Guia por país · Espanha

A Espanha não prescreve forma para os registos de quilómetros — e põe o ónus na sua entidade patronal, não em si

Sem forma, e isso não é o alívio que parece

O Reglamento del IRPF, artigo 9.A, isenta 0,26 € por quilómetro, mais portagens e estacionamento justificados — "siempre que se justifique la realidad del desplazamiento", desde que se justifique a realidade da deslocação.

Não prescreve formato nenhum. Nenhum modelo, nenhuma coluna obrigatória, nenhum livro de registo.

Muita gente lê isso como "não há nada a guardar". Diz outra coisa: a exigência não é uma forma, é um resultado. A maneira de manter o registo fica consigo; o que conta é mostrar que as deslocações foram reais.

O que tem de se poder provar

• Que as deslocações aconteceram
• Por que meio
• Quantas foram — aceita-se uma contagem aproximada
• Em que datas e a que horas

Na prática, isso é um registo por deslocação com a data, a origem, o destino, os quilómetros e o motivo. Não porque um regulamento enumere essas colunas, mas porque são elas que respondem às quatro perguntas acima.

A parte verdadeiramente surpreendente: de quem é o problema

Para as despesas de deslocação isentas, o ónus da prova recai sobre a entidade patronal, não sobre o trabalhador.

Isso muda o enquadramento de tudo. Uma exportação dirigida ao condutor, que lhe mostra as suas próprias deslocações, está a responder à pergunta da parte errada. O que a empresa precisa é de um registo que possa apresentar, relativo a um trabalhador identificado, cobrindo um período, que mostre que as deslocações foram reais.

Se for trabalhador por conta de outrem: o que está a produzir é prova para o processo da sua entidade patronal, e vale a pena entregá-la numa forma que ela possa guardar, e não numa captura de ecrã.

Se for a entidade patronal — incluindo uma sociedade unipessoal em que é as duas coisas —, o risco é seu, não do seu condutor.

O que custa falhar

O abono deixa de estar isento e é tratado como rendimento do trabalho comum.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; um caderno demonstra a realidade de uma deslocação tão bem como qualquer outra coisa. O que o software muda é a forma como as coisas falham. O que falta é a hora do dia, o ponto exato de partida, e o motivo concreto de uma deslocação num ano delas — os pormenores que fazem um registo parecer feito no momento, e não montado depois, que é a diferença para que aponta a expressão la realidad del desplazamiento.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano e pergunta depois quais foram de trabalho. A Espanha é, invulgarmente, um país onde a exportação da aplicação leva mais do que a regra exige — pelo que o trabalho útil aqui é a apresentação para a entidade patronal, e não campos a mais.

Esta página reproduz o que diz o próprio Reglamento, citando o artigo para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu asesor — e leve os registos.