Guide pays · Pays-Bas

Utiliser une voiture de société à titre privé aux Pays-Bas — la barre des 500 kilomètres, et ce qu'il en coûte de la franchir

Le relevé n'a qu'une seule fonction

La rittenregistratie n'est pas un relevé kilométrique général, et la lire comme tel est le meilleur moyen de tenir un registre soigneux qui échoue malgré tout. Son objet est étroit, et mérite d'être dit clairement : elle existe pour prouver qu'une voiture de société n'a pas parcouru plus de 500 kilomètres privés au cours d'une année civile (Wet LB art. 13bis lid 3), et donc qu'aucune bijtelling n'est due.

C'est tout l'enjeu de l'exercice. Les exigences de l'Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, artikel 3.13 sont strictes parce que ce document sert de preuve dans un litige portant sur un seuil, et non de journal intime.

Si vous utilisez en revanche votre propre voiture et êtes remboursé au kilomètre, aucune forme n'est prescrite — seulement une administration qui résiste à un contrôle.

Ce qu'exige l'artikel 3.13

Pour la voiture : la marque, le modèle et l'immatriculation, ainsi que la période pendant laquelle elle était à votre disposition.

Et pour chaque trajet :

• La date
• Le relevé du compteur au départ et à l'arrivée
• L'adresse de départ et l'adresse d'arrivée
• L'itinéraire emprunté, lorsqu'il diffère de l'itinéraire habituel
• La nature du trajet — professionnel ou privé

C'est la condition sur l'itinéraire qui piège les gens. Il ne s'agit pas de « noter l'itinéraire », mais de le noter lorsque vous n'avez pas pris l'habituel — c'est-à-dire précisément le trajet dont vous ne vous souviendrez pas l'avoir fait autrement.

Ce qu'il en coûte de franchir la limite

La bijtelling est appliquée sur toute l'année, assortie d'une naheffingsaanslag. Pas pour le seul mois du dépassement, ni au prorata. La jurisprudence néerlandaise sur les rittenregistraties rejetées est abondante et impitoyable, et c'est la raison pratique de traiter les 500 km comme un budget ferme plutôt que comme un objectif.

500 kilomètres par an, c'est moins de dix par semaine. Un seul week-end d'escapade peut représenter un cinquième du budget annuel.

Pourquoi une app plutôt qu'un carnet

Rien de ce qui précède n'impose un logiciel ; un carnet comportant ces rubriques convient parfaitement. Ce que change un logiciel, c'est la nature de l'échec. Le chiffre qui manque n'est jamais la distance — c'est l'adresse d'où vous êtes parti, le fait que ce mardi-là vous avez pris le périphérique, et le trajet privé que vous n'avez pas pensé à noter parce qu'il faisait trois kilomètres.

DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels : les trajets privés figurent donc dans le relevé, que vous y ayez pensé ou non sur le moment. C'est la moitié d'un dossier des 500 km que les gens perdent.

Le rapport indique la marque de la voiture, sa plaque et la période pendant laquelle elle était à votre disposition, et pour chaque trajet la date, le compteur au départ et à l'arrivée, les deux adresses — trajets privés compris — et s'il était professionnel ou privé. Lorsqu'un trajet a été nettement plus long que votre trajet habituel entre les mêmes lieux, DriveHub vous demande pourquoi et imprime votre réponse.

Ce qu'il n'imprime pas, c'est l'itinéraire lui-même sous forme de carte. Il conserve la trace GPS, mais sur le rapport, un itinéraire inhabituel apparaît sous la forme de votre note, et non d'un tracé.

Cette page expose ce que dit le règlement lui-même, et le nomme pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre comptable — et apportez votre administration.