Przewodnik po kraju · Polska

W Polsce są dwie ewidencje pojazdu, nie są wymienne, a jedna z nich zmniejsza twoje odliczenie VAT o połowę

Dwie ewidencje, a wybór złej to nie formalność

Polskie poradniki o ewidencji przebiegu pojazdu opisują pod niemal tą samą nazwą dwa różne dokumenty, a wiele z nich nie mówi, o który chodzi.

Dla samochodu używanego także prywatnie o prawdziwych pieniądzach decyduje ewidencja VAT: art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, prowadzona po to, by podatek naliczony można było odliczyć w 100 %, a nie w 50 %, i składana wraz z informacją VAT-26.

Jeśli starannie prowadzisz ewidencję z myślą o podatku dochodowym i liczysz, że posłuży także do VAT, sprawdź, według której listy pracujesz, zanim skończy się okres rozliczeniowy, a nie po nim.

Co musi zawierać ewidencja VAT

• Numer rejestracyjny pojazdu
• Dzień rozpoczęcia i dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
• Stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia
• Łączną liczbę przejechanych kilometrów
• Oraz przy każdym użyciu pojazdu wpis osoby kierującej: datę, cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd), liczbę przejechanych kilometrów i to, kto prowadził

Jeśli kierowcą nie jest podatnik, podatnik potwierdza wpisy swoim podpisem na koniec każdego okresu.

Stan licznika na koniec każdego okresu

To wymóg, który umyka, bo nie jest ani polem przy przejeździe, ani polem rocznym. To odczyt, który trzeba zrobić na zamknięcie każdego okresu rozliczeniowego — co miesiąc albo co kwartał, zależnie od tego, jak się rozliczasz. Ewidencja ze stanem początkowym i końcowym i niczym pomiędzy jest niekompletna na pierwszy rzut oka, i to w sposób, którego później nie da się naprawić: nikt nie odtworzy, co pokazywał licznik 30 września.

Ile to kosztuje

Odliczenie podatku naliczonego spada ze 100 % do 50 %. Przy samochodzie i kosztach jego eksploatacji, w skali roku, to nie jest błąd zaokrąglenia.

Dlaczego aplikacja, a nie zeszyt

Nic z powyższego nie wymaga oprogramowania; papierowa ewidencja z tymi rubrykami spełnia wymogi artykułu. Oprogramowanie zmienia sposób, w jaki sprawa się psuje. Nigdy nie brakuje kilometrów — brakuje opisu trasy przejazdu sprzed trzech miesięcy, dokładnej daty i stanu licznika na koniec okresu, który trzeba było odczytać konkretnego dnia.

DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle z obydwoma punktami, trasą i godzinami, a potem pyta, które były służbowe. Drukowana przez niego ewidencja zawiera kolejny numer wpisu, datę, cel wyjazdu, trasę skąd–dokąd, kilometry, stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu oraz imię i nazwisko kierowcy, z numerem rejestracyjnym w nagłówku — tam, gdzie umieszcza go art. 86a ust. 7 — i stroną do podpisu.

Jedyna pozycja, której DriveHub nie może dostarczyć, to stan licznika na koniec okresu: odczyt z samochodu w ostatnim dniu każdego okresu rozliczeniowego. Tego dnia odczytaj licznik i wpisz wartość; raport wskazuje ją jako jedyną pozycję, którą uzupełniasz sam.

Ta strona przedstawia to, czego wymaga sam artykuł, i wskazuje go, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego księgowego — i przynieś ewidencję.