DriveHubPrzewodnik po kraju · Szwecja
Szwecja mówi nie tylko, jak długo przechowywać körjournal, ale też gdzie
Szwecja ustala okres przechowywania jak wszyscy, ale mówi też, gdzie dokumenty mają być przechowywane: w Szwecji, razem z możliwością ich wydrukowania. Dla jednoosobowej firmy, której ewidencja jest w chmurze, to realne pytanie.
Krótka odpowiedź
Jeśli jesteś bokföringsskyldig, co dla większości czytelników oznacza jednoosobową działalność gospodarczą, bokföringslagen 7 kap. 2 § wymaga przechowywania dokumentów przez siedem lat i w Szwecji, razem ze sprzętem potrzebnym do ich wydrukowania. 7 kap. 3 a § pozwala przechowywać je w innym kraju UE tylko wtedy, gdy zawiadomisz Skatteverket, a dokumenty pozostaną natychmiast dostępne elektronicznie. A 7 kap. 1 § wymaga, by zapis elektroniczny był przechowywany w formacie i z treścią, jakie miał w chwili sporządzenia.
Pracownik z förmånsbil nie jest bokföringsskyldig, więc przepis o miejscu przechowywania w ogóle nie dotyczy jego własnego körjournal.
Większość przepisów o przechowywaniu mówi tylko, jak długo. Ten mówi też gdzie.
Kogo wiąże przepis o miejscu przechowywania?
Przepis o miejscu przechowywania jest w ustawie o rachunkowości, więc wiąże tych, których wiąże ta ustawa. Zgodnie z 2 kap. 6 § to osoba prowadząca jednoosobową działalność, a nie pracownik.
Przy jednoosobowej działalności körjournal jest częścią dokumentacji, na której opierają się księgi firmy. Podlega całemu 7 kap.: siedem lat od końca roku kalendarzowego, w którym zamknięto räkenskapsår, w Szwecji, z możliwością wydruku i w pierwotnej formie.
Przy pracowniku z förmånsbil odpowiedź jest inna w każdym punkcie. Strona Skatteverket o körjournal nie określa żadnego okresu przechowywania. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § nakłada obowiązek dokumentacji i nie podaje liczby lat. Praktycznym horyzontem jest sześcioletnie okno efterbeskattning z SFL 66 kap. 27 §, liczone od innego zdarzenia niż siedem lat. Przepis ustawy o rachunkowości o miejscu nie ma zastosowania, bo nie ma zastosowania sama ustawa.
Przy własnym samochodzie nie ma żadnej wymaganej formy. Skatteverket prosi jedynie o „ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten”, czyli dokument pokazujący, ile przejechałeś w ramach działalności. Jeśli ta działalność jest jednoosobowa, underlag jest częścią jej dokumentacji i podlega 7 kap. jak cała reszta.
W Szwecji, z możliwością wydruku
7 kap. 2 § wiąże dokumenty z miejscem i z możliwością: przechowywane w Szwecji, razem ze sprzętem potrzebnym do ich wydrukowania. Zapis elektroniczny, który możesz obejrzeć tylko przez jedną usługę, na jednym urządzeniu, bez możliwości sporządzenia kopii papierowej, trudno uznać za spełniający tę drugą część.
7 kap. 3 a § to wyjątek, i ma warunki. Przechowywanie w innym kraju UE jest dozwolone po zawiadomieniu Skatteverket, przy natychmiastowym dostępie elektronicznym do dokumentów ze Szwecji. Przepis nie mówi „wszędzie wolno, byle bezpiecznie”. Dopuszcza konkretną alternatywę, którą trzeba najpierw zgłosić.
Dla jednoosobowej firmy, której ewidencja przebiegu jest w usłudze chmurowej, to pytanie o zgodność z przepisami, a nie tylko techniczne. Gdzie usługa przechowuje dane? Czy to w UE? Czy Skatteverket został zawiadomiony? To trzy pytania, a na trzecie odpowiedzieć możesz tylko ty.
