DriveHubLandengids · Nederland
Zeven jaar, maar vanaf wanneer? De bewaarplicht voor een rittenregistratie, en wanneer de klok begint
Het Nederlandse getal kent iedereen: zeven jaar. Minder mensen weten dat die zeven jaar pas beginnen als een gegeven niet meer actueel is, en bij de rittenregistratie van een auto van de zaak kan dat jaren na de rit zijn.
Het korte antwoord
Zeven jaar, op grond van AWR art. 52 lid 4. Gelezen met de regel van de Belastingdienst beginnen die zeven jaar wanneer het gegeven niet meer actueel is, niet op 31 december. Bij een rittenregistratie voor een auto van de zaak is dat meestal de dag waarop de auto niet meer tot je beschikking staat. In die lezing begint voor een auto waarin je drie jaar reed de klok van zeven jaar pas aan het einde van die drie jaar.
De regel geldt voor de administratieplichtige: de onderneming, de ondernemer of de inhoudingsplichtige. Niet voor de werknemer. En wat een gegeven kost dat je niet kunt overleggen, is geen boete. De bewijslast verschuift naar jou.
De klok loopt vanaf het moment dat een gegeven niet meer actueel is
De meeste bewaarregels tellen vanaf het einde van een jaar. In Zweden is dat het einde van het kalenderjaar waarin het boekjaar werd afgesloten. In Denemarken het einde van het boekjaar waarop het materiaal betrekking heeft. Een Nederlandse lezer die een van die twee kent, gaat thuis van dezelfde vorm uit, en die aanname klopt niet.
De Belastingdienst zegt het zelf in twee zinnen: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Zolang de gegevens actueel zijn, horen ze bij de administratie, en de bewaartermijn begint pas als ze dat niet meer zijn.
Een rittenregistratie is actueel zolang de auto die ze beschrijft tot je beschikking staat. Ze is het bewijs achter de toets van 500 privékilometers uit Wet LB art. 13bis lid 3, en die toets komt terug in elk kalenderjaar dat de auto tot je beschikking staat. Gelezen met de regel van de Belastingdienst begint voor de registratie van een auto die drie jaar beschikbaar was de termijn van zeven jaar pas als de beschikbaarheid eindigt, dus de ritten van de eerste januari bewaar je tien jaar of langer.
Het praktische gevolg is eenvoudig. Gooi de eerste jaren van een registratie niet weg zolang de auto nog van jou is. Elk van die jaren hoort nog bij een levend record.
Voor wie gelden de zeven jaar?
Art. 52 lid 2 somt op wie administratieplichtig is: lichamen, ondernemers en inhoudingsplichtigen. Een werknemer staat er niet bij.
Dat raakt het meest voorkomende Nederlandse geval: een werknemer met een auto van de zaak die een Verklaring geen privégebruik auto heeft en een registratie bijhoudt om die te onderbouwen. Een registratie die hij daarvoor privé bijhoudt, heeft zelf geen wettelijke bewaartermijn. De kopie in de loonadministratie van de werkgever wel. De plicht ligt bij wie de loonadministratie voert, niet bij de bestuurder.
Dat is geen reden om minder te bewaren. De registratie is nog steeds het enige bewijs dat de auto onder de 500 privékilometers bleef, en wie die discussie verliest, betaalt de bijtelling over het hele jaar plus een naheffingsaanslag, zoals het artikel over de 500 kilometer uiteenzet. Een werknemer zonder wettelijke termijn heeft alle reden om het record even lang te bewaren als de werkgever moet.
Een ondernemer zit anders. Voor een auto die tot het ondernemingsvermogen behoort, geldt een eigen voorgeschreven registratie onder Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, woord voor woord dezelfde lijst als die van de werknemer in art. 3.13. Een ondernemer die in een privéauto rijdt en het bedrag per kilometer aftrekt, heeft helemaal geen voorgeschreven vorm. Voor die ondernemer geldt de vrije bewijsleer, nog steeds binnen art. 52, dus de administratie moet overeind blijven en de zeven jaar gelden ervoor.
