DriveHubLandeguide · Nederlandene
Syv år fra hvornår? Opbevaring af en hollandsk rittenregistratie, og hvornår uret starter
Det hollandske tal er velkendt: syv år. Færre ved, at de syv år først begynder, når en optegnelse ikke længere er aktuel, og for en firmabils rittenregistratie kan det være år efter kørslen.
Det korte svar
Syv år, efter AWR art. 52 lid 4. Læst sammen med Belastingdienstens regel begynder de syv år, når optegnelsen ikke længere er aktuel, ikke den 31. december. For en rittenregistratie ført for en firmabil er det som regel den dag, bilen ikke længere står til din rådighed. Efter den læsning starter en bil, du har kørt i tre år, sit syvårsur ved udgangen af de tre år.
Reglen binder den administratieplichtige, dvs. virksomheden, den selvstændige eller den, der indeholder skat. Den binder ikke lønmodtageren. Og prisen for en optegnelse, der ikke kan fremlægges, er ikke en bøde. Bevisbyrden flytter over på dig.
Uret løber fra det tidspunkt, en optegnelse ikke længere er aktuel
De fleste opbevaringsregler tæller fra udgangen af et år. I Sverige er det udgangen af det kalenderår, hvor regnskabsåret sluttede. I Danmark er det udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. En hollandsk læser, der kender en af dem, vil gå ud fra samme form derhjemme, og den antagelse er forkert.
Belastingdienst beskriver sin egen regel i to sætninger: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn." Så længe oplysningerne stadig er aktuelle, er de en del af administrationen, og opbevaringsfristen begynder først, når de ikke længere er det.
En rittenregistratie er aktuel, så længe den bil, den beskriver, står til din rådighed. Den er beviset bag testen med 500 private kilometer i Wet LB art. 13bis lid 3, og den test gentages hvert kalenderår, bilen står til din rådighed. Læst sammen med Belastingdienstens regel starter kørebogen for en bil, der har stået til rådighed i tre år, først sine syv år, når rådigheden ophører, så turene fra den første januar gemmes i ti år eller mere.
Den praktiske konsekvens er enkel. Smid ikke de første år af en kørebog ud, mens bilen stadig er din. Hvert af de år er stadig en del af en levende optegnelse.
Hvem binder de syv år?
Art. 52 lid 2 opregner, hvem der er administratieplichtig: organer, selvstændige erhvervsdrivende og dem, der indeholder skat. En lønmodtager står ikke på listen.
Det påvirker det mest almindelige hollandske tilfælde, en lønmodtager med en auto van de zaak, som har en Verklaring geen privégebruik auto og fører kørebog for at underbygge den. En kørebog ført privat til det formål har ingen lovbestemt opbevaringsfrist i sig selv. Arbejdsgiverens lønkopi har en. Pligten ligger hos den, der administrerer lønnen, ikke hos føreren.
Det er ingen grund til at gemme mindre. Kørebogen er stadig det eneste bevis for, at bilen holdt sig under 500 private kilometer, og prisen for at tabe den sag er bijtelling for hele året plus en naheffingsaanslag, som artiklen om de 500 kilometer gennemgår. En lønmodtager uden lovbestemt frist har stadig al mulig grund til at gemme optegnelsen lige så længe, som arbejdsgiveren skal.
En selvstændig står anderledes. En bil, der indgår som et aktiv i virksomheden, har sin egen foreskrevne optegnelse efter Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 art. 9, ord for ord den samme liste som lønmodtagerens art. 3.13. En selvstændig, der kører i en privat bil og trækker beløbet pr. kilometer fra, har slet ingen foreskreven form. Den selvstændige er underlagt vrije bewijsleer, stadig inden for art. 52, så administrationen skal kunne holde, og de syv år gælder for den.
Et andet format er tilladt, en ufuldstændig optegnelse er ikke
To andre dele af art. 52 har betydning for en digital kørebog.
