DriveHubLandengids · Zweden
Zweden zegt waar je körjournal bewaard moet worden, niet alleen hoe lang
Zweden kent een bewaartermijn zoals ieder land, en zegt daarnaast waar de administratie moet liggen: in Zweden, met de middelen om haar af te drukken. Voor een eenmanszaak waarvan de registratie in de cloud staat, is dat een echte vraag.
Het korte antwoord
Ben je bokföringsskyldig, wat voor de meeste lezers betekent dat je een eenmanszaak hebt, dan eist bokföringslagen 7 kap. 2 § dat je je administratie zeven jaar en in Zweden bewaart, samen met de apparatuur die nodig is om haar af te drukken. 7 kap. 3 a § staat opslag elders in de EU alleen toe als je Skatteverket op de hoogte stelt en de administratie elektronisch direct beschikbaar blijft. En 7 kap. 1 § eist dat een elektronisch record wordt bewaard in het formaat en met de inhoud die het had toen het werd gemaakt.
Een werknemer met een förmånsbil is niet bokföringsskyldig, dus de opslagregel raakt de eigen körjournal van een werknemer helemaal niet.
De meeste bewaarregels zeggen alleen hoe lang. Deze zegt ook waar.
Voor wie geldt de opslagregel?
De opslagregel staat in de boekhoudwet, dus ze geldt voor wie die wet bindt. Onder 2 kap. 6 § is dat de eenmanszaak, niet de werknemer.
Voor een eenmanszaak is de körjournal deel van de administratie achter de boeken van het bedrijf. Hij volgt heel 7 kap.: zeven jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het räkenskapsår werd afgesloten, in Zweden, afdrukbaar, en in zijn oorspronkelijke vorm.
Voor een werknemer met een förmånsbil is het antwoord op elk punt anders. De körjournal-pagina van Skatteverket schrijft geen bewaartermijn voor. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § legt een documentatieplicht op en noemt geen aantal jaren. De praktische horizon is het venster van zes jaar voor efterbeskattning van SFL 66 kap. 27 §, dat vanaf een andere gebeurtenis telt dan de zeven. De regel van de boekhoudwet over de plaats geldt niet, omdat de boekhoudwet niet geldt.
Bij een eigen auto is er helemaal geen voorgeschreven vorm. Skatteverket vraagt alleen om "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", een onderbouwing van hoeveel je voor het bedrijf hebt gereden. Is dat bedrijf een eenmanszaak, dan hoort die onderbouwing bij de administratie en volgt ze 7 kap. zoals de rest.
In Zweden, met de middelen om het af te drukken
7 kap. 2 § verbindt de administratie aan een plaats en aan een vermogen: bewaard in Zweden, samen met de apparatuur die nodig is om haar af te drukken. Een elektronisch record dat je alleen via één dienst, op één apparaat, zonder mogelijkheid tot een papieren kopie kunt bekijken, voldoet niet vanzelfsprekend aan het tweede deel.
7 kap. 3 a § is de uitzondering, en die heeft voorwaarden. Opslag elders in de EU mag na melding aan Skatteverket, met directe elektronische toegang tot de administratie vanuit Zweden. De regel zegt niet "overal is goed, als het maar veilig is". Ze staat een bepaald alternatief toe dat je eerst moet melden.
Voor een eenmanszaak waarvan de rittenregistratie in een clouddienst staat, is dit een nalevingsvraag, niet alleen een technische. Waar bewaart de dienst de gegevens? Is dat binnen de EU? Is Skatteverket ingelicht? Dat zijn drie vragen, en alleen jij kunt de derde beantwoorden.
Zoals het was toen het werd gemaakt
7 kap. 1 § voegt een eis over de vorm toe. Een elektronisch record moet worden bewaard in het formaat en met de inhoud die het had toen het werd gemaakt. Een spreadsheet die in maart uit een rittenlijst is overgetypt, is een nieuw document. Het record dat de regel bedoelt, is het record dat op het moment zelf is gemaakt.
Dat sluit nauw aan bij wat de körjournal zelf moet bevatten. Voor een elektronische körjournal maakt Skatteverket elke kop van zijn voorbeeld een ska, en die koppen staan in wat een elektronische körjournal moet bevatten. Een journal die aan de veldenlijst voldoet en daarna verloren gaat, wordt herschreven of wordt bewaard op een plek waarover niemand Skatteverket inlichtte, faalt nog steeds, alleen op 7 kap. in plaats van op de lijst.
Nederland zegt daarentegen niets over de plaats en veel over de tijd. Daar beginnen de zeven jaar pas als een gegeven niet meer actueel is. Zie wanneer de Nederlandse bewaarklok begint.
Voordat je op een kopie in de cloud vertrouwt
- Ben je bokföringsskyldig? Als werknemer raakt 7 kap. je eigen körjournal niet. Zes jaar vanaf de relevante gebeurtenis is de horizon om op te plannen.
- Is er een kopie in Zweden die je kunt afdrukken? Staat de enige kopie in een clouddienst, zoek dan uit waar die dienst haar bewaart.
- Wordt ze elders in de EU bewaard: is Skatteverket ingelicht, en kan het record vanuit Zweden direct worden geopend?
- Is het bewaarde bestand het bestand dat op het moment zelf is gemaakt, ongewijzigd, en geen latere overtypte versie?
- Overleeft de kopie de telefoon en elke app erop? Zeven jaar vanaf het einde van het jaar waarin het räkenskapsår werd afgesloten, is lang.
Wat DriveHub verandert, en wat niet
Een papieren körjournal in een la in Zweden voldoet vanzelf aan 7 kap. 2 §. Software maakt de opslagvraag niet makkelijker. Wat software verandert, is het record: niemand reconstrueert in maart een jaar aan vertrekadressen en kilometerstanden, en een reconstructie is niet het record dat je volgens 7 kap. 1 § moet bewaren.
DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren. Het rapport vermeldt, van de koppen van Skatteverket, de datum, beide adressen, de afstand, de kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit en aan de grenzen van het jaar, het doel in je eigen woorden, en het bedrijf of de contactpersoon die je bezocht.
Waar DriveHub het bewaart, eerlijk gezegd. Je ritten worden op je iPhone gemaakt en blijven daar, of in je eigen privé-iCloud-database, die bij je Apple-account hoort. DriveHub kiest niet waar Apple die database bewaart, en kan je niet vertellen of een kopie daar geldt als bewaard in Zweden. DriveHub kan haar niet lezen. Pdf-, Excel- en CSV-exports worden op de telefoon gemaakt en werken offline. Zo heeft een eenmanszaak een bestand om te bewaren zoals het is gemaakt, in Zweden, op een printer of op papier. Die stap zet je zelf, en niets hier beweert dat de kopie in de cloud alleen aan 7 kap. voldoet.
Deze pagina geeft weer wat bokföringslagen en Skatteverket zeggen, en noemt de paragrafen zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je revisor — en neem de körjournal mee.
De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Zweden: eisen aan de rittenregistratie.