling wordt opgelegd voor het hele jaar, plus een naheffingsaanslag. Niet voor de maand waarin je over de grens ging, en niet naar rato. De Nederlandse rechtspraak over afgekeurde rittenregistraties is omvangrijk en onverbiddelijk, en dat is de praktische reden om de 500 km als een hard budget te behandelen en niet als een streefwaarde.

500 kilometer per jaar is minder dan tien per week. Eén weekendje weg kan een vijfde van het jaarbudget opmaken.

Waarom een app en geen boekje

Niets hiervan vereist software; een boekje met deze velden volstaat. Wat software verandert, is hoe het misgaat. Wat ontbreekt, is nooit de afstand — het is het adres waar je vertrok, het feit dat je op die ene dinsdag over de ring reed, en de privérit die je niet opschreef omdat hij maar drie kilometer was.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren. De privéritten staan dus in de registratie, of je er op dat moment aan dacht of niet. Dat is de helft van een 500-kilometerzaak die mensen verliezen.

Het rapport vermeldt het merk, het kenteken en de periode waarin de auto beschikbaar was, en per rit de datum, de kilometerstand aan het begin en het einde, beide adressen — ook bij privéritten — en of de rit zakelijk of privé was. Was een rit tussen dezelfde plaatsen duidelijk langer dan je gebruikelijke, dan vraagt DriveHub waarom en neemt je antwoord in het rapport op.

Wat het niet afdrukt, is de route zelf als kaart. De app bewaart het gps-spoor, maar in het rapport verschijnt een afwijkende route als jouw notitie, niet als getekende lijn.

Deze pagina geeft weer wat de regeling zelf zegt, en noemt haar zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je accountant — en neem de administratie mee.