Guia por país · Espanha

A Espanha não prescreve formato para o registro de quilometragem — e põe o ônus da prova no seu empregador, não em você

Nenhum formato, e isso não é o alívio que parece

O Reglamento del IRPF, no artículo 9.A, isenta 0,26 € por quilômetro, mais pedágios e estacionamento comprovados — "siempre que se justifique la realidad del desplazamiento".

Ele não prescreve formato nenhum. Nenhum modelo, nenhuma coluna obrigatória, nenhum diário de bordo.

Muita gente lê isso como "não há nada para guardar". O texto diz outra coisa: a exigência não é um formulário, é um resultado. Como você mantém o registro é problema seu; o que conta é mostrar que as viagens foram reais.

O que precisa ser comprovável

• Que os deslocamentos aconteceram
• Por qual meio
• Quantos foram — aceita-se uma contagem aproximada
• Em que datas e em que horários

Na prática, isso é um registro por viagem com a data, a origem, o destino, os quilômetros e o motivo. Não porque uma norma liste essas colunas, mas porque são elas que respondem às quatro perguntas acima.

A parte que realmente surpreende: de quem é o problema

Nas despesas de viagem isentas, o ônus da prova é do empregador, e não do empregado.

Isso muda o sentido de todo o exercício. Uma exportação feita para o motorista, que mostra ao motorista as próprias viagens, responde à pergunta da parte errada. O que a empresa precisa é de um registro que ela possa apresentar, de um empregado identificado, cobrindo um período, e que mostre que os deslocamentos foram reais.

Se você é empregado: o que você produz é prova para o arquivo do seu empregador, e vale a pena entregá-la num formato que ele possa guardar, e não num print de tela.

Se você é o empregador — inclusive numa empresa de uma pessoa só, em que você é as duas coisas —, o risco é seu, não do seu motorista.

O que custa falhar

A ajuda de custo deixa de ser isenta e passa a ser tratada como rendimento do trabalho comum.

Por que um app e não um caderno

Nada acima exige software; um caderno demonstra a realidade de um deslocamento tão bem quanto qualquer outra coisa. O que o software muda é a forma como a coisa falha. O que se perde é a hora do dia, o ponto exato de partida e o motivo específico de uma viagem entre as tantas de um ano — os detalhes que fazem um registro parecer feito na hora, e não montado depois, que é justamente a diferença para a qual a expressão la realidad del desplazamiento aponta.

O DriveHub registra cada viagem em segundo plano e pergunta depois quais foram a trabalho. A Espanha é, excepcionalmente, um país em que a exportação do DriveHub traz mais do que a regra exige — então o trabalho útil aqui é a apresentação para o empregador, e não campos a mais.

Esta página reproduz o que diz o próprio Reglamento, citando o artigo para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu asesor — e leve os registros.