DriveHubLandsguide · Thailand
Hur länge ska du spara körjournalen i Thailand: ingen fastställd tid, men räkna med fem år
Det korta svaret
För en privatperson som deklarerar anger thailändsk lag ingen lagringstid alls. Revenue Code ålägger en privatperson att föra en daglig anteckning och att förete handlingar vid föreläggande. Den säger aldrig att de ska sparas ett visst antal år.
Den praktiska horisonten är gränsen för föreläggande i Revenue Code s. 19: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — inom två år från den dag då deklarationen lämnades. Vid misstanke om skatteundandragande kan generaldirektören förlänga den, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — men inte längre än fem år. Och om du aldrig deklarerat tar s. 23 bort gränsen helt.
Räkna därför med minst fem år från den dag då du lämnade varje års deklaration (taket i s. 19-fönstret), och spara varje år du aldrig deklarerat utan tidsgräns.
Vad lagen ändå kräver av en privatperson
Två skyldigheter, och ingen av dem är en lagringstid:
- att föra en daglig anteckning;
- att förete handlingar när Revenue Department kräver in dem.
För en anställds ersättning lägger ställningstagandet กค 0702/1831 till ett villkor. Om din arbetsgivare betalar dig en fordonsersättning inom tjänstemännens tak (4 baht per kilometer för en privat bil, 2 för en motorcykel) krävs inga kvitton. Du behöver däremot belägg för att du fått godkännande att resa i arbetet, där arbetet och perioden anges, lämnat före resan: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (En egenföretagare har ingen sats per kilometer; se Thailändsk egenföretagare: inga 4 baht/km.)
Revenue Department säger fem år — och anger ingen grund
Revenue Departments egna vanliga frågor säger åt privatpersoner att spara handlingar i fem år. De anger ingen bestämmelse, eftersom det inte finns någon. Det motsvarar toppen av s. 19-intervallet, men det är vägledning, inte en lagstadgad tid.
Bolag är annorlunda
Ett bolag sparar sin bokföring fem år från bokslutsdagen enligt Accounting Act B.E. 2543, s. 14, med möjlighet till förlängning till sju. Dess momshandlingar sparas fem år från deklarationen enligt Revenue Code s. 87/3.
För inte över dessa tider till dig själv som standard. Paragraf 8 i Accounting Act räknar upp vilka som omfattas av den och innehåller ingen fysisk person, så en thailändsk egenföretagare står utanför den. Om du kör åt ett bolag gäller bolagets egna tider för bolagets böcker, inte för dina personliga anteckningar.
Vad det kostar om du inte kan visa upp journalen
Det här är den del som gör att tidsfönstret för föreläggande spelar roll. Enligt s. 21, om du inte följer ett föreläggande enligt s. 19, kan tjänstemannen taxera "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — efter eget bedömande. Och "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": taxeringen får inte överklagas.
Det är inte böter. Separat gäller att en reseersättning som inte uppfyller villkoren för undantaget i s. 42 blir skattepliktig inkomst.
Hur länge bör du alltså spara dem?
Spara journalen för det längsta fönster som kan gälla dig:
- Lämnade deklarationer: minst fem år från den dag då du lämnade varje års deklaration (taket i s. 19 och Revenue Departments eget råd).
- År du aldrig deklarerat: det finns ingen tidsgräns enligt s. 23, så släng inte handlingar för ett år utan lämnad deklaration.
- Resegodkännanden: spara varje godkännande tillsammans med den journal det stöder. Journalen visar att resorna ägde rum; godkännandet är villkoret som kom före dem.
Att spara en journal några år extra kostar lite. Att inte kunna visa upp den när du får ett föreläggande kostar en taxering som du inte kan överklaga.
Så hjälper DriveHub till att bevara journalen
Journalen är bara värd att spara om den är fullständig. Med platsåtkomst inställd på ”Alltid” registrerar DriveHub varje resa i bakgrunden — och om en resa missas säger appen till. DriveHub sorterar de flesta resor som ”Arbete” eller ”Privat” utifrån dina platser, tidigare rutter och arbetstider, och frågar dig om resten. En resa från hemmet till din vanliga arbetsplats besvaras som ”Arbetsresa”.
Resorna lagras på din iPhone. Med iCloud aktiverat synkas de också via Apples iCloud, och en ny eller återställd telefon får tillbaka de resor som hunnit synkas. Rapporter kan exporteras som PDF, Excel eller CSV (exporterna ingår i DriveHub Pro), så en kopia kan ligga bland dina egna papper så länge du väljer att spara den. DriveHub fastställer eller lovar ingen lagstadgad lagringstid. Hur länge filen ska sparas är beslutet ovan, och det är ditt.
För en anställds ersättning i Thailand räknar DriveHub på den kortare av två sträckor: en beräknad kortaste väg och den registrerade sträckan — se Thailands avdragsgilla sträcka.
DriveHub finns i App Store för iPhone. Thailands övriga regler finns på Thailandsidan, och att ställa in automatisk spårning tar några minuter, en enda gång.
Den här sidan redovisar vad Revenue Code, Accounting Act och Revenue Departments ställningstagande กค 0702/1831 säger, och anger dem så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. Där pengar står på spel, fråga din revisor — och ta med journalen.
Hela regeln och källorna den bygger på: Thailand: krav på körjournalen.