Een ander formaat mag, een onvolledig record niet
Nog twee onderdelen van art. 52 raken een digitale registratie.
- Lid 5 staat uitdrukkelijk toe dat de administratie op een andere gegevensdrager wordt overgezet, mits de gegevens volledig en leesbaar blijven. Een geëxporteerde kopie van een elektronische registratie is het soort omzetting dat het lid bedoelt, mits er onderweg niets verloren gaat.
- Lid 6 eist dat de administratie binnen een redelijke termijn controleerbaar is. Een record dat wel bestaat maar niet binnen redelijke tijd kan worden overgelegd en gecontroleerd, voldoet daar niet aan.
Wat die twee buiten beschouwing laten, is een record dat alleen bestaat binnen een programma dat je misschien niet meer gebruikt. Zeven jaar na het einde van de beschikbaarheid van een auto kan langer duren dan het leven van een telefoon, een abonnement of een app. Een bewaarplan dat ervan afhangt dat het registratieapparaat er nog is, is eigenlijk geen bewaarplan.
Wat falen kost: de bewijslast keert om
De sanctie is geen schatting die de inspecteur moet onderbouwen. Zodra er een onherroepelijke informatiebeschikking is gegeven, keert de bewijslast om. De aanslag blijft staan "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Hij blijft staan, tenzij jij laat zien dat hij onjuist is, en in welke mate.
Voor een rittenregistratie draait dat de discussie helemaal om. De vraag is niet meer of de inspecteur kan aantonen dat je meer dan 500 privékilometers reed. De vraag wordt of jij kunt aantonen dat je dat niet deed, jaren later en zonder het record dat juist daarvoor was gemaakt.
De lijst met velden die dat record moet bevatten (merk, type, kenteken, de periode van beschikbaarheid, en per rit de datum, kilometerstand, adressen, afwijkende route en karakter) staat in hetzelfde artikel. Voor dezelfde vraag in het Duitse recht, waar de termijn weer anders is geregeld, zie waarom het in Duitsland tien jaar is en geen acht.
Voordat je iets verwijdert
- Staat de auto nog tot je beschikking? Dan is de hele registratie nog actueel, en is niets erin over zijn termijn heen.
- Is de beschikbaarheid geëindigd? Tel zeven jaar vanaf die datum, niet vanaf het einde van het jaar van elke rit.
- Ben je werknemer? Je hebt geen eigen wettelijke termijn, maar de kopie van de werkgever wel. Bewaar de jouwe minstens zo lang, want de discussie over de bijtelling is de jouwe.
- Ben je ondernemer? Dan zijn de zeven jaar de jouwe, welke van de twee routes voor een eigen auto je ook volgt.
- Staat het record in een vorm die je nog kunt openen en binnen redelijke tijd kunt overleggen, zonder het programma dat het maakte?
Een rittenregistratie die volledig is, niet alleen bewaard
Een papieren rittenregistratie die zeven jaar wordt bewaard nadat de auto niet meer van jou is, voldoet aan de regel. Wat software verandert, is of het record volledig genoeg is om het bewaren waard te zijn, en een registratie waarin de privéritten ontbreken, faalt hoe lang ze ook wordt bewaard.
DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren, dus de privéritten staan in de registratie, of je er op dat moment aan dacht of niet. Het rapport vermeldt het merk en het kenteken van de auto en de periode waarin hij tot je beschikking stond. Het einde van die periode is de datum waarvan de zeven jaar tellen. Per rit vermeldt het de datum, de kilometerstand aan het begin en het einde, beide adressen en of de rit zakelijk of privé was.
Bewaar het geëxporteerde rapport, niet alleen de ritten op de telefoon. DriveHub bewaart je ritten op je iPhone en in je eigen privé-iCloud, en maakt pdf-, Excel- en CSV-exports op de telefoon. Een bestand is wat je onder lid 5 mag bewaren, en het blijft leesbaar, of DriveHub nu nog op je telefoon staat of niet.
Deze pagina geeft weer wat de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Belastingdienst zeggen, en noemt de artikelen zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je belastingadviseur — en neem de administratie mee.
De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Nederland: eisen aan de rittenregistratie.