Landsguide · Sverige

Vad en elektronisk körjournal i Sverige måste innehålla

Hela listan, inte två mätarställningar

Många svenska råd säger att det enda hårda kravet på en körjournal är mätarställningen vid årets början och slut. För en elektronisk körjournal är det inte vad Skatteverket säger.

Skatteverkets sida om körjournal är tydlig: "Den elektroniska körjournalen ska innehålla alla de rubriker som visas i exemplet ovan." En elektronisk körjournal måste alltså innehålla varje rubrik i exemplet:

• Registreringsnummer
• Året
• Datum och mätarställning vid varje resas början och slut
• Antal kilometer per resa
• Start- och slutadress
• Resans ärende (ärende/syfte med resan)
• Vilka platser, företag eller kontaktpersoner du besökt — behövs inte för privata resor
• Noteringar om förare och tankning
• Mätarställningen vid årets början och slut

Där den handskrivna körjournalen skiljer sig

Skatteverkets sida för arbetsgivare presenterar samma lista mjukare — som vad en körjournal bör innehålla, en rekommendation. Den mjukare läsningen passar en körjournal som förs för hand på papper. En automatisk elektronisk körjournal hör till den strikta sidan, så det säkra är att behandla varje rubrik som ett krav.

I praktiken hamnar de två läsningarna på samma ställe. Listan är vad en granskning frågar efter, och det är du som ska kunna visa hur bilen har använts. En körjournal som inte kan svara på det förlorar ärendet.

Form, och hur länge den ska sparas

Papper, dator och elektronisk form godtas alla, och ett automatiskt elektroniskt system är uttryckligen godtagbart förutsatt att det innehåller samma uppgifter.

Skatteverkets sida om körjournal anger ingen egen arkiveringstid. Är du bokföringsskyldig — till exempel med enskild firma — ska du enligt bokföringslagen (7 kap. 2 §) spara räkenskapsinformationen i sju år. Är du anställd med förmånsbil ger lagen dig ingen fast tid; den praktiska horisonten är Skatteverkets frist på sex år för efterbeskattning (skatteförfarandelagen 66 kap. 27 §). Oavsett vilket: spara exporterade filer, inte bara ett konto i en app.

Varför en app i stället för ett anteckningsblock

Inget av detta kräver programvara; ett anteckningsblock med de uppgifterna duger, och det säger Skatteverket. Det programvaran ändrar är vilken del som finns kvar. Ingen rekonstruerar ett års startadresser och mätarställningar i mars.

DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden och ber dig efteråt klassa vilka som var i tjänsten. Rapporten skriver ut datum, båda adresserna, sträckan, mätarställningen vid varje resas början och slut och vid årsskiftena, ärendet med dina egna ord och företaget eller kontakten du besökte (hämtat från kunden kopplad till platsen du körde till).

En rubrik lämnas åt dig: noteringarna om förare och tankning. DriveHub registrerar inte tankning, så skriv in det i resans anteckning om din körjournal behöver det.

Den här sidan återger vad Skatteverkets egen vägledning säger och länkar till den så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din revisor, och ta med körjournalen.