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Sans les deux relevés annuels du compteur, SARS dit que vous ne pouvez rien déduire

Les deux relevés

SARS l'inscrit sur le formulaire, point d'exclamation compris : "record your vehicle's odometer reading on 1 March each year…and again on the last day of February… Without these readings, you cannot claim a tax deduction!"

Voilà la partie obligatoire. C'est aussi celle qui ne se reconstitue pas : personne ne peut retrouver ce qu'indiquait le compteur le 1er mars une fois le 1er mars passé, et aucun niveau de détail par trajet ne s'y substitue, parce que le chiffre sur lequel repose la déduction est le rapport entre les kilomètres professionnels et les kilomètres totaux, et que seul le compteur fournit le total.

L'année fiscale sud-africaine court du 1er mars au dernier jour de février : les deux relevés l'encadrent.

Le minimum par trajet tient en trois rubriques

Mot pour mot, dans l'eLogbook de SARS lui-même : "The logbook must contain the following minimum information relating to your business travel: • Date of travel • Kilometres travelled • Travel details (where to and reason for the trip)."

C'est tout. Les colonnes de compteur par trajet imprimées sur le formulaire portent l'annotation "These fields are not compulsory" — une vraie surprise sur un formulaire qui les comporte, et une raison de ne pas renoncer à un relevé au motif que ces colonnes sont vides.

Les trajets privés n'ont pas à être détaillés ; seuls les trajets professionnels doivent l'être. Et : "The same minimum information as set out above is also required for company cars." Une seule liste, deux régimes.

Un carnet de bord par véhicule, lorsque plusieurs ont été utilisés dans l'année. Les carnets électroniques sont acceptés.

Le montant, et à qui il ne s'adresse pas

495 cents par kilomètre à compter du 1er mars 2026, au choix du bénéficiaire — et uniquement lorsque "No other compensation in the form of a further allowance or reimbursement (other than for parking or toll fees) is payable". L'alternative est le barème de coûts forfaitaires (deemed-cost table) de la s. 8(1)(b)(ii), neuf tranches selon le prix d'achat de la voiture.

La limite kilométrique qui accompagnait autrefois ces conditions a disparu. SARS le dit lui-même dans l'Interpretation Note 14 : "The mileage limit was removed with effect from 1 March 2018 … the simplified method now applies to unlimited business kilometres." Le seuil de 12 000 km encore cité ici ou là relevait d'un paragraphe de l'avis annuel du ministre au Gazette, et non d'un volet de la section elle-même.

Un entrepreneur individuel — un sole proprietor — se situe en dehors de tout cela. La s. 8(1)(a)(i) vise "any amount which has been paid or granted during that year by his or her principal as an allowance or advance", et un principal est un employeur, ou l'organisme auprès duquel une fonction est exercée. Un sole proprietor n'en a aucun : le barème de coûts forfaitaires et le taux fixe ne s'appliquent donc jamais, et il reste les dépenses réelles de la s. 11(a), ventilées au titre de la s. 23(b) et (g).

La voiture de société compte la même distance, mais par l'autre bout

Une voiture de société, c'est une charge mensuelle — 3,5 % de la determined value, la valeur de référence du véhicule, ramenés à 3,25 % lorsqu'un maintenance plan couvrait l'entretien — et la distance n'intervient qu'en réduction : le para 7(7) de la Seventh Schedule applique "the same ratio as the number of kilometres travelled for business purposes bears to the total amount of kilometres travelled."

Le total, de nouveau. Le para 7(8) va plus loin et réclame des relevés de la distance privée, c'est-à-dire l'image inversée de ce que contient un relevé professionnel.

Cinq ans à compter du dépôt

Cinq ans à compter du dépôt de la déclaration, réponse plus courte et plus simple que celle de la plupart des pays présentés ici.

Pourquoi une app plutôt qu'un carnet

Rien de ce qui précède n'impose un logiciel ; trois colonnes, c'est la liste par trajet la moins exigeante de tout ce site. Ce que change un logiciel, ce sont les deux relevés, et ce sont eux qui ont une échéance.

Un carnet de bord, on le remplit quand on y pense. Un relevé du compteur au 1er mars, soit on l'a pris ce jour-là, soit non, et au 2 mars il est perdu — et c'est le seul élément dont SARS dit que la déduction ne peut pas se passer.

DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels. Pour un contribuable sud-africain, « année » signifie du 1er mars au dernier jour de février, sur le rapport comme sur l'écran de revue, et les deux relevés s'impriment dans leur propre bloc plutôt que dans des colonnes dont il faudrait remarquer qu'elles sont vides. Le rapport porte pour chaque ligne le minimum de trois rubriques — la date, les kilomètres, et vers où et pourquoi dans vos propres mots — et présente les résultats par véhicule, ce que demande la règle d'un carnet de bord par véhicule.

Cette page expose ce que disent l'eLogbook de SARS lui-même et l'Income Tax Act, et les nomme pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre conseiller fiscal (tax practitioner) — et apportez le carnet de bord.