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Sept ans à partir de quand ? Conserver une rittenregistratie néerlandaise, et le point de départ du délai
Le chiffre néerlandais est bien connu : sept ans. On sait moins que ces sept ans commencent quand une pièce cesse d'être d'actualité, ce qui, pour la rittenregistratie d'une voiture de société, peut arriver des années après le trajet.
En bref
Sept ans, selon l'AWR art. 52 lid 4. Lus avec la règle de la Belastingdienst, ces sept ans commencent quand la pièce cesse d'être d'actualité, et non le 31 décembre. Pour une rittenregistratie tenue pour une voiture de société, c'est en général le jour où la voiture cesse d'être à votre disposition. Selon cette lecture, une voiture que vous avez conduite trois ans ne fait partir son délai de sept ans qu'au terme de ces trois ans.
La règle s'impose à l'administratieplichtige — l'entreprise, l'entrepreneur ou l'agent chargé de la retenue à la source. Elle ne s'impose pas au salarié. Et une pièce qui ne peut pas être produite n'est pas sanctionnée par une amende : c'est la charge de la preuve qui passe de votre côté.
Le délai court à partir du moment où une pièce cesse d'être d'actualité
La plupart des règles de conservation comptent à partir de la fin d'une année. En Suède, c'est la fin de l'année civile au cours de laquelle l'exercice s'est clos. Au Danemark, c'est la fin de l'exercice auquel les pièces se rapportent. Un lecteur néerlandais qui connaît l'une ou l'autre supposera la même chose chez lui, et il aura tort.
La Belastingdienst énonce sa propre règle en deux phrases : « Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn. » Tant que les données restent d'actualité, elles font partie de l'administration, et le délai de conservation ne commence qu'une fois qu'elles cessent de l'être.
Une rittenregistratie reste d'actualité aussi longtemps que la voiture qu'elle décrit est à votre disposition. Elle est la preuve du critère des 500 kilomètres privés de la Wet LB art. 13bis lid 3, et ce critère se rejoue chaque année civile où la voiture est à votre disposition. Lue avec la règle de la Belastingdienst, la registratie d'une voiture disponible pendant trois ans ne fait partir ses sept ans qu'à la fin de cette mise à disposition : les trajets du premier mois de janvier se conservent donc dix ans ou plus.
La conséquence pratique est simple. Ne jetez pas les premières années d'un relevé tant que la voiture est encore la vôtre. Chacune de ces années fait encore partie d'une pièce vivante.
Qui est tenu par les sept ans ?
L'art. 52 lid 2 énumère qui est administratieplichtig : les personnes morales, les entrepreneurs et les agents chargés de la retenue à la source. Le salarié n'y figure pas.
Cela touche le cas néerlandais le plus courant : un salarié disposant d'une auto van de zaak — une voiture de société —, titulaire d'une Verklaring geen privégebruik auto et qui tient un relevé pour l'étayer. Un relevé tenu à titre privé dans ce but n'est soumis à aucun délai légal de conservation qui lui soit propre. La copie de paie de l'employeur, elle, en a un. L'obligation pèse sur celui qui administre la paie, pas sur le conducteur.
Ce n'est pas une raison pour conserver moins. Le relevé reste la seule preuve que la voiture est restée sous les 500 kilomètres privés, et perdre cet argument coûte la bijtelling de toute l'année, plus une naheffingsaanslag, comme l'expose l'article sur les 500 kilomètres. Un salarié sans délai légal a toutes les raisons de garder le relevé aussi longtemps que l'employeur doit le faire.
L'entrepreneur est dans une autre situation. Une voiture inscrite à l'actif de l'entreprise a son propre relevé prescrit par l'Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, mot pour mot la même liste que l'art. 3.13 du salarié. Un entrepreneur qui conduit une voiture privée et déduit le forfait kilométrique n'a aucune forme prescrite. Il relève de la vrije bewijsleer — la liberté de la preuve —, toujours dans le cadre de l'art. 52 : l'administration doit donc tenir debout, et les sept ans s'y appliquent.
Un autre support est permis, une pièce incomplète ne l'est pas
Deux autres parties de l'art. 52 concernent un relevé numérique.