W formie, jaką miał w chwili sporządzenia
7 kap. 1 § dodaje wymóg dotyczący formy. Zapis elektroniczny musi być przechowywany w formacie i z treścią, jakie miał w chwili sporządzenia. Arkusz przepisany w marcu z listy przejazdów to nowy dokument. Przepis ma na myśli zapis powstały w danym momencie.
To ściśle łączy się z tym, co musi zawierać sam körjournal. W elektronicznym körjournal Skatteverket czyni każdą rubrykę swojego przykładu obowiązkową (ska), a te rubryki wymienia artykuł co musi zawierać elektroniczny körjournal. Dziennik, który spełnia listę rubryk, a potem zostaje zgubiony, przepisany albo przechowany gdzieś, o czym nikt nie zawiadomił Skatteverket, i tak zawodzi — z powodu 7 kap., a nie listy.
Holandia natomiast nie mówi nic o miejscu, a bardzo dużo o czasie. Tamtejsze siedem lat zaczyna się dopiero wtedy, gdy zapis przestaje być aktualny. Zobacz, kiedy zaczyna biec holenderski termin przechowywania.
Zanim zaufasz kopii w chmurze
- Czy jesteś bokföringsskyldig? Jeśli jesteś pracownikiem, 7 kap. nie dotyczy twojego własnego körjournal. Planuj na sześć lat od odpowiedniego zdarzenia.
- Czy istnieje kopia w Szwecji, którą możesz wydrukować? Jeśli jedyna kopia jest w usłudze chmurowej, sprawdź, gdzie ta usługa ją przechowuje.
- Jeśli jest przechowywana w innym kraju UE, czy Skatteverket został zawiadomiony i czy zapis da się natychmiast otworzyć ze Szwecji?
- Czy przechowywany plik to ten sporządzony w danym momencie, niezmieniony, a nie późniejsze przepisanie?
- Czy kopia przetrwa telefon i każdą aplikację na nim? Siedem lat od końca roku, w którym zamknięto räkenskapsår, to długi czas.
Co zmienia DriveHub, a czego nie
Papierowy körjournal w szufladzie w Szwecji spełnia 7 kap. 2 § bez żadnego wysiłku. Oprogramowanie nie ułatwia sprawy miejsca przechowywania. Zmienia sam zapis: nikt w marcu nie odtworzy roku adresów początkowych i stanów licznika, a odtworzenie nie jest zapisem, którego przechowywania wymaga 7 kap. 1 §.
DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle, a potem pyta, które były służbowe. Raport drukuje, spośród rubryk Skatteverket, datę, oba adresy, odległość, stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu oraz na granicach roku, cel twoimi słowami oraz firmę lub osobę, którą odwiedziłeś.
Gdzie DriveHub to przechowuje — wprost. Twoje przejazdy powstają w iPhonie i tam zostają albo w twojej własnej prywatnej bazie iCloud, która należy do twojego konta Apple. DriveHub nie wybiera, gdzie Apple przechowuje tę bazę, i nie może ci powiedzieć, czy kopia w niej liczy się jako przechowywana w Szwecji. DriveHub nie ma do niej dostępu. Eksporty PDF, Excel i CSV powstają w telefonie i działają offline. Dzięki temu jednoosobowa firma ma plik do przechowywania w takiej postaci, w jakiej powstał — w Szwecji, na drukarce albo na papierze. Ten krok należy do ciebie, i nic tutaj nie twierdzi, że sama kopia w chmurze spełnia 7 kap.
Ta strona przedstawia to, co mówią bokföringslagen i Skatteverket, i wskazuje paragrafy, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego revisora — i przynieś körjournal.
Pełna reguła wraz z przepisami, z których pochodzi: Szwecja: wymogi dotyczące ewidencji przebiegu.