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Cuánto tiempo conservar los registros de kilometraje en Tailandia: no hay plazo fijo, pero cuenta con cinco años
La respuesta corta
Para una persona física que declara, la ley tailandesa no fija ningún plazo de conservación. El Revenue Code obliga a una persona física a llevar un registro diario y a presentar documentos cuando se le cita. Nunca dice que haya que conservarlos durante un número determinado de años.
El horizonte práctico es el límite de la citación del Revenue Code s. 19: "ภายในเวลาสองปี นับแต่วันที่ได้ยื่นรายการ" — dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración. Si se sospecha evasión, el director general del Revenue Department puede ampliarlo, "แต่ต้องไม่เกินห้าปี" — pero no más allá de cinco años. Y si nunca presentaste declaración, el s. 23 elimina el límite por completo.
Así que cuenta con al menos cinco años desde la fecha en que presentaste la declaración de cada año (el techo de la ventana del s. 19), y conserva sin límite de tiempo cualquier año que nunca declaraste.
Qué pide el Código a una persona física
Dos obligaciones, y ninguna es un periodo de almacenamiento:
- llevar un registro diario;
- presentar los documentos cuando el Revenue Department los cite.
Para la asignación de un empleado, la resolución กค 0702/1831 añade una condición. Si tu empleador te paga una asignación por vehículo dentro del tope de los funcionarios (4 baht por kilómetro para un coche particular, 2 para una motocicleta), no se exigen recibos. Sí necesitas prueba de que se te autorizó a viajar por trabajo, con el trabajo y el periodo, entregada antes del viaje: "หลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงาน". (Un autónomo no tiene cifra por kilómetro; consulta autónomo tailandés: sin 4 baht/km.)
El Revenue Department dice cinco años — y no cita nada
Las propias preguntas frecuentes del Revenue Department indican a las personas físicas que conserven los documentos cinco años. No citan ninguna disposición, porque no existe. Coincide con el extremo superior del intervalo del s. 19, pero es una orientación, no un plazo legal.
Las empresas son distintas
Una empresa conserva sus libros cinco años desde la fecha de cierre de las cuentas según la Accounting Act B.E. 2543, s. 14, ampliables a siete. Sus registros de IVA se conservan cinco años desde la presentación según el Revenue Code s. 87/3.
No traslades por defecto esos plazos a tu caso. El artículo 8 de la Accounting Act enumera quién está sujeto a ella y no contiene ninguna persona física, así que un autónomo tailandés queda fuera. Si conduces para una empresa, los plazos de la propia empresa se aplican a los libros de la empresa, no a tus registros personales.
Qué cuesta no poder presentar el registro
Esta es la parte que hace que importe la ventana de la citación. Según el s. 21, si no cumples una citación del s. 19, el funcionario puede liquidar "ตามที่รู้เห็นว่าถูกต้อง" — según lo que considere oportuno. Y "ห้ามมิให้อุทธรณ์การประเมิน": la liquidación no se puede recurrir.
No es una multa. Aparte, una asignación de viaje que no cumpla las condiciones de la exención del s. 42 pasa a ser renta sujeta a tributación.
Entonces, ¿cuánto tiempo conservarlos?
Conserva el registro durante la ventana más larga que pueda aplicarse a ti:
- Declaraciones presentadas: al menos cinco años desde la fecha en que presentaste la declaración de cada año (el techo del s. 19 y el propio consejo del Revenue Department).
- Años que nunca declaraste: no hay límite de tiempo según el s. 23, así que no tires los registros de un año sin declaración presentada.
- Autorizaciones de viaje: conserva cada una junto con el registro al que respalda. El registro demuestra que los viajes ocurrieron; la autorización es la condición que los precedió.
Conservar un registro unos años de más cuesta poco. No poder presentarlo cuando te citan cuesta una liquidación que no puedes recurrir.
Cómo ayuda DriveHub a conservar el registro
El registro solo vale la pena conservarlo si está completo. Con el acceso a la ubicación en «Siempre», DriveHub registra cada trayecto en segundo plano — y si alguna vez se le escapa uno, te avisa. DriveHub clasifica la mayoría de los trayectos como «Trabajo» o «Personal» según tus lugares, tus rutas anteriores y tu horario laboral, y te pregunta por el resto. Un trayecto de casa a tu lugar de trabajo habitual se responde como «Trayecto al trabajo».
Los trayectos se guardan en tu iPhone. Con iCloud activado, también se sincronizan a través de iCloud de Apple, y un teléfono nuevo o restaurado recupera los trayectos que ya se habían sincronizado. Los informes se pueden exportar en PDF, Excel o CSV (las exportaciones forman parte de DriveHub Pro), de modo que puede quedar una copia junto a tus propios papeles todo el tiempo que decidas guardarla. DriveHub no establece ni promete ningún plazo legal de conservación. Cuánto tiempo guardar el archivo es la decisión de arriba, y es tuya.
Para la asignación de un empleado en Tailandia, DriveHub valora la menor de dos cifras: una estimación de la ruta más corta y la distancia registrada — consulta la distancia deducible en Tailandia.
DriveHub está en la App Store para iPhone. Las demás normas de Tailandia están en la página de Tailandia, y configurar el seguimiento automático lleva unos minutos, una sola vez.
Esta página recoge lo que dicen el Revenue Code, la Accounting Act y la resolución del Revenue Department กค 0702/1831, y los cita para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal. No conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva los registros.
La norma completa, con los textos de los que procede: Tailandia: requisitos del registro de kilometraje.