DriveHubLandsguide · Sverige
Sverige säger var din körjournal ska sparas, inte bara hur länge
Sverige har en arkiveringstid som alla andra, men säger också var underlagen ska förvaras: i Sverige, med möjlighet att skriva ut dem. För en enskild firma vars körjournal ligger i molnet är det en verklig fråga.
Det korta svaret
Är du bokföringsskyldig, vilket för de flesta läsare betyder att du driver enskild firma, kräver bokföringslagen 7 kap. 2 § att du sparar räkenskapsinformationen i sju år och i Sverige, tillsammans med den utrustning som behövs för att skriva ut den. 7 kap. 3 a § tillåter förvaring på annat håll inom EU bara om du anmäler det till Skatteverket och informationen hålls omedelbart tillgänglig elektroniskt. Och 7 kap. 1 § kräver att elektronisk räkenskapsinformation bevaras i den form och med det innehåll den hade när den skapades.
En anställd med förmånsbil är inte bokföringsskyldig, så förvaringsregeln når inte en anställds egen körjournal alls.
De flesta arkiveringsregler säger bara hur länge. Den här säger också var.
Vem binder förvaringsregeln?
Förvaringsregeln står i bokföringslagen, så den binder den som bokföringslagen binder. Enligt 2 kap. 6 § är det den som driver enskild firma, inte den anställde.
För en enskild firma är körjournalen en del av underlaget bakom verksamhetens bokföring. Den följer hela 7 kap.: sju år från slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i Sverige, möjlig att skriva ut och i sin ursprungliga form.
För en anställd med förmånsbil blir svaret ett annat på varje punkt. Skatteverkets sida om körjournal föreskriver ingen arkiveringstid. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § ställer krav på dokumentation men anger inget antal år. Den praktiska horisonten är fristen på sex år för efterbeskattning i SFL 66 kap. 27 §, som räknas från en annan händelse än de sju åren. Bokföringslagens regel om plats gäller inte, eftersom bokföringslagen inte gäller.
När du kör egen bil i verksamheten finns ingen föreskriven form alls. Skatteverket begär bara "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten". Är verksamheten en enskild firma hör underlaget till dess räkenskapsinformation och följer 7 kap. som allt annat.
I Sverige, med möjlighet att skriva ut
7 kap. 2 § knyter räkenskapsinformationen till en plats och till en förmåga: förvarad i Sverige, tillsammans med den utrustning som behövs för att skriva ut den. Ett elektroniskt underlag som du bara kan se genom en tjänst, på en enhet, utan något sätt att få fram en papperskopia uppfyller inte självklart den andra delen.
7 kap. 3 a § är undantaget, och det har villkor. Förvaring på annat håll inom EU är tillåten efter anmälan till Skatteverket, med omedelbar elektronisk åtkomst till informationen från Sverige. Regeln säger inte "var som helst går bra, bara det är säkert". Den tillåter ett bestämt alternativ som du måste anmäla först.
För en enskild firma vars körjournal ligger i en molntjänst är detta en fråga om att följa lagen, inte bara en teknisk fråga. Var lagrar tjänsten uppgifterna? Är det inom EU? Har Skatteverket fått veta det? Det är tre frågor, och bara du kan besvara den tredje.
Som den var när den upprättades
7 kap. 1 § lägger till ett krav på form. Elektronisk räkenskapsinformation ska bevaras i den form och med det innehåll den hade när den skapades. Ett kalkylark som skrivs av i mars från en lista över resor är ett nytt dokument. Det underlag regeln menar är det som skapades när resan gjordes.
Det hänger nära ihop med vad körjournalen själv ska innehålla. För en elektronisk körjournal gör Skatteverket varje rubrik i sitt exempel till ett ska, och rubrikerna räknas upp i vad en elektronisk körjournal måste innehålla. En körjournal som uppfyller listan och sedan går förlorad, skrivs om eller förvaras någonstans som ingen har berättat för Skatteverket om fallerar ändå, på 7 kap. i stället för på listan.
Nederländerna säger däremot ingenting om plats och desto mer om tid. Där börjar de sju åren först när ett underlag slutar vara aktuellt. Se när den nederländska arkiveringsklockan startar.
Innan du förlitar dig på en kopia i molnet
- Är du bokföringsskyldig? Är du anställd når 7 kap. inte din egen körjournal. Sex år från den relevanta händelsen är horisonten att planera efter.
- Finns det en kopia i Sverige som du kan skriva ut? Om den enda kopian ligger i en molntjänst, ta reda på var tjänsten lagrar den.
- Förvaras den på annat håll inom EU: har Skatteverket fått en anmälan, och kan underlaget öppnas omedelbart från Sverige?
- Är den sparade filen den som skapades när resan gjordes, oförändrad, och inte en senare avskrift?
- Kommer kopian att överleva telefonen och varje app i den? Sju år från slutet av det år då räkenskapsåret avslutades är lång tid.
Vad DriveHub ändrar, och vad den inte ändrar
En körjournal på papper i en byrålåda i Sverige uppfyller 7 kap. 2 § utan ansträngning. Programvara gör inte förvaringsfrågan enklare. Det programvaran ändrar är underlaget: ingen rekonstruerar ett års startadresser och mätarställningar i mars, och en rekonstruktion är inte det underlag 7 kap. 1 § ber dig spara.
DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden och frågar efteråt vilka som var i tjänsten. Rapporten skriver ut, bland Skatteverkets rubriker, datum, båda adresserna, sträcka, mätarställningen vid varje resas början och slut och vid årsskiftena, ärendet med dina egna ord och företaget eller kontakten du besökte.
Var DriveHub sparar den, rakt på sak. Dina resor skapas på din iPhone och stannar där, eller i din egen privata iCloud-databas, som hör till ditt Apple-konto. DriveHub väljer inte var Apple lagrar den databasen, och kan inte säga om en kopia där räknas som förvarad i Sverige. DriveHub kan inte läsa den. Exporter som PDF, Excel och CSV görs i telefonen och fungerar utan uppkoppling. Det ger en enskild firma en fil att spara som den skapades, i Sverige, på en skrivare eller på papper. Det steget är ditt att ta, och ingenting här påstår att kopian i molnet ensam uppfyller 7 kap.
Den här sidan återger vad bokföringslagen och Skatteverket säger, och anger paragraferna så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din revisor, och ta med körjournalen.
Hela regeln och källorna den bygger på: Sverige: krav på körjournalen.