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Suécia: o que uma körjournal eletrônica precisa conter

A lista inteira, não duas leituras

Muita orientação sueca diz que a única exigência firme de uma körjournal (o diário de bordo sueco) é a leitura do hodômetro no início e no fim do ano. Para um diário eletrônico, não é isso que a Skatteverket diz.

A página dela sobre a körjournal é explícita: "Den elektroniska körjournalen ska innehålla alla de rubriker som visas i exemplet ovan." Uma körjournal eletrônica precisa conter todos os títulos do exemplo:

• Placa do veículo
• O ano
• Data e hodômetro no início e no fim de cada viagem
• Quilômetros por viagem
• Endereço de partida e de chegada
• A finalidade da viagem (ärende/syfte med resan)
• Os lugares, empresas ou contatos visitados — dispensável nas viagens particulares
• Observações sobre o motorista e os abastecimentos
• A leitura do hodômetro no início e no fim do ano

Onde o diário feito à mão é diferente

A página da Skatteverket para empregadores apresenta a mesma lista de modo mais brando — como aquilo que um diário bör conter, uma recomendação. Essa leitura mais branda cabe a um diário mantido à mão, no papel. Um registro eletrônico automático fica do lado estrito, então o caminho seguro é tratar todos os títulos como obrigatórios.

Na prática, as duas leituras chegam ao mesmo lugar. A lista é o que uma fiscalização pede, e o ônus de mostrar como o carro foi usado é seu. Uma körjournal que não responde a isso perde a causa.

Forma, e por quanto tempo guardar

Papel, computador ou meio eletrônico são todos aceitos, e um sistema eletrônico automático é expressamente admitido, desde que contenha os mesmos dados.

A página da Skatteverket sobre a körjournal não fixa prazo de guarda próprio. Se você é bokföringsskyldig — obrigado a manter contabilidade, como um empresário individual —, a bokföringslagen (7 kap. 2 §) manda guardar os registros por sete anos. Se você é empregado e tem um förmånsbil (carro da empresa com uso particular), a lei não dá número fixo; o horizonte prático é a janela de seis anos que a Skatteverket tem para revisar a tributação (skatteförfarandelagen 66 kap. 27 §). Em qualquer caso, guarde exportações, e não só uma conta dentro de um app.

Por que um app e não um caderno

Nada acima exige software; um caderno com esses campos serve, e a Skatteverket diz isso. O que o software muda é qual parte sobrevive. Ninguém reconstitui em março um ano inteiro de endereços de partida e leituras de hodômetro.

O DriveHub registra cada viagem em segundo plano e pergunta depois quais foram a trabalho. O relatório imprime a data, os dois endereços, a distância, o hodômetro no início e no fim de cada viagem e nas viradas do ano, a finalidade com as suas próprias palavras e a empresa ou o contato que você visitou (a partir do cliente do lugar para onde você dirigiu).

Um título fica por sua conta: as observações sobre o motorista e os abastecimentos. O DriveHub não registra abastecimentos, então anote isso na observação da viagem se o seu diário precisar.

Esta página reproduz o que dizem as orientações da própria Skatteverket, com o link, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu revisor — e leve o diário.