Landengids · Zweden

Zweden: wat een elektronische körjournal moet bevatten

De hele lijst, niet twee standen

Veel Zweeds advies zegt dat de enige harde eis aan een körjournal de kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar is. Voor een elektronisch journal is dat niet wat Skatteverket zegt.

Zijn pagina over de körjournal is duidelijk: "Den elektroniska körjournalen ska innehålla alla de rubriker som visas i exemplet ovan." Een elektronische körjournal moet elke rubriek uit het voorbeeld bevatten:

• Kenteken
• Het jaar
• Datum en kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit
• Kilometers per rit
• Begin- en eindadres
• Het doel van de rit (ärende/syfte med resan)
• De bezochte plaatsen, bedrijven of contactpersonen — niet nodig voor privéritten
• Aantekeningen over bestuurder en tanken
• De kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar

Waar het handgeschreven journal verschilt

Skatteverkets pagina voor werkgevers brengt dezelfde lijst zachter — als wat een journal bör bevatten, een aanbeveling. Die zachtere lezing past bij een journal dat met de hand op papier wordt bijgehouden. Een automatisch elektronisch logboek zit aan de strenge kant, dus de veilige weg is elke rubriek als verplicht te behandelen.

In de praktijk komen beide lezingen op hetzelfde uit. De lijst is waar een controle om vraagt, en de bewijslast voor hoe de auto werd gebruikt ligt bij jou. Een körjournal die daar geen antwoord op heeft, verliest de zaak.

Vorm, en hoe lang je hem bewaart

Papier, computer of elektronisch: alles wordt geaccepteerd, en een automatisch elektronisch systeem is uitdrukkelijk toegestaan, mits het dezelfde gegevens bevat.

Skatteverkets pagina over de körjournal noemt zelf geen bewaartermijn. Ben je bokföringsskyldig — bijvoorbeeld met een eenmanszaak — dan verplicht de bokföringslagen (7 kap. 2 §) je je administratie zeven jaar te bewaren. Ben je werknemer met een förmånsbil, een auto van de zaak, dan geeft de wet je geen vast getal; de praktische horizon is de termijn van zes jaar waarbinnen Skatteverket een aanslag kan herzien (skatteförfarandelagen 66 kap. 27 §). Hoe dan ook: bewaar exports, niet alleen een account in een app.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; een boekje met deze velden volstaat, en Skatteverket zegt dat ook. Wat software verandert, is welk deel overleeft. Niemand reconstrueert in maart een jaar aan beginadressen en kilometerstanden.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren. Het rapport vermeldt de datum, beide adressen, de afstand, de kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit en op de grenzen van het jaar, het doel in je eigen woorden, en het bedrijf of de contactpersoon die je bezocht (overgenomen van de klant die bij de bestemming hoort).

Eén rubriek blijft aan jou: de aantekeningen over bestuurder en tanken. DriveHub registreert geen tankbeurten, dus schrijf het in de notitie bij de rit als je journal het nodig heeft.

Deze pagina geeft weer wat Skatteverkets eigen richtlijnen zeggen, en verwijst ernaar zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je revisor — en neem de körjournal mee.