DriveHubLandengids · Thailand
Hoe lang kilometerregistraties bewaren in Thailand: geen vaste termijn, maar reken op vijf jaar
Het korte antwoord
Voor een particuliere belastingplichtige stelt de Thaise wet helemaal geen bewaartermijn vast. De Revenue Code verplicht een particulier om een dagelijkse registratie te maken en op een oproep documenten te overleggen. Er staat nergens dat je ze een bepaald aantal jaren moet bewaren.
De praktische horizon is de oproeptermijn in Revenue Code s. 19: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — binnen twee jaar na de datum waarop de aangifte is ingediend. Bij vermoeden van ontduiking mag de Director-General die termijn verlengen, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — maar niet verder dan vijf jaar. En als je nooit aangifte deed, heft s. 23 de termijn helemaal op.
Reken dus op minstens vijf jaar vanaf de datum waarop je de aangifte van elk jaar indiende (het maximum van het venster van s. 19), en bewaar elk jaar waarvoor je nooit aangifte deed zonder tijdslimiet.
Wat de Code van een particulier vraagt
Twee plichten, en geen van beide is een bewaartermijn:
- een dagelijkse registratie maken;
- documenten overleggen wanneer het Revenue Department ze met een oproep opvraagt.
Voor de vergoeding van een werknemer voegt uitspraak กค 0702/1831 één voorwaarde toe. Als je werkgever je een voertuigvergoeding betaalt binnen het maximum voor ambtenaren (4 baht per kilometer voor een privéauto, 2 voor een motorfiets), zijn geen bonnetjes nodig. Je hebt wel bewijs nodig dat je toestemming had om voor werk te reizen, met vermelding van het werk en de periode, afgegeven vóór de reis: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (Een zelfstandige heeft geen bedrag per kilometer; zie Thaise zelfstandige: geen 4 baht/km.)
Het Revenue Department zegt vijf jaar — en noemt geen bron
De eigen FAQ van het Revenue Department zegt dat particulieren documenten vijf jaar moeten bewaren. Ze noemt geen bepaling, omdat die er niet is. Het komt overeen met de bovengrens van het bereik van s. 19, maar het is een richtlijn, geen wettelijke termijn.
Bedrijven zijn anders
Een bedrijf bewaart zijn boeken vijf jaar na de afsluitdatum van de rekeningen volgens de Accounting Act B.E. 2543, s. 14, te verlengen tot zeven. De btw-administratie wordt vijf jaar na de aangifte bewaard volgens Revenue Code s. 87/3.
Neem die termijnen niet standaard over voor jezelf. Section 8 van de Accounting Act somt op wie eraan gebonden is en bevat geen natuurlijke persoon, dus een Thaise zelfstandige valt erbuiten. Als je voor een bedrijf rijdt, gelden de termijnen van het bedrijf voor de boeken van het bedrijf, niet voor je persoonlijke registraties.
Wat het kost als je de registratie niet kunt overleggen
Dit is het deel waardoor het oproepvenster ertoe doet. Voldoe je niet aan een oproep op grond van s. 19, dan mag de ambtenaar volgens s. 21 een aanslag opleggen "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — naar eigen inzicht. En "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": tegen de aanslag mag geen beroep worden ingesteld.
Het is geen boete. Los daarvan wordt een reisvergoeding die niet aan de voorwaarden van de vrijstelling van s. 42 voldoet, belastbaar inkomen.
Hoe lang moet je ze dan bewaren?
Bewaar het logboek voor het langste venster dat voor jou kan gelden:
- Ingediende aangiften: minstens vijf jaar vanaf de datum waarop je de aangifte van elk jaar indiende (het maximum van s. 19, en het eigen advies van het Revenue Department).
- Jaren waarvoor je nooit aangifte deed: onder s. 23 is er geen tijdslimiet, dus gooi geen registraties weg van een jaar zonder ingediende aangifte.
- Reistoestemmingen: bewaar elke toestemming bij het logboek dat ze onderbouwt. Het logboek laat zien dat de reizen plaatsvonden; de toestemming is de voorwaarde die eraan voorafging.
Een logboek een paar jaar langer bewaren kost weinig. Het niet kunnen overleggen na een oproep kost een aanslag waartegen je niet in beroep kunt.
Hoe DriveHub helpt de registratie te bewaren
De registratie is alleen de moeite van het bewaren waard als ze compleet is. Met locatietoegang op ‘Altijd’ legt DriveHub elke rit op de achtergrond vast, en als er ooit een ontbreekt, meldt de app het je. DriveHub geeft de meeste ritten het label ‘Zakelijk’ of ‘Privé’ op basis van je plaatsen, eerdere routes en werktijden, en stelt je een vraag over de rest. Een rit van huis naar je vaste werkplek beantwoord je met ‘Woon-werk’.
De ritten worden op je iPhone bewaard. Met iCloud ingeschakeld worden ze ook gesynchroniseerd via Apple iCloud, en een nieuwe of herstelde telefoon haalt de ritten terug die waren gesynchroniseerd. Rapporten kunnen worden geëxporteerd als pdf, Excel of csv (de exports maken deel uit van DriveHub Pro), zodat een kopie bij je eigen papieren kan liggen zolang je die wilt bewaren. DriveHub stelt geen wettelijke bewaartermijn vast en belooft er ook geen. Hoe lang je het bestand bewaart, is de beslissing hierboven, en die is aan jou.
Voor de vergoeding van een werknemer in Thailand rekent DriveHub met de kortste van twee afstanden: een geschatte kortste route en de geregistreerde afstand — zie de afstand die je in Thailand kunt claimen.
DriveHub staat in de App Store voor iPhone. De andere regels voor Thailand staan op de pagina over Thailand, en automatisch bijhouden instellen kost een paar minuten, eenmalig.
Deze pagina geeft weer wat de Revenue Code, de Accounting Act en uitspraak กค 0702/1831 van het Revenue Department zeggen, en noemt ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je boekhouder — en neem de registraties mee.
De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Thailand: eisen aan de rittenregistratie.