DriveHubVodnik po državi · Švedska
Švedska določa, kje morate hraniti körjournal, ne le kako dolgo
Švedska določa rok hrambe kot vsi drugi, pove pa tudi, kje morajo biti evidence shranjene: na Švedskem, z možnostjo, da jih natisnete. Za samostojnega podjetnika, čigar evidenca živi v oblaku, je to resnično vprašanje.
Kratek odgovor
Če ste bokföringsskyldig, kar za večino bralcev pomeni, da imate dejavnost kot samostojni podjetnik, vas bokföringslagen 7 kap. 2 § zavezuje, da evidence hranite sedem let in na Švedskem, skupaj z opremo, potrebno za njihovo tiskanje. 7 kap. 3 a § hrambo drugje v EU dovoljuje le, če o tem obvestite Skatteverket in evidence ostanejo takoj elektronsko dostopne. 7 kap. 1 § pa zahteva, da se elektronski zapis hrani v obliki in z vsebino, ki ju je imel, ko je nastal.
Zaposleni s förmånsbil ni bokföringsskyldig, zato pravilo o kraju hrambe zaposlenčevega lastnega körjournala sploh ne doseže.
Večina pravil o hrambi pove le, kako dolgo. To pove tudi, kje.
Koga zavezuje pravilo o kraju hrambe?
Pravilo o kraju hrambe je v zakonu o knjigovodstvu, zato zavezuje tistega, ki ga zavezuje ta zakon. Po 2 kap. 6 § je to samostojni podjetnik, ne zaposleni.
Za samostojnega podjetnika je körjournal del evidenc za poslovnimi knjigami. Zanj velja vse 7 kap.: sedem let od konca koledarskega leta, v katerem se je zaključilo räkenskapsår, na Švedskem, z možnostjo tiskanja in v izvirni obliki.
Za zaposlenega s förmånsbil je odgovor v vsaki točki drugačen. Skatteverketova stran o körjournalu ne predpisuje roka hrambe. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § nalaga dolžnost dokumentiranja in ne navaja števila let. Praktično obzorje je šestletno obdobje za efterbeskattning po SFL 66 kap. 27 §, ki se šteje od drugega dogodka kot sedem let. Pravilo zakona o knjigovodstvu o kraju ne velja, ker ne velja zakon o knjigovodstvu.
Pri lastnem avtu predpisane oblike sploh ni. Skatteverket zahteva le "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", zapis o tem, koliko ste prevozili v dejavnosti. Kadar je ta dejavnost dejavnost samostojnega podjetnika, je underlag del njegovih evidenc in zanj velja 7 kap. kot za vse drugo.
Na Švedskem, z možnostjo tiskanja
7 kap. 2 § evidence veže na kraj in na zmožnost: shranjene na Švedskem, skupaj z opremo, potrebno za njihovo tiskanje. Elektronski zapis, ki si ga lahko ogledate le prek ene storitve, na eni napravi, brez možnosti papirnega izvoda, drugemu delu ne zadosti očitno.
7 kap. 3 a § je izjema, in ima pogoje. Hramba drugje v EU je dovoljena ob obvestilu Skatteverketu, s takojšnjim elektronskim dostopom do evidenc s Švedske. Pravilo ne pravi „kjer koli je v redu, če je le varno“. Dovoljuje določeno alternativo, ki jo morate najprej prijaviti.
Za samostojnega podjetnika, čigar evidenca voženj živi v storitvi v oblaku, je to vprašanje skladnosti s predpisi, ne le tehnično vprašanje. Kje storitev hrani podatke? Je to znotraj EU? Je bil Skatteverket obveščen? To so tri vprašanja, in na tretje lahko odgovorite le vi.
Tak, kot je bil, ko je nastal
7 kap. 1 § dodaja zahtevo glede oblike. Elektronski zapis je treba hraniti v obliki in z vsebino, ki ju je imel, ko je nastal. Preglednica, ki jo marca na novo vtipkate s seznama voženj, je nov dokument. Zapis, ki ga pravilo misli, je tisti, ki je nastal sproti.
To se tesno ujema s tem, kar mora körjournal sam vsebovati. Za elektronski körjournal Skatteverket vsak naslov iz svojega primera spremeni v ska, ti naslovi pa so našteti v tem, kaj mora vsebovati elektronski körjournal. Journal, ki izpolni seznam polj, potem pa se izgubi, se prepiše ali je shranjen nekje, o čemer Skatteverket ni bil obveščen, še vedno pade, le da na 7 kap. in ne na seznamu.
Nizozemska nasprotno o kraju ne pove ničesar, o času pa veliko. Njenih sedem let začne teči šele, ko zapis preneha biti aktualen. Glejte kdaj začne teči nizozemski rok hrambe.
Preden se zanesete na kopijo v oblaku
- Ste bokföringsskyldig? Če ste zaposleni, 7 kap. vašega lastnega körjournala ne doseže. Šest let od ustreznega dogodka je obzorje, s katerim računajte.
- Obstaja kopija na Švedskem, ki jo lahko natisnete? Če je edina kopija v storitvi v oblaku, ugotovite, kje jo ta storitev hrani.
- Če je shranjena drugje v EU, je bil Skatteverket obveščen in ali je zapis mogoče takoj odpreti s Švedske?
- Je hranjena datoteka tista, ki je nastala sproti, nespremenjena, in ne poznejši prepis?
- Bo kopija preživela telefon in vsako aplikacijo v njem? Sedem let od konca leta, v katerem se je zaključilo räkenskapsår, je dolgo.
Kaj DriveHub spremeni in česa ne
Papirni körjournal v predalu na Švedskem zadosti 7 kap. 2 §, ne da bi se za to trudili. Programska oprema vprašanja o kraju hrambe ne olajša. Kar spremeni, je zapis: nihče marca ne obnovi celega leta začetnih naslovov in odčitkov števca, obnova pa ni zapis, ki ga 7 kap. 1 § zahteva, da ga hranite.
DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju in šele pozneje vpraša, katere so bile službene. Poročilo med Skatteverketovimi naslovi natisne datum, oba naslova, razdaljo, stanje števca na začetku in koncu vsake vožnje ter na mejah leta, namen z vašimi besedami in podjetje ali osebo, ki ste jo obiskali.
Kje ga DriveHub hrani, povedano naravnost. Vaše vožnje nastanejo v vašem iPhonu in ostanejo tam ali v vaši lastni zasebni podatkovni zbirki iCloud, ki pripada vašemu računu Apple. DriveHub ne izbira, kje Apple hrani to zbirko, in vam ne more povedati, ali kopija tam šteje kot shranjena na Švedskem. DriveHub je ne more brati. Izvozi PDF, Excel in CSV nastanejo v telefonu in delujejo brez povezave. Tako ima samostojni podjetnik datoteko, ki jo lahko hrani tako, kot je nastala, na Švedskem, na tiskalniku ali na papirju. Ta korak je vaš, in nič tukaj ne trdi, da kopija v oblaku sama zadosti 7 kap.
Ta stran povzema, kaj pravita bokföringslagen in Skatteverket, in poimenuje paragrafe, da lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega revizorja (revisor) — in vzemite körjournal s seboj.
Celotno pravilo z viri, iz katerih izhaja: Švedska: zahteve za evidenco voženj.