Landengids · Zuid-Afrika

Zonder de twee jaarlijkse kilometerstanden kun je volgens SARS helemaal niets aftrekken

De twee standen

SARS zet het op het formulier, met een eigen uitroepteken: "record your vehicle's odometer reading on 1 March each year…and again on the last day of February… Without these readings, you cannot claim a tax deduction!"

Dat is het verplichte deel. Het is ook het deel dat zich niet achteraf laat reconstrueren: niemand kan nog vaststellen wat de teller op 1 maart aangaf als 1 maart eenmaal voorbij is, en geen enkele hoeveelheid detail per rit kan dat vervangen. Het getal waarop de aftrek rust, is immers het aantal zakelijke kilometers in verhouding tot het totale aantal kilometers, en alleen de kilometerteller levert dat totaal.

Het Zuid-Afrikaanse belastingjaar loopt van 1 maart tot de laatste dag van februari; de twee standen omsluiten het dus precies.

Per rit zijn het drie gegevens

Letterlijk uit het eigen eLogbook van SARS: "The logbook must contain the following minimum information relating to your business travel: • Date of travel • Kilometres travelled • Travel details (where to and reason for the trip)."

Meer is het niet. De kolommen voor de kilometerstand per rit die op het formulier staan, dragen de aantekening "These fields are not compulsory" — een echte verrassing op een formulier dat ze wel afdrukt, en een reden om een registratie niet af te schrijven omdat die kolommen leeg zijn.

Privéritten hoeven niet uitgesplitst te worden; alleen zakelijke ritten wel. En: "The same minimum information as set out above is also required for company cars." Eén lijst, twee regelingen.

Eén logboek per voertuig, als er in het jaar meer dan één is gebruikt. Elektronische logboeken worden geaccepteerd.

Het tarief, en voor wie het niet geldt

495 cent per kilometer vanaf 1 maart 2026, naar keuze van de ontvanger — en alleen waar "No other compensation in the form of a further allowance or reimbursement (other than for parking or toll fees) is payable". Het alternatief is de tabel met forfaitaire kosten van s. 8(1)(b)(ii): negen schijven, naar wat de auto heeft gekost.

De kilometergrens die vroeger naast die voorwaarden stond, is verdwenen. SARS zegt dat zelf in Interpretation Note 14: "The mileage limit was removed with effect from 1 March 2018 … the simplified method now applies to unlimited business kilometres." De grens van 12 000 km die hier en daar nog wordt aangehaald, was een alinea uit de jaarlijkse bekendmaking van de minister in de Gazette, geen onderdeel van de bepaling zelf.

Een eenmanszaak valt daar helemaal buiten. s. 8(1)(a)(i) is van toepassing op "any amount which has been paid or granted during that year by his or her principal as an allowance or advance", en een principal is een werkgever of het orgaan waarvoor iemand een ambt vervult. Een ondernemer met een eenmanszaak heeft er geen, dus de forfaitaire tabel en het vaste tarief komen nooit in beeld. Wat overblijft, zijn de werkelijke kosten volgens s. 11(a), toegerekend volgens s. 23(b) en (g).

De auto van de zaak telt dezelfde afstand van de andere kant

Een auto van de zaak is een maandelijkse bijtelling — 3,5 % van de determined value, verlaagd tot 3,25 % als er een onderhoudscontract (maintenance plan) liep — en de afstand telt alleen mee als verlaging: para 7(7) van de Seventh Schedule past "the same ratio as the number of kilometres travelled for business purposes bears to the total amount of kilometres travelled." toe.

Weer het totaal. Para 7(8) gaat nog verder en vraagt om een registratie van de privé gereden afstand — het spiegelbeeld van wat een zakelijk logboek bevat.

Vijf jaar na indiening

Vijf jaar na het indienen van de aangifte: een korter en eenvoudiger antwoord dan de meeste landen op deze site weten te geven.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; drie kolommen is de minst veeleisende lijst per rit op deze hele site. Wat software verandert, zijn de twee standen, en juist daaraan hangt een termijn.

Een logboek vul je in wanneer je eraan denkt. Een kilometerstand op 1 maart heb je die dag opgeschreven of niet, en op 2 maart is hij weg — en het is het ene gegeven waarvan SARS zegt dat de aftrek zonder niet overeind blijft.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren. Voor een Zuid-Afrikaan betekent "jaar" 1 maart tot de laatste dag van februari, in het rapport en op het controlescherm, en de twee standen staan in een eigen blok in plaats van in kolommen waarvan je zelf moet opmerken dat ze leeg zijn. Het rapport bevat bij elke regel het minimum van drie gegevens — de datum, de kilometers, en waarheen en waarom in je eigen woorden — en rapporteert per voertuig, precies wat één logboek per voertuig vraagt.

Deze pagina geeft weer wat het eigen eLogbook van SARS en de Income Tax Act zeggen, en noemt ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je belastingadviseur (tax practitioner) — en neem het logboek mee.