DriveHubMaaopas · Ruotsi
Ruotsi määrää, missä körjournal on säilytettävä, eikä vain kuinka kauan
Ruotsi asettaa säilytysajan kuten kaikki muutkin, mutta se sanoo myös, missä tallenteet on säilytettävä: Ruotsissa, tulostusmahdollisuuden kanssa. Toiminimelle, jonka ajopäiväkirja on pilvessä, se on todellinen kysymys.
Lyhyt vastaus
Jos olet bokföringsskyldig eli kirjanpitovelvollinen, mikä useimmille lukijoille tarkoittaa toiminimen pyörittämistä, bokföringslagen 7 kap. 2 § edellyttää, että säilytät tallenteesi seitsemän vuotta ja Ruotsissa, yhdessä niiden tulostamiseen tarvittavien laitteiden kanssa. 7 kap. 3 a § sallii säilytyksen muualla EU:ssa vain, jos ilmoitat siitä Skatteverketille ja tallenteet pysyvät välittömästi saatavilla sähköisesti. Ja 7 kap. 1 § edellyttää, että sähköinen tallenne säilytetään siinä muodossa ja sillä sisällöllä, joka sillä oli luotaessa.
Työntekijä, jolla on förmånsbil eli työsuhdeauto, ei ole bokföringsskyldig, joten säilytyssääntö ei ulotu työntekijän omaan körjournaliin lainkaan.
Useimmat säilytyssäännöt kertovat vain, kuinka kauan. Tämä kertoo myös, missä.
Keitä säilytyssääntö sitoo?
Säilytyssääntö on kirjanpitolaissa, joten se sitoo niitä, joita tuo laki sitoo. 2 kap. 6 §:n mukaan se on toiminimi, ei työntekijä.
Toiminimelle körjournal on osa yrityksen kirjanpidon taustalla olevia tallenteita. Siihen sovelletaan koko 7 kap.:ta: seitsemän vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona räkenskapsår eli tilikausi päättyi, Ruotsissa, tulostettavana ja alkuperäisessä muodossaan.
Työntekijälle, jolla on förmånsbil, vastaus on eri joka kohdassa. Skatteverketin körjournal-sivu ei määrää säilytysaikaa. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § asettaa dokumentointivelvollisuuden eikä mainitse vuosimäärää. Käytännön aikajänne on SFL 66 kap. 27 §:n kuuden vuoden efterbeskattning- eli jälkiverotusikkuna, joka lasketaan eri tapahtumasta kuin seitsemän vuotta. Kirjanpitolain paikkaa koskeva sääntö ei päde, koska kirjanpitolaki ei päde.
Oman auton puolella määrättyä muotoa ei ole lainkaan. Skatteverket pyytää vain "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", selvityksen siitä, kuinka paljon ajoit liiketoiminnassa. Kun tuo liiketoiminta on toiminimen, underlag on osa sen tallenteita ja siihen sovelletaan 7 kap.:ta kuten muuhunkin.
Ruotsissa, tulostusmahdollisuuden kanssa
7 kap. 2 § sitoo tallenteet paikkaan ja kykyyn: säilytettyinä Ruotsissa yhdessä niiden tulostamiseen tarvittavien laitteiden kanssa. Sähköinen tallenne, jota voit katsoa vain yhden palvelun kautta yhdellä laitteella ilman mahdollisuutta tuottaa paperikopiota, ei ilmeisesti täytä jälkimmäistä osaa.
7 kap. 3 a § on poikkeus, ja siihen liittyy ehtoja. Säilytys muualla EU:ssa sallitaan ilmoittamalla siitä Skatteverketille, ja tallenteisiin on oltava välitön sähköinen pääsy Ruotsista. Sääntö ei sano "mikä tahansa paikka käy, kunhan se on turvallinen". Se sallii tietyn vaihtoehdon, josta on ilmoitettava ensin.
Toiminimelle, jonka ajopäiväkirja on pilvipalvelussa, tämä on vaatimustenmukaisuuden kysymys, ei vain tekninen. Missä palvelu säilyttää tiedot? Onko se EU:n sisällä? Onko Skatteverketille kerrottu? Kysymyksiä on kolme, ja vain sinä voit vastata kolmanteen.
