Landengids · Spanje

Spanje schrijft geen vorm voor een rittenregistratie voor — en legt de bewijslast bij je werkgever, niet bij jou

Geen vorm, en dat is minder geruststellend dan het klinkt

Het Reglamento del IRPF, artículo 9.A, stelt € 0,26 per kilometer vrij, plus onderbouwde tol- en parkeerkosten — "siempre que se justifique la realidad del desplazamiento".

Het schrijft helemaal geen vorm voor. Geen sjabloon, geen verplichte kolommen, geen logboek.

Veel mensen lezen daarin "niets te bewaren". Er staat iets anders: de eis is geen vorm, maar een uitkomst. Hoe je de registratie bijhoudt, is aan jou; wat telt, is laten zien dat de ritten echt waren.

Wat aantoonbaar moet zijn

• Dat de ritten plaatsvonden
• Met welk vervoermiddel
• Hoeveel het er waren — een benadering wordt geaccepteerd
• Op welke datums en op welke tijden

In de praktijk is dat een registratie per rit met datum, vertrekpunt, bestemming, kilometers en reden. Niet omdat een regeling die kolommen opsomt, maar omdat ze de vier vragen hierboven beantwoorden.

Het deel dat echt verrast: wiens probleem het is

Bij vrijgestelde reiskosten ligt de bewijslast bij de werkgever, niet bij de werknemer.

Dat zet de hele oefening in een ander licht. Een export die gericht is aan de bestuurder en de bestuurder zijn eigen ritten laat zien, beantwoordt de vraag van de verkeerde partij. Wat het bedrijf nodig heeft, is een registratie die het kan overleggen, voor een bij naam genoemde werknemer, over een periode, die laat zien dat de ritten echt waren.

Ben je werknemer: wat je maakt, is bewijs voor het dossier van je werkgever, en het loont om het over te dragen in een vorm die hij kan bewaren, niet als schermafbeelding.

Ben je de werkgever — ook in een eenpersoonsvennootschap waarin je allebei bent — dan is dit jouw risico, niet dat van je bestuurder.

Wat falen kost

De vergoeding is niet langer vrijgesteld en wordt behandeld als gewoon inkomen uit arbeid.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; een boekje toont de werkelijkheid van een rit even goed aan als iets anders. Wat software verandert, is hoe het misgaat. Wat ontbreekt, is het tijdstip, het precieze vertrekpunt en de specifieke reden van één rit uit een heel jaar — de details die een registratie laten lezen als gelijktijdig bijgehouden in plaats van achteraf samengesteld, en precies op dat verschil doelt de formulering la realidad del desplazamiento.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke voor het werk waren. Spanje is, ongebruikelijk genoeg, een land waar de export van de app meer bevat dan de regel eist — het nuttige werk zit hier dus in de presentatie voor de werkgever, niet in extra velden.

Deze pagina geeft weer wat het Reglamento zelf zegt, met vermelding van het artikel zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je asesor — en neem de registratie mee.