DriveHubVodič za državu · Švedska
Švedska propisuje gdje se körjournal mora čuvati, a ne samo koliko dugo
Švedska propisuje rok čuvanja kao i svi ostali, ali kaže i gdje se zapisi moraju čuvati: u Švedskoj, uz mogućnost ispisa. Za samostalnog poduzetnika čija evidencija živi u oblaku to je stvarno pitanje.
Kratki odgovor
Ako ste bokföringsskyldig (obveznik vođenja poslovnih knjiga), što za većinu čitatelja znači da vodite obrt kao samostalni poduzetnik, bokföringslagen 7 kap. 2 § traži da svoje zapise čuvate sedam godina i u Švedskoj, zajedno s opremom potrebnom za njihov ispis. 7 kap. 3 a § dopušta pohranu drugdje u EU-u samo ako o tome obavijestite Skatteverket (švedsku poreznu upravu) i ako zapisi ostanu odmah dostupni elektronički. A 7 kap. 1 § traži da se elektronički zapis čuva u obliku i sa sadržajem koji je imao kad je nastao.
Zaposlenik s förmånsbil (službenim automobilom koji koristi i privatno) nije bokföringsskyldig, pa pravilo o mjestu pohrane uopće ne obuhvaća zaposlenikovu vlastitu körjournal.
Većina pravila o čuvanju kaže samo koliko dugo. Ovo kaže i gdje.
Koga obvezuje pravilo o mjestu pohrane?
Pravilo o mjestu pohrane nalazi se u zakonu o knjigovodstvu, pa obvezuje onoga koga obvezuje taj zakon. Prema 2 kap. 6 § to je samostalni poduzetnik, a ne zaposlenik.
Za samostalnog poduzetnika körjournal je dio zapisa na kojima počivaju poslovne knjige. Podliježe cijelom 7 kap.: sedam godina od kraja kalendarske godine u kojoj je zaključena räkenskapsår (poslovna godina), u Švedskoj, s mogućnošću ispisa i u izvornom obliku.
Za zaposlenika s förmånsbil odgovor je drukčiji u svakoj točki. Skatteverketova stranica o körjournal ne propisuje rok čuvanja. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § nameće obvezu dokumentiranja i ne navodi broj godina. Praktični horizont jest šestogodišnji rok za efterbeskattning (naknadno oporezivanje) iz SFL 66 kap. 27 §, koji se računa od drugog događaja nego sedam godina. Pravilo zakona o knjigovodstvu o mjestu ne primjenjuje se, jer se ne primjenjuje ni sam zakon o knjigovodstvu.
Kod vlastitog automobila propisanog oblika uopće nema. Skatteverket traži samo "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", zapis o tome koliko ste vozili u poslovanju. Ako je to poslovanje samostalnog poduzetnika, underlag je dio njegovih zapisa i podliježe 7 kap. kao i ostalo.
U Švedskoj, s mogućnošću ispisa
7 kap. 2 § zapise veže uz mjesto i uz mogućnost: pohranjeni u Švedskoj, zajedno s opremom potrebnom za njihov ispis. Elektronički zapis koji možete vidjeti samo kroz jednu uslugu, na jednom uređaju, bez mogućnosti izrade papirnate kopije, ne ispunjava očito drugi dio.
7 kap. 3 a § jest iznimka, i ima uvjete. Pohrana drugdje u EU-u dopuštena je uz obavijest Skatteverketu, s trenutačnim elektroničkim pristupom zapisima iz Švedske. Pravilo ne kaže „bilo gdje je u redu dok je sigurno“. Dopušta točno određenu alternativu koju najprije morate prijaviti.
Za samostalnog poduzetnika čija evidencija vožnji živi u usluzi u oblaku to je pitanje usklađenosti, a ne samo tehničko pitanje. Gdje usluga drži podatke? Je li to unutar EU-a? Je li Skatteverket obaviješten? To su tri pitanja, a na treće možete odgovoriti samo vi.
