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Suécia: o que uma körjournal eletrónica tem de conter

A lista inteira, não duas leituras

Muitos conselhos suecos dizem que a única exigência firme de uma körjournal — o registo de quilómetros — é a leitura do conta-quilómetros no início e no fim do ano. Para uma körjournal eletrónica, não é isso que a Skatteverket diz.

A sua página sobre a körjournal é explícita: "Den elektroniska körjournalen ska innehålla alla de rubriker som visas i exemplet ovan." Uma körjournal eletrónica tem de conter todos os títulos do exemplo:

• A matrícula
• O ano
• A data e o conta-quilómetros no início e no fim de cada deslocação
• Os quilómetros de cada deslocação
• A morada de partida e a de chegada
• O motivo da deslocação (ärende/syfte med resan)
• Os locais, empresas ou contactos visitados — dispensável nas deslocações privadas
• Notas sobre o condutor e os abastecimentos
• A leitura do conta-quilómetros no início e no fim do ano

Onde o registo feito à mão difere

A página da Skatteverket para as entidades patronais apresenta a mesma lista de forma mais branda — como o que uma körjournal bör conter, uma recomendação. Essa leitura mais branda serve para uma körjournal feita à mão, em papel. Um registo eletrónico automático fica do lado estrito, pelo que o caminho seguro é tratar todos os títulos como obrigatórios.

Na prática, as duas leituras vão dar ao mesmo sítio. A lista é o que uma inspeção pede, e o ónus de mostrar como o carro foi usado é seu. Uma körjournal que não lhe consiga responder perde o caso.

Forma, e durante quanto tempo guardar

Papel, computador ou formato eletrónico são todos aceites, e um sistema eletrónico automático é expressamente admitido, desde que contenha os mesmos dados.

A página da Skatteverket sobre a körjournal não fixa um prazo de conservação próprio. Se estiver bokföringsskyldig — obrigado a ter contabilidade, como um empresário em nome individual —, a bokföringslagen (7 kap. 2 §) manda guardar os registos durante sete anos. Se for um trabalhador por conta de outrem com uma förmånsbil, um carro da empresa, a lei não lhe dá um número fixo; o horizonte prático é a janela de seis anos da Skatteverket para corrigir a liquidação (skatteförfarandelagen 66 kap. 27 §). Em qualquer caso, guarde exportações, e não apenas uma conta numa aplicação.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; um caderno com esses campos serve, e a Skatteverket di-lo. O que o software muda é a parte que sobrevive. Ninguém reconstitui em março um ano inteiro de moradas de partida e leituras do conta-quilómetros.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais. O relatório imprime a data, as duas moradas, a distância, o conta-quilómetros no início e no fim de cada deslocação e nos limites do ano, o motivo nas suas próprias palavras, e a empresa ou o contacto visitado (tirado do cliente associado ao local para onde conduziu).

Há um título que fica consigo: as notas sobre o condutor e os abastecimentos. O DriveHub não regista abastecimentos, por isso escreva-os na nota da deslocação se a sua körjournal precisar deles.

Esta página reproduz o que dizem as próprias orientações da Skatteverket, com a ligação para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu revisor — e leve a körjournal.