DriveHubLänderratgeber · Thailand
Wie lange Fahrtenaufzeichnungen in Thailand aufbewahren: keine feste Frist, aber planen Sie mit fünf Jahren
Die kurze Antwort
Für eine Privatperson, die eine Steuererklärung abgibt, legt das thailändische Recht überhaupt keine Aufbewahrungsfrist fest. Der Revenue Code verpflichtet eine Privatperson, eine tägliche Aufzeichnung zu führen und Unterlagen auf Vorladung vorzulegen. Er sagt nirgends, dass sie eine bestimmte Zahl von Jahren aufzubewahren sind.
Der praktische Horizont ist die Vorladungsgrenze in Revenue Code s. 19: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — innerhalb von zwei Jahren ab dem Tag, an dem die Erklärung abgegeben wurde. Bei Verdacht auf Hinterziehung kann der Director-General das verlängern, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — aber nicht über fünf Jahre hinaus. Und wenn Sie nie abgegeben haben, hebt s. 23 die Grenze ganz auf.
Planen Sie also mit mindestens fünf Jahren ab dem Tag, an dem Sie die Erklärung für das jeweilige Jahr abgegeben haben (die Obergrenze des Fensters von s. 19), und bewahren Sie jedes Jahr, für das Sie nie abgegeben haben, ohne zeitliche Grenze auf.
Was der Code von einer Privatperson verlangt
Zwei Pflichten, und keine ist eine Aufbewahrungsdauer:
- eine tägliche Aufzeichnung zu führen;
- Unterlagen vorzulegen, wenn das Revenue Department sie vorlädt.
Für die Zulage eines Arbeitnehmers fügt die Auskunft กค 0702/1831 eine Bedingung hinzu. Zahlt Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Fahrzeugzulage innerhalb der Obergrenze für Beamte (4 Baht pro Kilometer für einen privaten Pkw, 2 für ein Motorrad), sind keine Belege erforderlich. Sie brauchen aber einen Nachweis, dass Sie die Dienstreise genehmigt bekommen haben, mit Angabe der Arbeit und des Zeitraums, vor der Reise erteilt: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (Ein Einzelunternehmer hat keinen Kilometersatz; siehe Thailändischer Einzelunternehmer: keine 4 Baht/km.)
Das Revenue Department sagt fünf Jahre — und nennt keine Vorschrift
Die eigene FAQ des Revenue Department rät Privatpersonen, Unterlagen fünf Jahre aufzubewahren. Sie nennt keine Vorschrift, weil es keine gibt. Es entspricht dem oberen Ende des Rahmens von s. 19, ist aber ein Rat, keine gesetzliche Frist.
Gesellschaften sind anders
Eine Gesellschaft bewahrt ihre Bücher fünf Jahre ab dem Abschlussstichtag nach dem Accounting Act B.E. 2543, s. 14, auf, verlängerbar auf sieben. Ihre Umsatzsteuerunterlagen werden fünf Jahre ab Abgabe nach Revenue Code s. 87/3 aufbewahrt.
Übertragen Sie diese Fristen nicht ohne Weiteres auf sich selbst. Section 8 des Accounting Act nennt, wer daran gebunden ist, und enthält keine natürliche Person, also steht ein thailändischer Einzelunternehmer außerhalb davon. Wenn Sie für eine Gesellschaft fahren, gelten die Fristen der Gesellschaft für deren Bücher, nicht für Ihre persönlichen Aufzeichnungen.
Was es kostet, wenn Sie die Aufzeichnung nicht vorlegen können
Hier liegt der Grund, warum das Vorladungsfenster zählt. Kommen Sie einer Vorladung nach s. 19 nicht nach, darf der Beamte nach s. 21 veranlagen "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — nach eigenem Ermessen. Und "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": Gegen die Veranlagung kann kein Rechtsmittel eingelegt werden.
Es ist keine Geldbuße. Davon getrennt wird eine Reisezulage, die die Bedingungen der Freistellung nach s. 42 nicht erfüllt, zu steuerpflichtigem Einkommen.
Wie lange sollten Sie sie also aufbewahren?
Bewahren Sie das Fahrtenbuch für das längste Fenster auf, das für Sie gelten kann:
- Abgegebene Erklärungen: mindestens fünf Jahre ab dem Tag, an dem Sie die Erklärung für das jeweilige Jahr abgegeben haben (die Obergrenze von s. 19 und der eigene Rat des Revenue Department).
- Jahre, für die Sie nie abgegeben haben: Nach s. 23 gibt es keine zeitliche Grenze, werfen Sie also keine Aufzeichnungen für ein Jahr weg, für das keine Erklärung vorliegt.
- Reisegenehmigungen: Bewahren Sie jede zusammen mit dem Fahrtenbuch auf, das sie stützt. Das Fahrtenbuch zeigt, dass die Fahrten stattfanden; die Genehmigung ist die Bedingung, die ihnen vorausging.
Ein Fahrtenbuch einige Jahre länger aufzubewahren kostet wenig. Es auf Vorladung nicht vorlegen zu können, kostet eine Veranlagung, gegen die kein Rechtsmittel möglich ist.
Wie DriveHub beim Aufbewahren der Aufzeichnung hilft
Die Aufzeichnung ist nur etwas wert, wenn sie vollständig ist. Mit der Standortfreigabe „Immer“ zeichnet DriveHub jede Fahrt im Hintergrund auf — und sagt es Ihnen, falls es einmal eine verpasst. DriveHub ordnet die meisten Fahrten nach Ihren Orten, früheren Strecken und Arbeitszeiten als „Geschäftlich“ oder „Privat“ ein und fragt Sie bei den übrigen. Eine Fahrt von zu Hause zum üblichen Arbeitsplatz beantworten Sie mit „Arbeitsweg“.
Die Fahrten werden auf Ihrem iPhone gespeichert. Bei eingeschalteter iCloud werden sie außerdem über Apples iCloud synchronisiert, und ein neues oder wiederhergestelltes Telefon bringt die Fahrten zurück, die synchronisiert waren. Berichte lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren (die Exporte gehören zu DriveHub Pro), sodass eine Kopie bei Ihren eigenen Unterlagen liegen kann, so lange Sie sie aufbewahren möchten. DriveHub legt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist fest und verspricht auch keine. Wie lange Sie die Datei aufbewahren, ist die oben beschriebene Entscheidung – und sie liegt bei Ihnen.
Für die Zulage eines Arbeitnehmers in Thailand rechnet DriveHub mit der kürzeren von zwei Strecken: einer geschätzten kürzesten Route und der aufgezeichneten Strecke — siehe Thailands anrechenbare Strecke.
DriveHub gibt es im App Store für das iPhone. Thailands weitere Regeln stehen auf der Seite zu Thailand, und das Einrichten der automatischen Aufzeichnung dauert einmalig wenige Minuten.
Diese Seite gibt wieder, was der Revenue Code, der Accounting Act und die Auskunft กค 0702/1831 des Revenue Department sagen, und belegt sie, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kann Ihre Umstände nicht berücksichtigen. Wo es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.
Die vollständige Regel mit ihren Rechtsquellen: Thailand: Anforderungen an das Fahrtenbuch.