Sellaisena kuin se tehtiin
7 kap. 1 § lisää muotoa koskevan vaatimuksen. Sähköinen tallenne on säilytettävä siinä muodossa ja sillä sisällöllä, joka sillä oli luotaessa. Maaliskuussa matkaluettelosta uudelleen kirjoitettu taulukko on uusi asiakirja. Sääntö tarkoittaa sitä tallennetta, joka tuotettiin ajon aikaan.
Tämä sopii tiiviisti siihen, mitä körjournalissa itsessään on oltava. Sähköisessä körjournalissa Skatteverket tekee esimerkkinsä jokaisesta otsikosta ska-vaatimuksen, ja otsikot luetellaan artikkelissa mitä sähköisen körjournalin on sisällettävä. Päiväkirja, joka täyttää tietoluettelon ja sitten katoaa, kirjoitetaan uudelleen tai säilytetään jossain, mistä kukaan ei kertonut Skatteverketille, epäonnistuu silti — 7 kap.:n eikä luettelon perusteella.
Alankomaat sen sijaan ei sano paikasta mitään ja ajasta paljon. Sen seitsemän vuotta alkaa vasta, kun tallenne lakkaa olemasta ajantasainen. Katso milloin hollantilainen säilytysaika alkaa.
Ennen kuin luotat pilvikopioon
- Oletko bokföringsskyldig? Jos olet työntekijä, 7 kap. ei ulotu omaan körjournaliisi. Kuusi vuotta asiaan liittyvästä tapahtumasta on aikajänne, johon kannattaa varautua.
- Onko sinulla kopio Ruotsissa ja voitko tulostaa sen? Jos ainoa kopio on pilvipalvelussa, selvitä, missä palvelu sen säilyttää.
- Jos se säilytetään muualla EU:ssa, onko Skatteverketille ilmoitettu, ja voiko tallenteen avata välittömästi Ruotsista?
- Onko säilytetty tiedosto se, joka tuotettiin ajon aikaan, muuttamattomana, eikä myöhemmin uudelleen kirjoitettu?
- Kestääkö kopio pidempään kuin puhelin ja mikään siinä oleva sovellus? Seitsemän vuotta sen vuoden lopusta, jona räkenskapsår päättyi, on pitkä aika.
Mitä DriveHub muuttaa ja mitä ei
Paperinen körjournal laatikossa Ruotsissa täyttää 7 kap. 2 §:n vaivatta. Ohjelmisto ei helpota säilytyskysymystä. Se muuttaa itse tallenteen: kukaan ei kokoa maaliskuussa vuoden lähtöosoitteita ja mittarilukemia jälkikäteen, eikä jälkikäteen koottu selvitys ole se tallenne, jonka 7 kap. 1 § käskee säilyttää.
DriveHub tallentaa jokaisen matkan taustalla ja kysyy jälkikäteen, mitkä olivat työajoja. Raporttiin tulostuvat Skatteverketin otsikoista muun muassa päivämäärä, molemmat osoitteet, matkan pituus, mittarilukema kunkin matkan alussa ja lopussa sekä vuoden rajoilla, tarkoitus omin sanoin ja yritys tai yhteyshenkilö, jonka luona kävit.
Missä DriveHub sen säilyttää, suoraan sanottuna. Matkasi luodaan iPhonessasi ja pysyvät siellä tai omassa yksityisessä iCloud-tietokannassasi, joka kuuluu Apple-tilillesi. DriveHub ei valitse, missä Apple säilyttää tuon tietokannan, eikä se voi kertoa, katsotaanko siellä olevan kopion olevan säilytetty Ruotsissa. DriveHub ei pysty lukemaan sitä. PDF-, Excel- ja CSV-viennit tehdään puhelimessa ja ne toimivat ilman verkkoyhteyttä. Se antaa toiminimelle tiedoston, jonka voi säilyttää sellaisena kuin se tuotettiin, Ruotsissa, tulostimelta tai paperilla. Tuo askel on sinun otettavasi, eikä mikään tässä väitä, että pelkkä pilvikopio täyttäisi 7 kap.:n.
Tällä sivulla kerrotaan, mitä bokföringslagen ja Skatteverket sanovat, ja pykälät mainitaan nimeltä, jotta voit tarkistaa ne. Tämä ei ole veroneuvontaa. Sivu ei voi ottaa huomioon tilannettasi. Kun rahasta on kyse, kysy revisoriltasi — ja ota körjournal mukaan.
Koko sääntö lähteineen: Ruotsi: ajopäiväkirjan vaatimukset.