- Le lid 5 autorise expressément le transfert de l'administration sur un autre support, à condition que les données restent complètes et lisibles. Une copie exportée d'un relevé électronique est le genre de transfert qu'il envisage, pourvu que rien ne se perde en route.
- Le lid 6 exige que l'administration puisse être contrôlée dans un délai raisonnable. Une pièce qui existe mais ne peut pas être produite et vérifiée dans un délai raisonnable n'y satisfait pas.
Ce que ces deux dispositions laissent de côté, c'est une pièce qui n'existe qu'à l'intérieur d'un programme que vous pourriez cesser d'utiliser. Sept ans à partir de la fin de la mise à disposition d'une voiture peuvent dépasser la durée de vie d'un téléphone, d'un abonnement ou d'une app. Un plan de conservation qui dépend de la survie de l'appareil d'enregistrement n'en est pas vraiment un.
Ce que coûte un manquement : la charge de la preuve s'inverse
La sanction n'est pas une estimation que l'inspecteur devrait justifier. Une fois qu'une informatiebeschikking irrévocable a été prise, la charge de la preuve s'inverse. L'imposition tient « tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is » (art. 25 lid 3, art. 27e) — sauf si vous démontrez qu'elle est erronée, et dans quelle mesure.
Pour une rittenregistratie, cela retourne entièrement le litige. La question n'est plus de savoir si l'inspecteur peut montrer que vous avez roulé plus de 500 kilomètres à titre privé. Elle devient : pouvez-vous montrer que ce n'est pas le cas, des années plus tard et sans le relevé qui devait le prouver ?
La liste des rubriques que ce relevé doit contenir (marque, modèle, immatriculation, période de mise à disposition et, pour chaque trajet, la date, le compteur, les adresses, l'itinéraire s'il diffère et la nature du trajet) est traitée dans le même article. Pour la même question en droit allemand, où le délai est encore fixé autrement, voir pourquoi dix ans et non huit en Allemagne.
Avant de supprimer quoi que ce soit
- La voiture est-elle encore à votre disposition ? Alors tout le relevé est encore d'actualité, et rien n'y a dépassé son délai.
- La mise à disposition a-t-elle pris fin ? Comptez sept ans à partir de cette date, pas à partir de la fin de l'année de chaque trajet.
- Êtes-vous salarié ? Vous n'avez pas de délai légal propre, mais la copie de l'employeur en a un. Gardez la vôtre au moins aussi longtemps, car le litige sur la bijtelling est le vôtre.
- Êtes-vous entrepreneur ? Les sept ans sont les vôtres, quelle que soit la voie choisie pour votre propre voiture.
- La pièce est-elle sous une forme que vous pouvez encore ouvrir et remettre dans un délai raisonnable, sans le programme qui l'a produite ?
Une rittenregistratie complète, pas seulement conservée
Une rittenregistratie papier conservée sept ans après que la voiture a cessé d'être la vôtre satisfait à la règle. Ce que change un logiciel, c'est de savoir si la pièce est assez complète pour mériter d'être gardée — et un relevé auquel manquent les trajets privés échoue, quelle que soit la durée de sa conservation.
DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels : les trajets privés figurent donc au relevé, que vous y ayez pensé sur le moment ou non. Le rapport imprime la marque et l'immatriculation de la voiture ainsi que la période pendant laquelle elle était à votre disposition. La fin de cette période est la date à partir de laquelle se comptent les sept ans. Pour chaque trajet, il imprime la date, le compteur au départ et à l'arrivée, les deux adresses, et si le trajet était professionnel ou privé.
Gardez le rapport exporté, pas seulement les trajets sur le téléphone. DriveHub conserve vos trajets sur votre iPhone et dans votre propre iCloud privé, et produit les exports PDF, Excel et CSV sur le téléphone. Un fichier est ce que le lid 5 vous permet de conserver, et il reste lisible que DriveHub soit encore sur votre téléphone ou non.
Cette page expose ce que disent l'Algemene wet inzake rijksbelastingen et la Belastingdienst, et en nomme les articles pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre belastingadviseur — et apportez l'administration.
La règle complète, avec les textes dont elle découle : Pays-Bas : exigences du journal kilométrique.