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Quanto tempo guardar registos de quilometragem na Tailândia: sem prazo fixo, mas conte com cinco anos
A resposta curta
Para um particular que entrega declaração, a lei tailandesa não fixa qualquer prazo de conservação. O Revenue Code obriga um particular a fazer um registo diário e a apresentar documentos quando intimado. Nunca diz para os guardar durante um número de anos determinado.
O horizonte prático é o limite da intimação na s. 19 do Revenue Code: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — dentro de dois anos a contar da data em que a declaração foi entregue. Em caso de suspeita de evasão, o Diretor-Geral do Revenue Department pode alargá-lo, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — mas não além de cinco anos. E se nunca entregou declaração, a s. 23 retira por completo o limite.
Portanto, conte com pelo menos cinco anos a partir da data em que entregou a declaração de cada ano (o teto da janela da s. 19), e guarde sem limite de tempo qualquer ano em que nunca entregou.
O que o Código pede a um particular
Dois deveres, e nenhum é um prazo de arquivo:
- fazer um registo diário;
- apresentar documentos quando o Revenue Department os exigir por intimação.
Para o abono de um trabalhador por conta de outrem, a decisão กค 0702/1831 acrescenta uma condição. Se a sua entidade patronal lhe paga um abono de veículo dentro do teto dos funcionários públicos (4 baht por quilómetro para um carro particular, 2 para um motociclo), não são exigidos recibos. Precisa, sim, de comprovativo de que foi autorizado a deslocar-se em trabalho, indicando o trabalho e o período, dado antes da viagem: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (Um independente não tem valor por quilómetro; veja independente tailandês: sem 4 baht/km.)
O Revenue Department diz cinco anos — e não cita nada
As próprias perguntas frequentes do Revenue Department dizem aos particulares para guardarem os documentos durante cinco anos. Não citam nenhuma disposição, porque não há. Coincide com o topo do intervalo da s. 19, mas é uma orientação, não um prazo legal.
As empresas são diferentes
Uma empresa guarda os seus livros cinco anos a contar da data de encerramento das contas, ao abrigo da s. 14 do Accounting Act B.E. 2543, prorrogável para sete. Os seus registos de IVA são guardados cinco anos após a entrega, ao abrigo da s. 87/3 do Revenue Code.
Não transponha esses prazos para si por defeito. A secção 8 do Accounting Act enumera quem lhe está sujeito e não contém nenhuma pessoa singular, pelo que um independente tailandês fica fora dele. Se conduz para uma empresa, os prazos da empresa aplicam-se aos livros da empresa, não aos seus registos pessoais.
O que custa não conseguir apresentar o registo
É esta a parte que faz a janela da intimação importar. Nos termos da s. 21, se não cumprir uma intimação da s. 19, o funcionário pode liquidar "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — como entender adequado. E "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": a liquidação não pode ser objeto de recurso.
Não é uma coima. Separadamente, um abono de deslocação que não cumpra as condições da isenção da s. 42 passa a ser rendimento tributável.
Então quanto tempo deve guardá-los?
Guarde o registo durante a janela mais longa que lhe possa ser aplicável:
- Declarações entregues: pelo menos cinco anos a partir da data em que entregou a declaração de cada ano (o teto da s. 19 e o próprio conselho do Revenue Department).
- Anos em que nunca entregou: não há limite de tempo ao abrigo da s. 23, pelo que não deite fora os registos de um ano sem declaração entregue.
- Autorizações de deslocação: guarde cada uma com o registo que sustenta. O registo mostra que as viagens aconteceram; a autorização é a condição que veio antes delas.
Guardar um registo uns anos a mais custa pouco. Não o conseguir apresentar quando intimado custa uma liquidação de que não pode recorrer.
Como o DriveHub ajuda a manter o registo
O registo só vale a pena se estiver completo. Com a localização definida como «Sempre», o DriveHub regista todas as viagens em segundo plano — e, se alguma vez lhe escapar uma, avisa-o. O DriveHub classifica a maioria das viagens como «Profissional» ou «Pessoal» pelos seus locais, pelos percursos anteriores e pelo horário de trabalho, e pergunta-lhe pelas restantes. Uma viagem de casa para o local de trabalho habitual responde-se como «Deslocação casa-trabalho».
As viagens ficam guardadas no seu iPhone. Com o iCloud ativado, sincronizam-se também através do iCloud da Apple, e um telefone novo ou restaurado recupera as viagens que tinham sido sincronizadas. Os relatórios podem ser exportados em PDF, Excel ou CSV (as exportações fazem parte do DriveHub Pro), de modo que uma cópia possa ficar junto dos seus papéis durante o tempo que decidir mantê-la. O DriveHub não define nem promete qualquer prazo legal de conservação. Durante quanto tempo guardar o ficheiro é a decisão acima, e é sua.
Para o abono de um trabalhador por conta de outrem na Tailândia, o DriveHub calcula o menor valor entre uma estimativa do percurso mais curto por estrada e a distância registada — veja a distância reclamável na Tailândia.
O DriveHub está na App Store para iPhone. As outras regras da Tailândia estão na página da Tailândia, e configurar o registo automático demora uns minutos, uma só vez.
Esta página reproduz o que dizem o Revenue Code, o Accounting Act e a decisão do Revenue Department กค 0702/1831, e identifica-os para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve os registos.
A regra completa, com os diplomas de onde vem: Tailândia: requisitos do registo de quilómetros.