DriveHubLandveiledning · Sverige
Sverige sier hvor körjournalen din skal oppbevares, ikke bare hvor lenge
Sverige har en oppbevaringsfrist som alle andre, og sier i tillegg hvor dokumentasjonen skal oppbevares: i Sverige, med utstyret som trengs for å skrive den ut. For en enkeltpersonforetaker med kjøreboken i skyen er det et reelt spørsmål.
Det korte svaret
Er du bokföringsskyldig, som for de fleste lesere betyr at du driver enkeltpersonforetak, krever bokföringslagen 7 kap. 2 § at du oppbevarer dokumentasjonen i sju år og i Sverige, sammen med utstyret som trengs for å skrive den ut. 7 kap. 3 a § tillater lagring andre steder i EU bare hvis du melder fra til Skatteverket og dokumentasjonen forblir umiddelbart tilgjengelig elektronisk. Og 7 kap. 1 § krever at en elektronisk registrering oppbevares i det formatet og med det innholdet den hadde da den ble laget.
En ansatt med förmånsbil er ikke bokföringsskyldig, så lagringsregelen når ikke en ansatts egen körjournal i det hele tatt.
De fleste oppbevaringsregler sier bare hvor lenge. Denne sier også hvor.
Hvem binder lagringsregelen?
Lagringsregelen står i bokføringsloven, så den binder dem den loven binder. Etter 2 kap. 6 § er det enkeltpersonforetakeren, ikke den ansatte.
For en enkeltpersonforetaker er körjournalen en del av dokumentasjonen bak virksomhetens regnskap. Den følger hele 7 kap.: sju år fra utgangen av kalenderåret da räkenskapsåret ble avsluttet, i Sverige, mulig å skrive ut, og i opprinnelig form.
For en ansatt med förmånsbil er svaret annerledes på alle punkter. Skatteverkets side om körjournal foreskriver ingen oppbevaringsfrist. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § pålegger en dokumentasjonsplikt og nevner ikke noe antall år. Den praktiske horisonten er efterbeskattningsfristen på seks år i SFL 66 kap. 27 §, som regnes fra en annen hendelse enn de sju. Bokføringslovens regel om sted gjelder ikke, fordi bokføringsloven ikke gjelder.
På siden for egen bil finnes det ingen foreskrevet form i det hele tatt. Skatteverket ber bare om "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", en dokumentasjon av hvor mye du har kjørt i virksomheten. Der den virksomheten er et enkeltpersonforetak, er underlaget en del av foretakets dokumentasjon og følger 7 kap. som resten.
I Sverige, med mulighet til å skrive den ut
7 kap. 2 § knytter dokumentasjonen til et sted og til en evne: oppbevart i Sverige, sammen med utstyret som trengs for å skrive den ut. En elektronisk registrering du bare kan se gjennom én tjeneste, på én enhet, uten mulighet til å lage en papirkopi, oppfyller ikke åpenbart den andre delen.
7 kap. 3 a § er unntaket, og det har vilkår. Lagring andre steder i EU er tillatt etter melding til Skatteverket, med umiddelbar elektronisk tilgang til dokumentasjonen fra Sverige. Regelen sier ikke «hvor som helst er greit så lenge det er trygt». Den tillater et bestemt alternativ som du må melde fra om først.
For en enkeltpersonforetaker med kjøreboken i en skytjeneste er dette et spørsmål om regeletterlevelse, ikke bare et teknisk spørsmål. Hvor oppbevarer tjenesten dataene? Er det innenfor EU? Har Skatteverket fått beskjed? Det er tre spørsmål, og bare du kan svare på det tredje.
Slik den var da den ble laget
7 kap. 1 § legger til et krav om form. En elektronisk registrering må oppbevares i det formatet og med det innholdet den hadde da den ble laget. Et regneark skrevet inn på nytt i mars fra en turliste er et nytt dokument. Registreringen regelen mener, er den som ble laget der og da.
Dette henger tett sammen med det selve körjournalen må inneholde. For en elektronisk körjournal gjør Skatteverket hver overskrift i eksemplet sitt til en ska, og de overskriftene er listet opp i hva en elektronisk körjournal må inneholde. En journal som oppfyller feltlisten og deretter går tapt, skrives om eller lagres et sted ingen har fortalt Skatteverket om, svikter likevel, bare på 7 kap. i stedet for på listen.
Nederland, derimot, sier ingenting om sted og mye om tid. Der starter de sju årene først når en opplysning slutter å være aktuell. Se når den nederlandske oppbevaringsklokken starter.
Før du stoler på en kopi i skyen
- Er du bokföringsskyldig? Er du ansatt, når 7 kap. ikke din egen körjournal. Seks år fra den aktuelle hendelsen er horisonten du bør planlegge etter.
- Finnes det en kopi i Sverige som du kan skrive ut? Er den eneste kopien i en skytjeneste, finn ut hvor tjenesten lagrer den.
- Lagres den andre steder i EU: har Skatteverket fått melding, og kan registreringen åpnes umiddelbart fra Sverige?
- Er filen du oppbevarer, den som ble laget der og da, uendret, og ikke en senere ny innskriving?
- Vil kopien overleve telefonen og enhver app på den? Sju år fra utgangen av året räkenskapsåret ble avsluttet, er lang tid.
Hva DriveHub endrer, og hva den ikke endrer
En körjournal på papir i en skuff i Sverige oppfyller 7 kap. 2 § uten anstrengelse. Programvare gjør ikke lagringsspørsmålet enklere. Det programvare endrer, er registreringen: ingen rekonstruerer et års startadresser og kilometerstander i mars, og en rekonstruksjon er ikke den registreringen 7 kap. 1 § ber deg oppbevare.
DriveHub registrerer hver tur i bakgrunnen og spør etterpå hvilke som var jobb. Rapporten skriver ut, blant Skatteverkets overskrifter, dato, begge adressene, distanse, kilometerstand ved start og slutt av hver tur og ved årsskiftene, formålet med dine egne ord, og firmaet eller kontakten du besøkte.
Hvor DriveHub oppbevarer den, sagt rett ut. Turene dine lages på iPhonen din og blir der, eller i din egen private iCloud-database, som hører til Apple-kontoen din. DriveHub velger ikke hvor Apple lagrer den databasen, og kan ikke si deg om en kopi der regnes som oppbevart i Sverige. DriveHub kan ikke lese den. PDF-, Excel- og CSV-eksporter lages på telefonen og virker uten nett. Det gir en enkeltpersonforetaker en fil å oppbevare slik den ble laget, i Sverige, på en skriver eller på papir. Det steget er ditt å ta, og ingenting her hevder at kopien i skyen alene oppfyller 7 kap.
Denne siden gjengir hva bokföringslagen og Skatteverket sier, og oppgir paragrafene slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør din revisor, og ta med körjournalen.
Hele regelen med kildene den bygger på: Sverige: krav til kjøreboken.