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A Suécia diz onde a sua körjournal tem de ser guardada, e não só durante quanto tempo
A Suécia fixa um prazo de conservação como toda a gente, e diz também onde os registos têm de ficar: na Suécia, com os meios para os imprimir. Para um empresário em nome individual cujo registo vive na nuvem, é uma questão real.
A resposta curta
Se for bokföringsskyldig, o que para a maioria dos leitores quer dizer ter uma atividade em nome individual, o 7 kap. 2 § da bokföringslagen obriga-o a guardar os seus registos durante sete anos e na Suécia, juntamente com o equipamento necessário para os imprimir. O 7 kap. 3 a § só permite guardá-los noutro ponto da UE se avisar a Skatteverket e os registos se mantiverem imediatamente acessíveis por via eletrónica. E o 7 kap. 1 § exige que um registo eletrónico seja guardado no formato e com o conteúdo que tinha quando foi criado.
Um trabalhador com förmånsbil não é bokföringsskyldig, pelo que a regra sobre o local não abrange, de todo, a körjournal do próprio trabalhador.
A maioria das regras de conservação diz apenas durante quanto tempo. Esta diz também onde.
A quem obriga a regra sobre o local?
A regra sobre o local está na lei da contabilidade, por isso obriga quem essa lei obriga. Nos termos do 2 kap. 6 §, é o empresário em nome individual, não o trabalhador por conta de outrem.
Para um empresário em nome individual, a körjournal faz parte dos registos por trás da contabilidade da empresa. Segue todo o 7 kap.: sete anos a contar do fim do ano civil em que terminou o räkenskapsår, na Suécia, imprimível e na forma original.
Para um trabalhador com förmånsbil, a resposta é diferente em todos os pontos. A página da Skatteverket sobre a körjournal não prescreve nenhum prazo de conservação. O 39 kap. 3 § da Skatteförfarandelagen impõe um dever de documentação e não indica nenhum número de anos. O horizonte prático é a janela de efterbeskattning de seis anos do SFL 66 kap. 27 §, que conta a partir de um acontecimento diferente do dos sete. A regra da lei da contabilidade sobre o local não se aplica, porque a lei da contabilidade não se aplica.
No caso do carro próprio, não há forma prescrita nenhuma. A Skatteverket pede apenas "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", um registo de quanto conduziu na atividade. Quando essa atividade é a de um empresário em nome individual, o underlag faz parte dos seus registos e segue o 7 kap. como o resto.
Na Suécia, com os meios para o imprimir
O 7 kap. 2 § liga os registos a um local e a uma capacidade: guardados na Suécia, juntamente com o equipamento necessário para os imprimir. Um registo eletrónico que só consegue ver através de um serviço, num aparelho, sem forma de produzir uma cópia em papel não cumpre claramente a segunda parte.
O 7 kap. 3 a § é a exceção, e tem condições. Guardar noutro ponto da UE é permitido mediante aviso à Skatteverket, com acesso eletrónico imediato aos registos a partir da Suécia. A regra não diz "qualquer sítio serve, desde que seja seguro". Permite uma alternativa concreta que tem de anunciar primeiro.
Para um empresário em nome individual cujo registo de quilómetros vive num serviço na nuvem, isto é uma questão de conformidade, e não apenas técnica. Onde guarda o serviço os dados? Dentro da UE? A Skatteverket foi avisada? São três perguntas, e só o leitor pode responder à terceira.
Tal como estava quando foi feito
O 7 kap. 1 § acrescenta uma exigência de forma. Um registo eletrónico tem de ser guardado no formato e com o conteúdo que tinha quando foi criado. Uma folha de cálculo reescrita em março a partir de uma lista de viagens é um documento novo. O registo a que a regra se refere é o que foi produzido na altura.
Isto encaixa bem com o que a própria körjournal tem de conter. Numa körjournal eletrónica, a Skatteverket torna obrigatório (ska) cada campo do seu exemplo, e esses campos estão enumerados em o que uma körjournal eletrónica tem de conter. Um registo que cumpre a lista de campos e depois se perde, é reescrito ou fica guardado num sítio de que ninguém avisou a Skatteverket continua a falhar, pelo 7 kap. e não pela lista.
Os Países Baixos, pelo contrário, nada dizem sobre o local e dizem muito sobre o tempo. Os seus sete anos só começam quando um registo deixa de estar em uso. Veja quando começa o prazo de conservação neerlandês.
Antes de confiar numa cópia na nuvem
- É bokföringsskyldig? Se for trabalhador por conta de outrem, o 7 kap. não abrange a sua körjournal. O horizonte a considerar são seis anos a contar do acontecimento relevante.
- Existe uma cópia na Suécia que consiga imprimir? Se a única cópia estiver num serviço na nuvem, descubra onde esse serviço a guarda.
- Se estiver guardada noutro ponto da UE, a Skatteverket foi avisada, e o registo pode ser aberto imediatamente a partir da Suécia?
- O ficheiro guardado é o produzido na altura, sem alterações, e não uma reescrita posterior?
- A cópia vai durar mais do que o telefone e qualquer aplicação nele? Sete anos a contar do fim do ano em que terminou o räkenskapsår é muito tempo.
O que o DriveHub muda, e o que não muda
Uma körjournal em papel numa gaveta na Suécia cumpre o 7 kap. 2 § sem esforço. O software não facilita a questão do local. O que o software muda é o registo: ninguém reconstitui em março um ano de moradas de partida e de leituras do conta-quilómetros, e uma reconstituição não é o registo que o 7 kap. 1 § lhe pede para guardar.
O DriveHub regista cada viagem em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais. O relatório imprime, entre os campos da Skatteverket, a data, as duas moradas, a distância, o conta-quilómetros no início e no fim de cada viagem e na passagem do ano, o motivo nas suas próprias palavras e a empresa ou o contacto que visitou.
Onde o DriveHub o guarda, dito com clareza. As suas viagens são criadas no seu iPhone e ficam lá, ou na sua própria base de dados privada do iCloud, que pertence à sua Conta Apple. O DriveHub não escolhe onde a Apple guarda essa base de dados, e não lhe consegue dizer se uma cópia lá conta como guardada na Suécia. O DriveHub não a consegue ler. As exportações em PDF, Excel e CSV são feitas no telefone e funcionam sem ligação. Isso dá a um empresário em nome individual um ficheiro para guardar tal como foi produzido, na Suécia, numa impressora ou em papel. Esse passo é seu, e nada aqui afirma que a cópia na nuvem, sozinha, cumpre o 7 kap.
Esta página reproduz o que dizem a bokföringslagen e a Skatteverket, e identifica os parágrafos para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu revisor — e leve a körjournal.
A regra completa, com os diplomas de onde vem: Suécia: requisitos do registo de quilómetros.