DriveHubRegistre des trajets aux Pays-Bas — ce que la rittenregistratie doit contenir, et combien de temps la garder
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de la Belastingdienst — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
0,25 € par km, en vigueur depuis le 1er janvier 2026.
La règle applicable
Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, artikel 3.13 — la rittenregistratie, le registre des trajets. Son objet est étroit, et il vaut la peine de le préciser : prouver qu’une voiture de société n’a pas parcouru plus de 500 kilomètres privés au cours d’une année civile (Wet LB art. 13bis lid 3), et échapper ainsi à la bijtelling, l’avantage en nature imposable. Pour une voiture personnelle remboursée au montant kilométrique non imposé, aucune forme n’est prescrite ; il faut seulement une administration qui tienne la route.
Ce que chaque trajet doit consigner
- La marque, le type et l’immatriculation de la voiture
- la période pendant laquelle la voiture était à disposition
- et, par trajet : la date
- le relevé du compteur au début et à la fin
- l’adresse de départ et d’arrivée
- l’itinéraire emprunté lorsqu’il diffère du plus habituel
- la nature du trajet (professionnel ou privé)
La liste vaut pour les trajets privés comme pour les professionnels : le sub c demande ses éléments « per rit » (par trajet) sans distinguer les deux, et son cinquième élément — het karakter van de rit, la nature du trajet — n’aurait rien à consigner si les trajets privés étaient exclus. Les juridictions néerlandaises sanctionnent un registre dont les trajets privés n’indiquent pas les adresses (ECLI:NL:RBBRE:2011:BP5321, ECLI:NL:GHLEE:2012:BV8939). Pour le critère des 500 km lui-même, le trajet domicile-travail (woon-werkverkeer) est réputé non privé (Wet LB art. 13bis lid 3).
Durée de conservation
Sept ans — AWR art. 52 lid 4 — et le délai ne part pas d’une fin d’année, ce qui est l’erreur la plus probable ici. La règle même de la Belastingdienst veut que le délai commence lorsque le relevé cesse d’être actuel : « Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn. » Une rittenregistratie tenue pour une voiture mise à disposition pendant trois ans ne commence donc ses sept ans qu’à la fin de cette mise à disposition. Un salarié n’est pas un administratieplichtige (tenu à une administration) — l’art. 52 lid 2 énumère des organismes, des entrepreneurs et des agents de retenue, pas des salariés —, si bien qu’un registre tenu à titre privé pour appuyer une Verklaring geen privégebruik auto (déclaration de non-usage privé) n’a pas de délai légal propre ; c’est la copie de paie de l’employeur qui en a un. La conversion sur un autre support est expressément permise (lid 5), à condition que les données restent complètes et lisibles, et le lid 6 exige que l’administration puisse être contrôlée dans un délai raisonnable. Le manquement est plus sévère qu’une simple estimation : avec une informatiebeschikking devenue définitive, la charge de la preuve s’inverse et l’imposition est maintenue « tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is » (art. 25 lid 3, art. 27e).
Ce que coûte une erreur
La bijtelling est appliquée pour toute l’année, assortie d’un redressement (naheffingsaanslag). La jurisprudence néerlandaise sur les rittenregistraties rejetées est abondante et implacable.
Cette page reprend ce que disent les textes et l’administration elle-même, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Belastingdienst. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.