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Sete anos a contar de quando? Guardar uma rittenregistratie neerlandesa, e quando começa o prazo
O número neerlandês é conhecido: sete anos. Menos gente sabe que os sete anos começam quando um registo deixa de estar em uso, o que, na rittenregistratie de um carro da empresa, pode ser anos depois da viagem.
A resposta curta
Sete anos, nos termos do art. 52 lid 4 da AWR. Lidos com a regra da Belastingdienst, os sete anos começam quando o registo deixa de estar em uso, e não a 31 de dezembro. Para uma rittenregistratie mantida para um carro da empresa, isso é normalmente o dia em que o carro deixa de estar à sua disposição. Nessa leitura, um carro que conduziu durante três anos começa a contar os seus sete anos no fim desses três anos.
A regra obriga o administratieplichtige, ou seja, a empresa, o empresário ou o agente de retenção. Não obriga o trabalhador por conta de outrem. E o custo de um registo que não se consegue apresentar não é uma coima. O ónus da prova passa para si.
O prazo corre a partir de quando o registo deixa de estar em uso
A maioria das regras de conservação conta a partir do fim de um ano. Na Suécia, é o fim do ano civil em que terminou o exercício. Na Dinamarca, é o fim do exercício a que o material diz respeito. Um leitor neerlandês que conheça qualquer delas vai presumir a mesma lógica em casa, e presume mal.
A Belastingdienst resume a sua regra em duas frases: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Enquanto os dados continuam atuais, fazem parte da administração, e o prazo de conservação só começa quando deixam de o ser.
Uma rittenregistratie está em uso enquanto o carro a que se refere estiver à sua disposição. É a prova do teste dos 500 quilómetros privados do art. 13bis lid 3 da Wet LB, e esse teste repete-se em cada ano civil em que o carro está à sua disposição. Lido com a regra da Belastingdienst, o registo de um carro disponível durante três anos só começa os seus sete anos quando a disponibilidade termina, pelo que as viagens do primeiro janeiro se guardam dez anos ou mais.
A consequência prática é simples. Não deite fora os primeiros anos de um registo enquanto o carro ainda for seu. Cada um desses anos continua a fazer parte de um registo em uso.
A quem obrigam os sete anos?
O art. 52 lid 2 enumera quem é administratieplichtig: pessoas coletivas, empresários e agentes de retenção. O trabalhador por conta de outrem não está na lista.
Isso afeta o caso neerlandês mais comum, o de um trabalhador com um auto van de zaak que tem uma Verklaring geen privégebruik auto e mantém um registo para a sustentar. Um registo mantido a título pessoal para esse fim não tem prazo legal de conservação próprio. A cópia da entidade patronal para efeitos salariais tem. O dever cabe a quem gere os salários, não ao condutor.
Isso não é motivo para guardar menos. O registo continua a ser a única prova de que o carro ficou abaixo dos 500 quilómetros privados, e o custo de perder essa discussão é a bijtelling do ano inteiro mais uma naheffingsaanslag, como explica o artigo dos 500 quilómetros. Um trabalhador sem prazo legal tem, mesmo assim, todas as razões para guardar o registo tanto tempo quanto a entidade patronal tem de o fazer.
Um empresário está noutra posição. Um carro detido como ativo da empresa tem registo próprio prescrito pelo art. 9 da Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001, palavra por palavra a mesma lista do art. 3.13 do trabalhador. Um empresário que conduz um carro particular e deduz o valor por quilómetro não tem forma nenhuma prescrita. Esse empresário está sob a vrije bewijsleer, ainda dentro do art. 52, pelo que a administração tem de se aguentar e os sete anos aplicam-se-lhe.
Outro formato é permitido, um registo incompleto não
Há mais duas partes do art. 52 que pesam num registo digital.
- O lid 5 permite expressamente converter a administração para outro suporte, desde que os dados se mantenham completos e legíveis. Uma cópia exportada de um registo eletrónico é o tipo de conversão que prevê, desde que nada se perca pelo caminho.
- O lid 6 exige que a administração possa ser controlada num prazo razoável. Um registo que existe mas não pode ser apresentado e verificado num prazo razoável não o cumpre.
O que esses dois deixam de fora é um registo que só existe dentro de um programa que pode deixar de usar. Sete anos a contar do fim da disponibilidade de um carro podem ir além da vida de um telefone, de uma subscrição ou de uma aplicação. Um plano de conservação que depende de o aparelho que registou ainda existir não é bem um plano de conservação.
Quanto custa falhar: o ónus inverte-se
A sanção não é uma estimativa que o inspetor tenha de justificar. Uma vez emitida uma informatiebeschikking definitiva, o ónus da prova inverte-se. A liquidação mantém-se "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Mantém-se, a menos que mostre que está errada, e em quanto.
Numa rittenregistratie, isso vira a discussão completamente ao contrário. A pergunta deixa de ser se o inspetor consegue mostrar que conduziu mais de 500 quilómetros privados. Passa a ser se consegue mostrar que não, anos depois e sem o registo que foi feito para o provar.
A lista de campos que esse registo tem de conter (marca, modelo, matrícula, o período de disponibilidade e, por viagem, a data, o conta-quilómetros, as moradas, o desvio de percurso e a natureza) está no mesmo artigo. Para a mesma pergunta no direito alemão, onde o prazo se fixa de outra forma, veja porque são dez anos e não oito na Alemanha.
Antes de apagar o que quer que seja
- O carro ainda está à sua disposição? Então todo o registo continua em uso, e nada nele ultrapassou o prazo.
- A disponibilidade terminou? Conte sete anos a partir dessa data, e não do fim do ano de cada viagem.
- É trabalhador por conta de outrem? Não tem prazo legal próprio, mas a cópia da entidade patronal tem. Guarde a sua pelo menos durante esse tempo, porque a discussão da bijtelling é sua.
- É empresário? Os sete anos são seus, seja qual for das duas vias de carro próprio em que está.
- O registo está numa forma que ainda consegue abrir e entregar num prazo razoável, sem o programa que o criou?
Uma rittenregistratie completa, não apenas guardada
Uma rittenregistratie em papel guardada durante sete anos depois de o carro deixar de ser seu cumpre a regra. O que o software muda é se o registo está suficientemente completo para valer a pena guardá-lo, e um registo a que faltam as viagens privadas falha, por muito tempo que seja guardado.
O DriveHub regista cada viagem em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais, pelo que as viagens privadas ficam no registo quer tenha pensado nelas na altura quer não. O relatório imprime a marca do carro, a matrícula e o período em que esteve à sua disposição. O fim desse período é a data a partir da qual contam os sete anos. Para cada viagem imprime a data, o conta-quilómetros no início e no fim, as duas moradas e se a viagem foi profissional ou privada.
Guarde o relatório exportado, e não apenas as viagens no telefone. O DriveHub guarda as suas viagens no seu iPhone e no seu próprio iCloud privado, e faz exportações em PDF, Excel e CSV no próprio telefone. Um ficheiro é o que o lid 5 lhe permite guardar, e continua legível quer o DriveHub ainda esteja no seu telefone quer não.
Esta página reproduz o que dizem a Algemene wet inzake rijksbelastingen e a Belastingdienst, e identifica os artigos para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu belastingadviseur — e leve a administração.
A regra completa, com os diplomas de onde vem: Países Baixos: requisitos do registo de quilómetros.