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A Suécia diz onde a sua körjournal precisa ficar guardada, e não só por quanto tempo
A Suécia fixa um prazo de guarda como todo mundo, e também diz onde os registros precisam ficar: na Suécia, com os meios para imprimi-los. Para um empresário individual cujo registro vive na nuvem, essa é uma pergunta real.
A resposta curta
Se você é bokföringsskyldig — o que, para a maioria dos leitores, significa ter uma empresa individual —, a bokföringslagen, 7 kap. 2 §, exige que você guarde os seus registros por sete anos e na Suécia, junto com o equipamento necessário para imprimi-los. O 7 kap. 3 a § permite guardá-los em outro lugar da UE só se você comunicar a Skatteverket e os registros continuarem imediatamente acessíveis em meio eletrônico. E o 7 kap. 1 § exige que um registro eletrônico seja guardado no formato e com o conteúdo que tinha quando foi criado.
Um empregado com förmånsbil, carro da empresa como benefício, não é bokföringsskyldig, então a regra de guarda não alcança de modo algum a körjournal pessoal de um empregado.
A maioria das regras de guarda diz só por quanto tempo. Esta diz também onde.
A quem a regra de guarda obriga?
A regra de guarda está na lei de escrituração, então obriga quem essa lei obriga. Pelo 2 kap. 6 §, isso é o empresário individual, não o empregado.
Para um empresário individual, a körjournal faz parte dos registros por trás da escrituração da empresa. Ela segue o 7 kap. inteiro: sete anos a partir do fim do ano civil em que o räkenskapsår, o exercício, se encerrou, na Suécia, imprimível e na forma original.
Para um empregado com förmånsbil, a resposta é diferente em todos os pontos. A página da Skatteverket sobre a körjournal não prescreve prazo de guarda. A Skatteförfarandelagen, 39 kap. 3 §, impõe um dever de documentação e não cita número de anos. O horizonte prático é a janela de seis anos de efterbeskattning, a tributação posterior, do SFL 66 kap. 27 §, que conta a partir de um evento diferente do dos sete. A regra da lei de escrituração sobre o lugar não se aplica, porque a lei de escrituração não se aplica.
No lado do carro próprio, não há forma prescrita nenhuma. A Skatteverket pede apenas "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", um registro de quanto você dirigiu na atividade. Quando essa atividade é uma empresa individual, esse underlag faz parte dos registros dela e segue o 7 kap. como o resto.
Na Suécia, com os meios para imprimir
O 7 kap. 2 § amarra os registros a um lugar e a uma capacidade: guardados na Suécia, junto com o equipamento necessário para imprimi-los. Um registro eletrônico que você só consegue ver por um serviço, num aparelho, sem como produzir uma cópia em papel, não cumpre com clareza a segunda parte.
O 7 kap. 3 a § é a exceção, e ela tem condições. Guardar em outro lugar da UE é permitido mediante comunicação à Skatteverket, com acesso eletrônico imediato aos registros a partir da Suécia. A regra não diz "qualquer lugar serve, desde que seja seguro". Ela permite uma alternativa específica que você precisa anunciar antes.
Para um empresário individual cujo registro de quilometragem vive num serviço de nuvem, essa é uma questão de conformidade, e não só técnica. Onde o serviço guarda os dados? Isso é dentro da UE? A Skatteverket foi avisada? São três perguntas, e só você pode responder à terceira.
Como era quando foi feito
O 7 kap. 1 § acrescenta uma exigência de forma. Um registro eletrônico precisa ser guardado no formato e com o conteúdo que tinha quando foi criado. Uma planilha redigitada em março a partir de uma lista de viagens é um documento novo. O registro de que a regra fala é o que foi produzido na hora.
Isso se encaixa bem no que a própria körjournal precisa conter. Para uma körjournal eletrônica, a Skatteverket transforma cada item do seu exemplo num ska, um item obrigatório, e esses itens estão listados em o que uma körjournal eletrônica precisa conter. Um diário que cumpre a lista de campos e depois é perdido, reescrito ou guardado num lugar de que ninguém avisou a Skatteverket continua falhando, pelo 7 kap. e não pela lista.
Os Países Baixos, ao contrário, não dizem nada sobre o lugar e muito sobre o tempo. Lá, os sete anos só começam quando um registro deixa de ser atual. Veja quando começa o relógio da guarda holandesa.
Antes de confiar numa cópia na nuvem
- Você é bokföringsskyldig? Se é empregado, o 7 kap. não alcança a sua körjournal pessoal. Seis anos a partir do evento relevante é o horizonte a planejar.
- Existe uma cópia na Suécia que você consegue imprimir? Se a única cópia está num serviço de nuvem, descubra onde esse serviço a guarda.
- Se ela está guardada em outro lugar da UE, a Skatteverket foi comunicada, e o registro pode ser aberto imediatamente a partir da Suécia?
- O arquivo guardado é o que foi produzido na hora, sem alterações, e não uma redigitação posterior?
- A cópia vai durar mais que o celular e qualquer app nele? Sete anos a partir do fim do ano em que o räkenskapsår se encerrou é muito tempo.
O que o DriveHub muda, e o que não muda
Uma körjournal em papel numa gaveta na Suécia cumpre o 7 kap. 2 § sem esforço. O software não facilita a questão do lugar. O que o software muda é o registro: ninguém reconstrói em março um ano de endereços de partida e leituras de hodômetro, e uma reconstrução não é o registro que o 7 kap. 1 § pede que você guarde.
O DriveHub registra cada viagem em segundo plano e pergunta depois quais foram a trabalho. O relatório imprime, entre os itens da Skatteverket, a data, os dois endereços, a distância, o hodômetro no início e no fim de cada viagem e nas viradas do ano, a finalidade com as suas próprias palavras e a empresa ou o contato que você visitou.
Onde o DriveHub guarda, dito com clareza. As suas viagens são criadas no seu iPhone e ficam lá, ou no seu próprio banco de dados privado do iCloud, que pertence à sua Conta Apple. O DriveHub não escolhe onde a Apple guarda esse banco de dados, e não pode dizer se uma cópia lá conta como guardada na Suécia. O DriveHub não consegue lê-lo. As exportações em PDF, Excel e CSV são feitas no celular e funcionam offline. Isso dá ao empresário individual um arquivo para guardar como foi produzido, na Suécia, numa impressora ou em papel. Esse passo é seu, e nada aqui afirma que a cópia na nuvem, sozinha, cumpre o 7 kap.
Esta página reproduz o que dizem a bokföringslagen e a Skatteverket, e identifica os parágrafos para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu revisor — e leve a körjournal.
A regra completa, com as normas de onde ela vem: Suécia: requisitos do registro de quilometragem.