DriveHubGuida per Paese · Thailandia
Per quanto tempo conservare i registri chilometrici in Thailandia: nessun periodo fisso, ma metti in conto cinque anni
La risposta breve
Per una persona fisica che presenta la dichiarazione, la legge thailandese non fissa alcun periodo di conservazione. Il Revenue Code obbliga una persona fisica a tenere una registrazione giornaliera e a esibire i documenti quando è citata. Non dice mai di conservarli per un numero stabilito di anni.
L’orizzonte pratico è il limite della citazione nella s. 19 del Revenue Code: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — entro due anni dalla data di presentazione della dichiarazione. In caso di sospetta evasione il direttore generale del Revenue Department può estenderlo, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — ma non oltre cinque anni. E se non hai mai presentato la dichiarazione, la s. 23 elimina del tutto il limite.
Quindi metti in conto almeno cinque anni dalla data in cui hai presentato la dichiarazione di ciascun anno (il tetto della finestra della s. 19), e conserva senza limite di tempo ogni anno per cui non hai mai presentato la dichiarazione.
Che cosa chiede il Codice a una persona fisica
Due obblighi, e nessuno è un periodo di conservazione:
- tenere una registrazione giornaliera;
- esibire i documenti quando il Revenue Department li richiede con una citazione.
Per l’indennità di un dipendente, il parere กค 0702/1831 aggiunge una condizione. Se il tuo datore di lavoro ti paga un’indennità per il veicolo entro il tetto dei funzionari (4 baht al chilometro per un’auto privata, 2 per una moto), non servono ricevute. Serve invece la prova che sei stato autorizzato a viaggiare per lavoro, con l’indicazione del lavoro e del periodo, rilasciata prima del viaggio: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (Un lavoratore autonomo non ha alcuna cifra a chilometro; vedi Lavoratore autonomo thailandese: niente 4 baht/km.)
Il Revenue Department dice cinque anni — e non cita nulla
Le FAQ del Revenue Department dicono alle persone fisiche di conservare i documenti per cinque anni. Non citano alcuna disposizione, perché non ce n’è. Corrisponde al limite massimo dell’intervallo della s. 19, ma è un’indicazione, non un periodo previsto dalla legge.
Le società sono diverse
Una società conserva le proprie scritture cinque anni dalla data di chiusura dei conti ai sensi dell’Accounting Act B.E. 2543, s. 14, prorogabili a sette. I suoi registri IVA si conservano cinque anni dalla presentazione ai sensi della s. 87/3 del Revenue Code.
Non applicare per impostazione predefinita quei periodi a te stesso. La sezione 8 dell’Accounting Act elenca chi è vincolato e non contiene alcuna persona fisica, quindi un lavoratore autonomo thailandese ne è fuori. Se guidi per una società, i periodi della società valgono per le scritture della società, non per i tuoi registri personali.
Quanto costa non poter esibire il registro
Questo è il punto che rende importante la finestra della citazione. Secondo la s. 21, se non ottemperi a una citazione ai sensi della s. 19, il funzionario può accertare "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — come ritiene opportuno. E "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": l’accertamento non può essere impugnato.
Non è una multa. Inoltre, un’indennità di viaggio che non rispetta le condizioni dell’esenzione della s. 42 diventa reddito imponibile.
Quindi per quanto tempo conservarli?
Conserva il registro per la finestra più lunga che può riguardarti:
- Dichiarazioni presentate: almeno cinque anni dalla data in cui hai presentato la dichiarazione di ciascun anno (il tetto della s. 19, e il consiglio dello stesso Revenue Department).
- Anni mai dichiarati: non c’è alcun limite di tempo ai sensi della s. 23, quindi non buttare i registri di un anno senza dichiarazione presentata.
- Autorizzazioni di viaggio: conserva ciascuna insieme al registro che supporta. Il registro mostra che i viaggi sono avvenuti; l’autorizzazione è la condizione che li ha preceduti.
Tenere un registro per qualche anno in più costa poco. Non poterlo esibire quando sei citato costa un accertamento che non puoi impugnare.
Come DriveHub aiuta a conservare il registro
Il registro vale la pena di essere conservato solo se è completo. Con l’accesso alla posizione impostato su «Sempre», DriveHub registra ogni viaggio in background, e se ne perde uno, te lo segnala. DriveHub classifica la maggior parte dei viaggi come «Lavoro» o «Personale» in base ai tuoi luoghi, ai percorsi passati e agli orari di lavoro, e ti chiede degli altri. Un viaggio da casa al tuo solito luogo di lavoro si indica come «Pendolarismo».
I viaggi sono memorizzati sul tuo iPhone. Con iCloud attivo si sincronizzano anche tramite iCloud di Apple, e un telefono nuovo o ripristinato riporta i viaggi che erano stati sincronizzati. I report si possono esportare in PDF, Excel o CSV (le esportazioni fanno parte di DriveHub Pro), così una copia può restare con le tue carte per tutto il tempo che sceglierai di tenerla. DriveHub non stabilisce né promette alcun periodo legale di conservazione. Per quanto tenere il file vale la decisione descritta sopra, ed è tua.
Per l’indennità di un dipendente in Thailandia, DriveHub calcola il minore tra una stima del percorso più breve calcolato e la distanza registrata — vedi la distanza rimborsabile in Thailandia.
DriveHub è sull’App Store per iPhone. Le altre regole della Thailandia sono nella pagina della Thailandia, e configurare il rilevamento automatico richiede pochi minuti, una volta sola.
Questa pagina riporta ciò che dicono il Revenue Code, l’Accounting Act e il parere del Revenue Department กค 0702/1831, e li cita così puoi verificare. Non è consulenza fiscale. Non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista — e porta i registri.
La regola completa, con le norme da cui deriva: Thailandia: requisiti del registro chilometri.