DriveHubPrůvodce zemí · Švédsko
Švédsko určuje, kde musí být vaše körjournal uložená, nejen jak dlouho
Švédsko stanoví lhůtu pro uchovávání jako všichni ostatní a navíc určuje, kde musí být záznamy uloženy: ve Švédsku, spolu s prostředky k jejich vytištění. Pro OSVČ, jejíž kniha jízd žije v cloudu, je to skutečná otázka.
Stručná odpověď
Pokud jste bokföringsskyldig, což pro většinu čtenářů znamená, že podnikáte jako OSVČ (enskild näringsidkare), vyžaduje bokföringslagen 7 kap. 2 §, abyste své záznamy uchovávali sedm let a ve Švédsku, spolu s vybavením potřebným k jejich vytištění. 7 kap. 3 a § dovoluje uložení jinde v EU, jen pokud to oznámíte Skatteverket a záznamy zůstanou okamžitě elektronicky dostupné. A 7 kap. 1 § vyžaduje, aby se elektronický záznam uchovával ve formátu a s obsahem, jaký měl při vzniku.
Zaměstnanec s förmånsbil není bokföringsskyldig, takže na vlastní körjournal zaměstnance pravidlo o uložení vůbec nedopadá.
Většina pravidel o uchovávání říká jen jak dlouho. Toto říká i kde.
Koho pravidlo o uložení zavazuje?
Pravidlo o uložení je v zákoně o účetnictví, takže zavazuje toho, koho zavazuje tento zákon. Podle 2 kap. 6 § je to OSVČ, ne zaměstnanec.
U OSVČ je körjournal součástí podkladů k účetnictví podniku. Řídí se celou 7 kap.: sedm let od konce kalendářního roku, v němž skončil räkenskapsår, ve Švédsku, s možností tisku a v původní podobě.
U zaměstnance s förmånsbil je odpověď v každém bodě jiná. Stránka Skatteverket o körjournal žádnou lhůtu uchovávání nepředepisuje. Skatteförfarandelagen 39 kap. 3 § ukládá povinnost mít podklady a žádný počet let neuvádí. Praktickým horizontem je šestileté okno pro efterbeskattning podle SFL 66 kap. 27 §, které se počítá od jiné události než sedm let. Pravidlo zákona o účetnictví o místě se neuplatní, protože se neuplatní zákon o účetnictví.
U vlastního auta žádná předepsaná forma není. Skatteverket chce jen „ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten“, podklad, který ukazuje, kolik jste v podnikání najezdili. Kde jde o podnikání OSVČ, je tento underlag součástí jejích záznamů a řídí se 7 kap. jako všechno ostatní.
Ve Švédsku a s možností tisku
7 kap. 2 § váže záznamy k místu a ke schopnosti: uložené ve Švédsku, spolu s vybavením potřebným k jejich vytištění. Elektronický záznam, který si můžete prohlédnout jen v jedné službě, na jednom zařízení a bez možnosti získat papírovou kopii, druhou část zjevně nesplňuje.
7 kap. 3 a § je výjimka a má podmínky. Uložení jinde v EU je dovoleno po oznámení Skatteverket, s okamžitým elektronickým přístupem k záznamům ze Švédska. Pravidlo neříká „kdekoli, pokud je to bezpečné“. Dovoluje jednu konkrétní alternativu, kterou musíte nejdřív ohlásit.
Pro OSVČ, jejíž kniha jízd žije v cloudové službě, je to otázka souladu s předpisy, nejen technická. Kde služba data ukládá? Je to v EU? Bylo to oznámeno Skatteverket? To jsou tři otázky a na tu třetí můžete odpovědět jen vy.
Tak, jak vznikla
7 kap. 1 § přidává požadavek na formu. Elektronický záznam se musí uchovávat ve formátu a s obsahem, jaký měl při vzniku. Tabulka v březnu přepsaná ze seznamu jízd je nový dokument. Záznam, o kterém pravidlo mluví, je ten pořízený v době jízdy.
To úzce souvisí s tím, co musí obsahovat samotná körjournal. U elektronické körjournal dělá Skatteverket z každé položky svého vzoru ska, tedy povinnost, a tyto položky vyjmenovává článek co musí obsahovat elektronická körjournal. Kniha jízd, která seznamu údajů vyhoví a pak se ztratí, přepíše nebo uloží někde, o čem nikdo Skatteverket neinformoval, stejně neobstojí – kvůli 7 kap., ne kvůli seznamu.
Nizozemsko naopak neříká nic o místě a hodně o čase. Jeho sedm let začíná, až když záznam přestane být aktuální. Viz kdy začíná nizozemská lhůta pro uchovávání.
Než se spolehnete na kopii v cloudu
- Jste bokföringsskyldig? Pokud jste zaměstnanec, 7 kap. na vaši vlastní körjournal nedopadá. Horizontem pro plánování je šest let od rozhodné události.
- Existuje kopie ve Švédsku, kterou můžete vytisknout? Pokud je jediná kopie v cloudové službě, zjistěte, kde ji služba ukládá.
- Pokud je uložená jinde v EU, bylo to oznámeno Skatteverket a jde záznam okamžitě otevřít ze Švédska?
- Je uchovávaný soubor ten pořízený v době jízdy, nezměněný, a ne pozdější přepis?
- Přežije kopie telefon i kteroukoli aplikaci v něm? Sedm let od konce roku, v němž skončil räkenskapsår, je dlouhá doba.
Co DriveHub mění a co ne
Papírová körjournal v šuplíku ve Švédsku splní 7 kap. 2 § bez námahy. Software otázku uložení nijak neusnadní. Mění záznam: nikdo v březnu nerekonstruuje rok počátečních adres a stavů tachometru, a rekonstrukce není záznam, který po vás chce uchovávat 7 kap. 1 §.
DriveHub zaznamenává každou jízdu na pozadí a teprve potom se ptá, které byly služební. Výkaz uvádí z položek Skatteverket datum, obě adresy, vzdálenost, stav tachometru na začátku a na konci každé jízdy i na přelomu roku, účel vašimi vlastními slovy a firmu nebo osobu, kterou jste navštívili.
Kde to DriveHub uchovává, řečeno na rovinu. Vaše jízdy vznikají ve vašem iPhonu a zůstávají v něm, případně ve vaší vlastní soukromé databázi iCloudu, která patří k vašemu Apple účtu. DriveHub nerozhoduje, kde Apple tuto databázi ukládá, a nemůže vám říct, zda se kopie v ní počítá jako uložená ve Švédsku. DriveHub ji nemůže číst. Exporty do PDF, Excelu a CSV vznikají v telefonu a fungují offline. OSVČ tak má soubor, který může uchovat tak, jak vznikl, ve Švédsku, na tiskárně nebo na papíře. Tento krok je na vás a nic zde netvrdí, že samotná kopie v cloudu 7 kap. splňuje.
Tato stránka uvádí, co říkají bokföringslagen a Skatteverket, a jmenuje paragrafy, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a nemůže zohlednit vaše okolnosti. Když jde o peníze, zeptejte se svého revisora – a vezměte s sebou körjournal.
Úplné pravidlo i s předpisy, ze kterých vychází: Švédsko: požadavky na knihu jízd.