DriveHubPrzewodnik po kraju · Polska
Polskie „pięć lat” dla ewidencji przebiegu pojazdu to w praktyce około sześciu
Przepis brzmi jak pięć lat, ale termin zaczyna biec później, więc ewidencję za 2026 przechowuje się do końca 2032. Przy pełnej księgowości drugi termin może biec jeszcze dłużej.
Krótka odpowiedź
Polską ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną za 2026 przechowuje się do 31 grudnia 2032 — około sześciu lat od jazdy, a nie pięciu.
- Ordynacja podatkowa art. 86 § 1 każe przechowywać księgi i dokumenty z nimi związane „do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”. Nie ma w nim stałej liczby lat.
- Art. 70 § 1 ustala to przedawnienie na pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Ostatnie terminy płatności podatku za dany rok przypadają w roku następnym, więc pięć lat zaczyna biec o rok później.
Dlaczego pięć lat zamienia się w sześć?
Termin nie zaczyna biec z końcem roku, w którym jeździłeś. Zaczyna biec z końcem roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Ostatnie terminy za 2026 — grudniowy VAT i roczne zeznanie PIT — przypadają w 2027, więc ewidencję jako całość przechowuje się do końca 2032.
Kto liczy pięć lat od końca 2026 i pozbywa się ewidencji 1 stycznia 2032, wyrzuca ją rok przed tym, jak urząd skarbowy traci możliwość, by o nią zapytać.
Ustawa o VAT art. 112 powtarza ten sam okres dla ewidencji VAT — a ewidencja przebiegu pojazdu z art. 86a ust. 7 jest ewidencją VAT, tą, dzięki której odliczasz podatek naliczony w 100 %, a nie w 50 %. Nie ma tu podziału na pracowników i samozatrudnionych: ewidencja z art. 86a ust. 7 jest w obu przypadkach księgą podatkową.
Drugi termin przy pełnej księgowości
Kto prowadzi pełną księgowość, podlega też ustawie o rachunkowości art. 74 ust. 2 pkt 8, która liczy pięć lat „od początku roku następującego po roku obrotowym”. To inny punkt startu niż przy przedawnieniu podatkowym. W praktyce obowiązuje dłuższy z dwóch terminów.
Jeden przepis lepiej pominąć: KKS art. 60 § 2 bywa podawany jako sankcja za okres przechowywania. Dotyczy jednak miejsca przechowywania ksiąg, a nie okresu.
Ile kosztuje utrata ewidencji
Dwie rzeczy, które się sumują:
- Odliczenie podatku naliczonego spada ze 100 % do 50 % — skutek opisany w artykule o dwóch polskich ewidencjach.
- Urząd skarbowy może oszacować podstawę opodatkowania na podstawie Ordynacji podatkowej art. 23 § 1.
Odliczenie w PIT to osobna sprawa
Udział kosztów samochodu w podatku dochodowym ustalają inne przepisy: ustawa o PIT art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a pozwalają zaliczyć do kosztów 20 % przy samochodzie prywatnym i 75 % przy samochodzie w firmie. To, o czym rozstrzyga sama ewidencja — odliczenie VAT w 100 % albo w 50 % — wyjaśnia artykuł o dwóch polskich ewidencjach pojazdu.
Zanim usuniesz ewidencję
- Licz okres przechowywania od końca roku, w którym upłynął termin płatności, a nie roku, w którym jeździłeś. Ewidencję za 2026 przechowujesz do 31 grudnia 2032.
- Przy pełnej księgowości sprawdź też termin z ustawy o rachunkowości i trzymaj się dłuższego z dwóch.
- Na potrzeby VAT prowadź ewidencję z art. 86a ust. 7 kompletnie, łącznie ze stanem licznika na koniec każdego okresu rozliczeniowego.
Co zmienia automatyczna ewidencja
Ordynacji równie dobrze wystarczy papierowa kilometrówka przechowywana przez sześć lat. Oprogramowanie zmienia to, co ewidencja zawiera w chwili, gdy ktoś wreszcie o nią poprosi: trasę przejazdu sprzed trzech lat, jego datę i to, kto prowadził.
DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle, a potem pyta, które były służbowe. Drukowana przez niego ewidencja zawiera kolejny numer wpisu, datę, cel wyjazdu, trasę skąd–dokąd, kilometry, stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu oraz imię i nazwisko kierowcy, z numerem rejestracyjnym w nagłówku i stroną do podpisu. Eksportuje się jako PDF i jako arkusz kalkulacyjny; przechowuj wyeksportowaną ewidencję, a nie tylko przejazdy w telefonie, tak długo, jak Ordynacja utrzymuje podatek otwarty.
Jedyna pozycja, której nie może dostarczyć, to stan licznika na koniec okresu — odczyt z samochodu w ostatnim dniu każdego okresu rozliczeniowego. Tego dnia odczytaj licznik i zanotuj go w wyeksportowanej ewidencji; raport wskazuje go jako jedyną pozycję, którą uzupełniasz sam. Pozostałe polskie wymogi są na stronie o Polsce. Niemiecki okres przechowywania też bywa źle odczytywany; zobacz Fahrtenbuch: dziesięć lat, nie osiem.
Ta strona przedstawia to, co mówią Ordynacja podatkowa i inne polskie ustawy, i wskazuje ich artykuły, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego księgowego — i przynieś ewidencję.
Pełna reguła wraz z przepisami, z których pochodzi: Polska: wymogi dotyczące ewidencji przebiegu.