DriveHubLandeguide · Sverige
Sverige siger, hvor din körjournal skal opbevares, ikke kun hvor længe
Sverige fastsætter en opbevaringsfrist som alle andre, og siger også, hvor optegnelserne skal opbevares: i Sverige, med mulighed for at udskrive dem. For en enkeltmandsvirksomhed, hvis kørebog ligger i skyen, er det et reelt spørgsmål.
Det korte svar
Er du bokföringsskyldig, hvilket for de fleste læsere betyder, at du driver en enkeltmandsvirksomhed, kræver bokföringslagen 7 kap. 2 §, at du opbevarer dine optegnelser i syv år og i Sverige, sammen med det udstyr, der skal til for at udskrive dem. 7 kap. 3 a § tillader kun opbevaring andre steder i EU, hvis du underretter Skatteverket, og optegnelserne forbliver umiddelbart tilgængelige elektronisk. Og 7 kap. 1 § kræver, at en elektronisk optegnelse opbevares i det format og med det indhold, den havde, da den blev lavet.
En lønmodtager med en förmånsbil er ikke bokföringsskyldig, så reglen om opbevaringssted rækker slet ikke til en lønmodtagers egen körjournal.
De fleste opbevaringsregler siger kun, hvor længe. Denne siger også hvor.
Hvem binder reglen om opbevaringssted?
Reglen om opbevaringssted står i bogføringsloven, så den binder den, som den lov binder. Efter 2 kap. 6 § er det den selvstændige, ikke lønmodtageren.
For en selvstændig er körjournalen en del af optegnelserne bag virksomhedens regnskab. Den følger hele 7 kap.: syv år fra udgangen af det kalenderår, hvor räkenskapsåret sluttede, i Sverige, kan udskrives og i sin oprindelige form.
For en lønmodtager med en förmånsbil er svaret et andet på alle punkter. Skatteverkets side om körjournal foreskriver ingen opbevaringsfrist. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § pålægger en dokumentationspligt og nævner intet antal år. Den praktiske horisont er vinduet på seks år for efterbeskattning i SFL 66 kap. 27 §, som regnes fra en anden begivenhed end de syv. Bogføringslovens regel om opbevaringssted gælder ikke, fordi bogføringsloven ikke gælder.
Ved kørsel i egen bil er der slet ingen foreskreven form. Skatteverket beder kun om "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten" — et grundlag, der viser, hvor meget du har kørt i virksomheden. Hvor den virksomhed er en enkeltmandsvirksomhed, er det grundlag en del af dens optegnelser og følger 7 kap. som resten.
I Sverige, med mulighed for at udskrive
7 kap. 2 § knytter optegnelserne til et sted og til en evne: opbevaret i Sverige, sammen med det udstyr, der skal til for at udskrive dem. En elektronisk optegnelse, du kun kan se gennem én tjeneste på én enhed og uden mulighed for at lave en papirkopi, opfylder ikke åbenlyst den anden del.
7 kap. 3 a § er undtagelsen, og den har betingelser. Opbevaring andre steder i EU er tilladt efter underretning af Skatteverket, med umiddelbar elektronisk adgang til optegnelserne fra Sverige. Reglen siger ikke "alle steder er fine, bare det er sikkert". Den tillader et bestemt alternativ, som du skal anmelde først.
For en selvstændig, hvis kørebog ligger i en skytjeneste, er det et spørgsmål om at overholde reglerne, ikke kun et teknisk spørgsmål. Hvor opbevarer tjenesten dataene? Er det inden for EU? Er Skatteverket blevet underrettet? Det er tre spørgsmål, og kun du kan besvare det tredje.
Som den var, da den blev lavet
7 kap. 1 § tilføjer et krav om form. En elektronisk optegnelse skal opbevares i det format og med det indhold, den havde, da den blev lavet. Et regneark tastet ind igen i marts ud fra en liste over ture er et nyt dokument. Den optegnelse, reglen mener, er den, der blev lavet på tidspunktet.
Det hænger tæt sammen med det, körjournalen selv skal indeholde. For en elektronisk körjournal gør Skatteverket hver overskrift i sit eksempel til et ska, og de overskrifter er opregnet i hvad en elektronisk körjournal skal indeholde. En journal, der opfylder listen over felter og derefter går tabt, bliver skrevet om eller opbevares et sted, som ingen har fortalt Skatteverket om, fejler stadig — på 7 kap. i stedet for på listen.
Nederlandene siger derimod intet om sted og en hel del om tid. Dets syv år begynder først, når en optegnelse ikke længere er aktuel. Se hvornår det hollandske opbevaringsur starter.
Før du stoler på en kopi i skyen
- Er du bokföringsskyldig? Er du lønmodtager, rækker 7 kap. ikke til din egen körjournal. Seks år fra den relevante begivenhed er den horisont, du skal planlægge efter.
- Findes der en kopi i Sverige, som du kan udskrive? Ligger den eneste kopi i en skytjeneste, så find ud af, hvor tjenesten opbevarer den.
- Opbevares den andre steder i EU — er Skatteverket blevet underrettet, og kan optegnelsen åbnes med det samme fra Sverige?
- Er den gemte fil den, der blev lavet på tidspunktet, uændret, og ikke en senere indtastning?
- Vil kopien overleve telefonen og enhver app på den? Syv år fra udgangen af det år, räkenskapsåret sluttede, er lang tid.
Hvad DriveHub ændrer, og hvad den ikke ændrer
En körjournal på papir i en skuffe i Sverige opfylder 7 kap. 2 § uden videre. Software gør ikke spørgsmålet om opbevaring lettere. Det, software ændrer, er optegnelsen: Ingen rekonstruerer et års startadresser og kilometeraflæsninger i marts, og en rekonstruktion er ikke den optegnelse, 7 kap. 1 § beder dig gemme.
DriveHub registrerer hver tur i baggrunden og spørger bagefter, hvilke der var erhverv. Rapporten viser blandt Skatteverkets overskrifter datoen, begge adresser, afstanden, kilometerstanden ved start og slut på hver tur og ved årets grænser, formålet med dine egne ord og den virksomhed eller kontaktperson, du besøgte.
Hvor DriveHub opbevarer den, sagt ligeud. Dine ture oprettes på din iPhone og bliver dér eller i din egen private iCloud-database, som hører til din Apple-konto. DriveHub vælger ikke, hvor Apple opbevarer den database, og kan ikke sige, om en kopi dér tæller som opbevaret i Sverige. DriveHub kan ikke læse den. PDF-, Excel- og CSV-eksporter laves på telefonen og virker offline. Det giver en selvstændig en fil at gemme, som den blev lavet, i Sverige, på en printer eller på papir. Det skridt er dit at tage, og intet her påstår, at kopien i skyen alene opfylder 7 kap.
Denne side gengiver, hvad bokföringslagen og Skatteverket siger, og angiver paragrafferne, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din revisor, og tag körjournalen med.
Den fulde regel med de retsakter, den bygger på: Sverige: krav til kørebogen.