- Lid 5 tillader udtrykkeligt, at administrationen overføres til et andet medie, forudsat at oplysningerne forbliver komplette og læselige. En eksporteret kopi af en elektronisk kørebog er netop den slags overførsel, bestemmelsen har i tankerne, forudsat at intet går tabt undervejs.
- Lid 6 kræver, at administrationen kan kontrolleres inden for rimelig tid. En optegnelse, der findes, men ikke kan fremlægges og kontrolleres inden for rimelig tid, opfylder ikke kravet.
Det, de to udelader, er en optegnelse, der kun findes inde i et program, du måske holder op med at bruge. Syv år fra udgangen af en bils rådighed kan række længere end levetiden for en telefon, et abonnement eller en app. En opbevaringsplan, der afhænger af, at den registrerende enhed stadig findes, er ikke rigtig en opbevaringsplan.
Hvad det koster at fejle: Bevisbyrden vendes
Sanktionen er ikke et skøn, som inspektøren skal begrunde. Når en endelig informatiebeschikking er udstedt, vender bevisbyrden. Ansættelsen står ved magt, "tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is" (art. 25 lid 3, art. 27e). Den står, medmindre du viser, at den er forkert, og med hvor meget.
For en rittenregistratie vender det sagen fuldstændig om. Spørgsmålet er ikke længere, om inspektøren kan vise, at du kørte mere end 500 private kilometer. Det bliver, om du kan vise, at du ikke gjorde, år senere og uden den optegnelse, der blev lavet for at bevise det.
Den liste over felter, optegnelsen skal indeholde (mærke, type, nummerplade, rådighedsperioden og pr. tur datoen, kilometerstanden, adresserne, afvigende rute og karakter), gennemgås i samme artikel. Samme spørgsmål i tysk ret, hvor fristen igen er fastsat anderledes, finder du i hvorfor det er ti år og ikke otte i Tyskland.
Før du sletter noget
- Står bilen stadig til din rådighed? Så er hele kørebogen stadig aktuel, og intet i den har overskredet sin frist.
- Er rådigheden ophørt? Tæl syv år fra den dato, ikke fra udgangen af året for hver tur.
- Er du lønmodtager? Du har ingen lovbestemt frist selv, men arbejdsgiverens kopi har. Gem din mindst lige så længe, for striden om bijtelling er din.
- Er du selvstændig? De syv år er dine, uanset hvilken af de to veje for egen bil du følger.
- Er optegnelsen i en form, du stadig kan åbne og udlevere inden for rimelig tid, uden det program, der lavede den?
En rittenregistratie, der er komplet, ikke kun gemt
En rittenregistratie på papir, der gemmes i syv år efter, at bilen ikke længere er din, opfylder reglen. Det, software ændrer, er, om optegnelsen er komplet nok til at være værd at gemme, og en kørebog, der mangler sine private ture, fejler, uanset hvor længe den gemmes.
DriveHub registrerer hver kørsel i baggrunden og spørger bagefter, hvilke der var erhverv, så de private ture er med i optegnelsen, uanset om du tænkte over dem på tidspunktet. Rapporten viser bilens mærke, nummerplade og den periode, den stod til din rådighed. Slutningen af den periode er den dato, de syv år regnes fra. For hver tur viser den datoen, kilometerstanden ved start og slut, begge adresser og om turen var erhverv eller privat.
Gem den eksporterede rapport, ikke kun turene på telefonen. DriveHub gemmer dine ture på din iPhone og i din egen private iCloud, og den laver PDF-, Excel- og CSV-eksporter på telefonen. En fil er det, lid 5 lader dig gemme, og den forbliver læselig, uanset om DriveHub stadig er på din telefon.
Denne side gengiver, hvad Algemene wet inzake rijksbelastingen og Belastingdienst siger, og angiver artiklerne, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din belastingadviseur, og tag administrationen med.
Den fulde regel med de retsakter, den bygger på: Nederlandene: krav til kørebogen.