Kakva je bila kad je nastala
7 kap. 1 § dodaje zahtjev o obliku. Elektronički zapis mora se čuvati u obliku i sa sadržajem koji je imao kad je nastao. Tablica pretipkana u ožujku s popisa vožnji novi je dokument. Zapis koji pravilo ima na umu jest onaj nastao u vrijeme vožnje.
To se usko nadovezuje na ono što sama körjournal mora sadržavati. Za elektroničku körjournal Skatteverket svaki naslov svojeg primjera čini obveznim (ska), a ti su naslovi navedeni u što elektronička körjournal mora sadržavati. Evidencija koja ispunjava popis podataka, a zatim bude izgubljena, prepisana ili pohranjena negdje o čemu Skatteverket nitko nije obavijestio, i dalje ne prolazi — ovaj put na temelju 7 kap., a ne popisa.
Nizozemska, nasuprot tome, ne kaže ništa o mjestu, a mnogo o vremenu. Njezinih sedam godina počinje tek kad zapis prestane biti aktualan. Pogledajte kada počinje nizozemski rok čuvanja.
Prije nego što se oslonite na kopiju u oblaku
- Jeste li bokföringsskyldig? Ako ste zaposlenik, 7 kap. ne obuhvaća vašu vlastitu körjournal. Horizont za planiranje jest šest godina od mjerodavnog događaja.
- Postoji li kopija u Švedskoj koju možete ispisati? Ako je jedina kopija u usluzi u oblaku, saznajte gdje je ta usluga pohranjuje.
- Ako je pohranjena drugdje u EU-u, je li Skatteverket obaviješten i može li se zapis odmah otvoriti iz Švedske?
- Je li sačuvana datoteka ona nastala u vrijeme vožnje, nepromijenjena, a ne kasnije pretipkana?
- Hoće li kopija nadživjeti telefon i svaku aplikaciju na njemu? Sedam godina od kraja godine u kojoj je zaključena räkenskapsår dugo je vrijeme.
Što DriveHub mijenja, a što ne
Papirnata körjournal u ladici u Švedskoj ispunjava 7 kap. 2 § bez ikakva truda. Softver ne olakšava pitanje pohrane. Softver mijenja sam zapis: nitko u ožujku ne rekonstruira cijelu godinu polaznih adresa i stanja brojila, a rekonstrukcija nije zapis koji 7 kap. 1 § traži da čuvate.
DriveHub bilježi svaku vožnju u pozadini i poslije pita koje su bile poslovne. Izvješće ispisuje, od Skatteverketovih naslova, datum, obje adrese, udaljenost, stanje brojila na početku i na kraju svake vožnje i na granicama godine, svrhu vašim riječima te tvrtku ili kontakt koji ste posjetili.
Gdje ga DriveHub drži, jasno rečeno. Vaše vožnje nastaju na vašem iPhoneu i ostaju ondje ili u vašoj vlastitoj privatnoj iCloud bazi podataka, koja pripada vašem Apple računu. DriveHub ne bira gdje Apple pohranjuje tu bazu i ne može vam reći vrijedi li ondje pohranjena kopija kao pohranjena u Švedskoj. DriveHub je ne može čitati. Izvozi u PDF, Excel i CSV izrađuju se na telefonu i rade bez veze s internetom. To samostalnom poduzetniku daje datoteku koju može čuvati kakva je nastala, u Švedskoj, na pisaču ili na papiru. Taj korak je na vama, i ništa ovdje ne tvrdi da sama kopija u oblaku ispunjava 7 kap.
Ova stranica prenosi ono što kažu bokföringslagen i Skatteverket i navodi paragrafe kako biste mogli provjeriti. Nije porezni savjet i ne poznaje vašu situaciju. Kad je riječ o novcu, pitajte svog revizora (revisor) — i ponesite körjournal.
Cijelo pravilo s propisima iz kojih proizlazi: Švedska: zahtjevi za evidenciju kilometraže.