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Por quanto tempo guardar registros de quilometragem na Tailândia: sem prazo fixo, mas conte com cinco anos
A resposta curta
Para uma pessoa física que declara, a lei tailandesa não fixa nenhum prazo de guarda. O Revenue Code obriga a pessoa física a fazer um registro diário e a apresentar documentos quando intimada. Ele nunca diz para guardá-los por um número determinado de anos.
O horizonte prático é o limite de intimação da s. 19 do Revenue Code: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — dentro de dois anos a contar da data em que a declaração foi entregue. Em caso de suspeita de evasão, o Director-General pode estender esse prazo, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — mas não além de cinco anos. E, se você nunca declarou, a s. 23 elimina o limite por completo.
Então conte com pelo menos cinco anos a partir da data em que você entregou a declaração de cada ano (o teto da janela da s. 19), e guarde sem limite de tempo qualquer ano que você nunca declarou.
O que o Código pede de uma pessoa física
Dois deveres, e nenhum é um prazo de armazenamento:
- fazer um registro diário;
- apresentar documentos quando o Revenue Department os intimar.
Para a ajuda de custo de um empregado, a resposta กค 0702/1831 acrescenta uma condição. Se o seu empregador paga a você uma ajuda de custo de veículo dentro do teto dos servidores (4 baht por quilômetro para um carro particular, 2 para uma moto), não são exigidos recibos. Você precisa, sim, de comprovação de que foi aprovado para viajar a trabalho, indicando o trabalho e o período, dada antes da viagem: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (Um autônomo não tem valor por quilômetro; veja Autônomo na Tailândia: sem 4 baht/km.)
O Revenue Department diz cinco anos — e não cita nada
O próprio FAQ do Revenue Department diz às pessoas físicas para guardar os documentos por cinco anos. Ele não cita nenhuma disposição, porque não existe nenhuma. Coincide com o topo da faixa da s. 19, mas é uma orientação, não um prazo legal.
As empresas são diferentes
Uma empresa guarda a sua escrituração cinco anos a partir da data de encerramento das contas, conforme o Accounting Act B.E. 2543, s. 14, prorrogável para sete. Os seus registros de IVA são guardados cinco anos a partir da entrega, conforme a s. 87/3 do Revenue Code.
Não leve esses prazos para si por padrão. A Seção 8 do Accounting Act lista quem está sujeito a ele e não contém nenhuma pessoa física, então um autônomo tailandês fica fora dele. Se você dirige para uma empresa, os prazos da própria empresa valem para a escrituração dela, não para os seus registros pessoais.
O que custa não conseguir apresentar o registro
É esta a parte que faz a janela da intimação importar. Pela s. 21, se você não cumprir uma intimação da s. 19, o fiscal pode lançar o imposto "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — como achar correto. E "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": não se pode recorrer do lançamento.
Não é uma multa. Separadamente, uma ajuda de custo de viagem que não atende às condições da isenção da s. 42 passa a ser renda tributável.
Então por quanto tempo guardar?
Guarde o registro pela mais longa das janelas que podem se aplicar a você:
- Declarações entregues: pelo menos cinco anos a partir da data em que você entregou a declaração de cada ano (o teto da s. 19 e o próprio conselho do Revenue Department).
- Anos que você nunca declarou: não há limite de tempo pela s. 23, então não descarte registros de um ano sem declaração entregue.
- Autorizações de viagem: guarde cada uma junto com o registro que ela sustenta. O registro mostra que as viagens aconteceram; a autorização é a condição que veio antes delas.
Guardar um registro por anos a mais custa pouco. Não conseguir apresentá-lo quando intimado custa um lançamento de que você não pode recorrer.
Como o DriveHub ajuda a manter o registro
O registro só vale a pena se estiver completo. Com o acesso à localização em Sempre, o DriveHub registra todas as viagens em segundo plano — e, se algum dia deixar uma passar, avisa você. O DriveHub classifica a maioria das viagens como Trabalho ou Pessoal pelos seus locais, rotas anteriores e horário de trabalho, e pergunta sobre o resto. Uma viagem de casa ao seu local de trabalho habitual é respondida como Trajeto ao trabalho.
As viagens ficam armazenadas no seu iPhone. Com o iCloud ativado, elas também são sincronizadas pelo iCloud da Apple, e um telefone novo ou restaurado traz de volta as viagens que haviam sido sincronizadas. Os relatórios podem ser exportados em PDF, Excel ou CSV (as exportações fazem parte do DriveHub Pro), de modo que uma cópia pode ficar com os seus próprios papéis pelo tempo que você decidir guardá-la. O DriveHub não define nem promete nenhum prazo legal de guarda. Por quanto tempo guardar o arquivo é a decisão acima, e é sua.
Para a ajuda de custo de um empregado na Tailândia, o DriveHub calcula o menor valor entre uma estimativa de caminho mais curto pela rota e a distância registrada — veja a distância que se pode pedir na Tailândia.
O DriveHub está na App Store para iPhone. As outras regras da Tailândia estão na página da Tailândia, e configurar o rastreamento automático leva alguns minutos, uma única vez.
Esta página reproduz o que dizem o Revenue Code, o Accounting Act e a resposta กค 0702/1831 do Revenue Department, e os cita para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve os registros.
A regra completa, com as normas de onde ela vem: Tailândia: requisitos do registro de quilometragem.