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Combien de temps conserver ses relevés kilométriques en Thaïlande : pas de durée fixe, mais prévoyez cinq ans
La réponse courte
Pour un particulier qui dépose une déclaration, la loi thaïlandaise ne fixe aucune durée de conservation. Le Revenue Code oblige un particulier à tenir un relevé quotidien et à produire des documents sur convocation. Il ne dit jamais de les conserver pendant un nombre d'années déterminé.
L'horizon pratique est la limite de convocation du s. 19 du Revenue Code : « ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ » — dans les deux ans à compter de la date de dépôt de la déclaration. En cas de soupçon de fraude, le Directeur général du Revenue Department peut la prolonger, « แต่ต้องไม่เกินห้าปี » — sans dépasser cinq ans. Et si vous n'avez jamais déposé de déclaration, le s. 23 supprime toute limite.
Prévoyez donc au moins cinq ans à compter de la date où vous avez déposé la déclaration de chaque année (le plafond de la fenêtre du s. 19), et conservez sans limite de durée toute année pour laquelle vous n'avez jamais déposé.
Ce que le Code demande à un particulier
Deux obligations, et aucune n'est une durée de conservation :
- tenir un relevé quotidien ;
- produire des documents lorsque le Revenue Department les réclame par convocation.
Pour l'indemnité d'un salarié, le rescrit กค 0702/1831 ajoute une condition. Si votre employeur vous verse une indemnité de véhicule dans la limite du plafond des fonctionnaires (4 bahts par kilomètre pour une voiture personnelle, 2 pour une moto), aucun justificatif n'est exigé. Il vous faut en revanche la preuve que vous avez été autorisé à vous déplacer pour le travail, désignant le travail et la période, délivrée avant le déplacement : « หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน ». (Un indépendant n'a aucun chiffre au kilomètre ; voir Indépendant thaïlandais : pas de 4 bahts/km.)
Le Revenue Department dit cinq ans — et ne cite rien
La FAQ du Revenue Department dit elle-même aux particuliers de conserver les documents cinq ans. Elle ne cite aucune disposition, car il n'y en a pas. Cela correspond au haut de la fourchette du s. 19, mais c'est une recommandation, pas une durée légale.
Les sociétés, c'est différent
Une société conserve ses livres cinq ans à compter de la date de clôture des comptes selon l'Accounting Act B.E. 2543, s. 14, prolongeable à sept. Ses pièces de TVA sont conservées cinq ans à compter du dépôt selon le s. 87/3 du Revenue Code.
Ne reportez pas ces durées sur vous-même par défaut. Le s. 8 de l'Accounting Act énumère les personnes qu'il lie et ne contient aucune personne physique, de sorte qu'un indépendant thaïlandais en est exclu. Si vous conduisez pour une société, ce sont les durées propres à la société qui s'appliquent aux livres de la société, pas à vos relevés personnels.
Ce qu'il en coûte si vous ne pouvez pas produire le relevé
C'est ce qui donne son poids à la fenêtre de convocation. En vertu du s. 21, si vous ne répondez pas à une convocation du s. 19, l'agent peut établir la taxation « ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง » — comme il l'estime juste. Et « ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน » : la taxation ne peut pas faire l'objet d'un recours.
Ce n'est pas une amende. Par ailleurs, une indemnité de déplacement qui ne remplit pas les conditions de l'exonération du s. 42 devient un revenu imposable.
Alors, combien de temps les conserver ?
Conservez le carnet pour la plus longue fenêtre susceptible de s'appliquer à vous :
- Déclarations déposées : au moins cinq ans à compter de la date de dépôt de la déclaration de chaque année (le plafond du s. 19, et le conseil du Revenue Department lui-même).
- Années jamais déclarées : il n'y a aucune limite de temps selon le s. 23 ; ne jetez donc pas les relevés d'une année sans déclaration déposée.
- Autorisations de déplacement : conservez chacune avec le carnet qu'elle étaye. Le carnet montre que les déplacements ont eu lieu ; l'autorisation est la condition qui les a précédés.
Garder un carnet quelques années de plus coûte peu. Ne pas pouvoir le produire sur convocation coûte une taxation sans recours possible.
Comment DriveHub aide à conserver le relevé
Un relevé ne vaut la peine d'être conservé que s'il est complet. Avec l'accès à la position réglé sur « Toujours », DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan — et s'il en manque un, il vous le signale. DriveHub classe la plupart des trajets en « Professionnel » ou « Privé » d'après vos lieux, vos itinéraires passés et vos horaires de travail, et vous interroge sur le reste. Un trajet du domicile à votre lieu de travail habituel se classe « Domicile-travail ».
Les trajets sont stockés sur votre iPhone. Avec iCloud activé, ils se synchronisent aussi via iCloud d'Apple, et un téléphone neuf ou restauré retrouve les trajets qui avaient été synchronisés. Les rapports peuvent être exportés en PDF, Excel ou CSV (les exports font partie de DriveHub Pro), de sorte qu'une copie peut rester avec vos propres papiers aussi longtemps que vous choisissez de la garder. DriveHub ne fixe ni ne promet aucune durée légale de conservation. La durée de conservation du fichier est la décision exposée plus haut, et elle vous appartient.
Pour l'indemnité d'un salarié en Thaïlande, DriveHub valorise la plus courte de deux distances : une estimation de l'itinéraire le plus court et la distance enregistrée — voir la distance indemnisable en Thaïlande.
DriveHub est sur l'App Store pour iPhone. Les autres règles thaïlandaises figurent sur la page de la Thaïlande, et configurer le suivi automatique prend quelques minutes, une seule fois.
Cette page expose ce que disent le Revenue Code, l'Accounting Act et le rescrit กค 0702/1831 du Revenue Department, et les cite pour que vous puissiez vérifier. Elle ne constitue pas un conseil fiscal et ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il y a de l'argent en jeu, consultez votre comptable — et apportez les relevés.
La règle complète, avec les textes dont elle découle : Thaïlande : exigences du journal kilométrique.