DriveHubГид по стране · Швеция
Швеция указывает не только, сколько хранить körjournal, но и где
Швеция, как и все, устанавливает срок хранения, но говорит ещё и о том, где должны храниться записи: в Швеции и вместе со средствами их распечатать. Для индивидуального предпринимателя, чей журнал живёт в облаке, это реальный вопрос.
Коротко
Если вы bokföringsskyldig — обязаны вести бухгалтерский учёт, что для большинства читателей означает собственное дело в форме индивидуального предпринимателя, — bokföringslagen 7 kap. 2 §, закон о бухгалтерском учёте, требует хранить записи семь лет и в Швеции вместе с оборудованием, необходимым для их распечатки. 7 kap. 3 a § разрешает хранение в другой стране ЕС, только если вы уведомили Skatteverket и записи остаются сразу доступны в электронном виде. А 7 kap. 1 § требует хранить электронную запись в том формате и с тем содержанием, которые у неё были при создании.
Работник с förmånsbil, служебным автомобилем как льготой, не является bokföringsskyldig, поэтому правило о месте хранения его собственного körjournal вообще не касается.
Большинство правил о хранении говорят только «сколько». Это говорит ещё и «где».
Кого обязывает правило о месте хранения?
Правило о месте хранения стоит в законе о бухгалтерском учёте, поэтому обязывает тех, кого обязывает этот закон. По 2 kap. 6 § это индивидуальный предприниматель, а не работник.
Для индивидуального предпринимателя körjournal — часть документов, на которых стоит бухгалтерия предприятия. На него распространяется вся 7 kap.: семь лет с конца календарного года, в котором закрылся räkenskapsår — финансовый год, хранение в Швеции, возможность распечатать и исходный вид.
Для работника с förmånsbil ответ другой по каждому пункту. Страница Skatteverket о körjournal не устанавливает срока хранения. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 §, закон о налоговой процедуре, вводит обязанность документировать, но не называет числа лет. Практический горизонт — шестилетнее окно efterbeskattning, доначисления налога, по SFL 66 kap. 27 §, и оно отсчитывается от другого события, чем семь лет. Правило закона о бухгалтерском учёте о месте хранения не применяется, потому что не применяется сам этот закон.
Для собственной машины предписанной формы нет вовсе. Skatteverket просит лишь «ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten» — документ, показывающий, сколько вы проехали по делам предприятия. Если это предприятие индивидуального предпринимателя, такой underlag — часть его документов и, как и остальные, подчиняется 7 kap.
В Швеции и с возможностью распечатать
7 kap. 2 § привязывает записи к месту и к возможности: хранение в Швеции вместе с оборудованием, необходимым для их распечатки. Электронная запись, которую можно просмотреть только через один сервис, на одном устройстве и без возможности получить бумажную копию, отвечает второй части далеко не очевидно.
7 kap. 3 a § — исключение, и у него есть условия. Хранение в другой стране ЕС допускается при уведомлении Skatteverket и при немедленном электронном доступе к записям из Швеции. Правило не говорит «где угодно, лишь бы надёжно». Оно разрешает конкретную альтернативу, о которой нужно заранее заявить.
Для индивидуального предпринимателя, чей журнал пробега живёт в облачном сервисе, это вопрос соблюдения закона, а не только техники. Где сервис хранит данные? В пределах ЕС ли это? Уведомлён ли Skatteverket? Это три вопроса, и на третий можете ответить только вы.
Такой, какой её создали
7 kap. 1 § добавляет требование к форме. Электронную запись нужно хранить в том формате и с тем содержанием, которые у неё были при создании. Таблица, перепечатанная в марте со списка поездок, — это новый документ. Правило имеет в виду ту запись, которая была сделана в своё время.
Это тесно связано с тем, что должен содержать сам körjournal. Для электронного körjournal Skatteverket делает каждую графу своего примера обязательной — ska, и эти графы перечислены в статье что должен содержать электронный körjournal. Журнал, который отвечает перечню граф, а потом потерян, переписан или хранится там, о чём Skatteverket никто не сообщил, всё равно не проходит — по 7 kap., а не по перечню.
Нидерланды, напротив, ничего не говорят о месте и очень много — о времени. Там семь лет начинаются, только когда запись перестаёт быть актуальной. См. когда начинается отсчёт срока хранения в Нидерландах.
Прежде чем полагаться на облачную копию
- Обязаны ли вы вести бухгалтерский учёт? Если вы работник, 7 kap. ваш собственный körjournal не касается. Горизонт для планирования — шесть лет от соответствующего события.
- Есть ли копия в Швеции, которую можно распечатать? Если единственная копия — в облачном сервисе, выясните, где этот сервис её хранит.
- Если она хранится в другой стране ЕС — уведомлён ли Skatteverket и можно ли открыть запись из Швеции немедленно?
- Хранится ли тот самый файл, созданный в своё время, без изменений, а не поздняя перепечатка?
- Переживёт ли копия телефон и любое приложение на нём? Семь лет с конца года, в котором закрылся räkenskapsår, — долгий срок.
Что DriveHub меняет, а что нет
Бумажный körjournal в ящике стола в Швеции отвечает 7 kap. 2 § без всяких усилий. Программа не упрощает вопрос о месте хранения. Программа меняет саму запись: никто не восстанавливает в марте целый год адресов отправления и показаний одометра, а реконструкция — это не та запись, которую 7 kap. 1 § требует хранить.
DriveHub записывает каждую поездку в фоне и потом спрашивает, какие были служебными. Из граф Skatteverket в отчёте есть дата, оба адреса, расстояние, показания одометра в начале и в конце каждой поездки и на границах года, цель вашими словами и компания или контакт, которых вы посетили.
Где DriveHub хранит данные — прямо. Ваши поездки создаются на вашем iPhone и остаются там или в вашей собственной личной базе данных iCloud, которая принадлежит вашей учётной записи Apple. DriveHub не выбирает, где Apple хранит эту базу, и не может сказать, считается ли копия там хранящейся в Швеции. DriveHub не может её прочитать. Выгрузки в PDF, Excel и CSV создаются на телефоне и работают без сети. Это даёт индивидуальному предпринимателю файл, который можно хранить в том виде, в каком он создан, в Швеции — на принтере или на бумаге. Этот шаг за вами, и ничто здесь не утверждает, что одной облачной копии достаточно для 7 kap.
Эта страница излагает то, что говорят bokföringslagen и Skatteverket, и называет параграфы, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о деньгах, обратитесь к своему revisor — и возьмите с собой körjournal.
Полное правило со ссылками на нормативные акты: Швеция: требования к журналу пробега.