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Uso privado do carro da empresa nos Países Baixos — a linha dos 500 quilómetros, e quanto custa ultrapassá-la

O registo tem uma única função

A rittenregistratie não é um registo geral de deslocações, e lê-la como tal é o caminho para um registo cuidadoso que mesmo assim não passa. O seu objetivo é estreito, e vale a pena dizê-lo com todas as letras: existe para provar que um carro da empresa não fez mais de 500 quilómetros privados num ano civil (Wet LB art. 13bis lid 3) e que, por isso, não há lugar a bijtelling — o acréscimo tributável pelo uso privado.

É esse todo o propósito do exercício. As exigências da Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, artikel 3.13 são rigorosas porque o documento é prova num litígio sobre um limite, não um diário.

Se, pelo contrário, usar o seu próprio carro e for compensado por quilómetro, não há forma prescrita nenhuma — apenas uma contabilidade que se aguente.

O que o artikel 3.13 pede

Sobre o carro: marca, modelo e matrícula, e o período em que esteve à sua disposição.

E por deslocação:

• A data
• A leitura do conta-quilómetros no início e no fim
• A morada de partida e a de chegada
• O percurso feito, quando for diferente do habitual
• A natureza da deslocação — profissional ou privada

A condição do percurso apanha muita gente. Não é "registe o percurso"; é "registe-o quando não fez o habitual" — precisamente a deslocação que não se vai lembrar de ter feito por outro caminho.

Quanto custa ultrapassar a linha

A bijtelling é aplicada ao ano inteiro, acrescida de uma naheffingsaanslag, uma liquidação adicional. Não ao mês em que passou o limite, nem proporcionalmente. A jurisprudência neerlandesa sobre rittenregistraties rejeitadas é extensa e implacável, e é essa a razão prática para tratar os 500 km como um orçamento rígido e não como uma meta.

500 quilómetros por ano são menos de dez por semana. Uma única viagem de fim de semana pode gastar um quinto do orçamento anual.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; um caderno com esses campos serve. O que o software muda é o tipo de falha que acontece. O que falta nunca é a distância — é a morada de onde partiu, o facto de naquela terça-feira ter ido pela circular, e a deslocação privada que não se lembrou de anotar por ser de três quilómetros.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais, pelo que as privadas ficam no registo quer tenha pensado nelas na altura, quer não. É essa a metade de um caso de 500 km que as pessoas perdem.

O relatório imprime a marca, a matrícula e o período em que o carro esteve disponível e, para cada deslocação, a data, o conta-quilómetros no início e no fim, as duas moradas — também nas deslocações privadas — e se foi profissional ou privada. Quando uma deslocação foi bastante mais longa do que a habitual entre os mesmos locais, o DriveHub pergunta porquê e imprime a sua resposta.

O que não imprime é o próprio percurso num mapa. Guarda o trajeto GPS, mas no relatório um percurso diferente aparece como a sua nota, não como uma linha desenhada.

Esta página reproduz o que diz a própria regulamentação, e identifica-a para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve a contabilidade.