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Suecia dice dónde hay que guardar el körjournal, no solo durante cuánto tiempo
Suecia fija un plazo de conservación como todos los demás, y además dice dónde deben guardarse los registros: en Suecia, con los medios para imprimirlos. Para un autónomo cuyo registro vive en la nube, es una cuestión real.
La respuesta corta
Si eres bokföringsskyldig —obligado a llevar contabilidad, que para la mayoría de los lectores significa tener un negocio como autónomo—, el 7 kap. 2 § de la bokföringslagen te obliga a guardar tus registros siete años y en Suecia, junto con el equipo necesario para imprimirlos. El 7 kap. 3 a § permite guardarlos en otro lugar de la UE solo si lo comunicas a Skatteverket y los registros siguen disponibles de inmediato por vía electrónica. Y el 7 kap. 1 § exige que un registro electrónico se conserve en el formato y con el contenido que tenía cuando se creó.
Un empleado con förmånsbil —coche de empresa con uso privado— no es bokföringsskyldig, así que la norma sobre el lugar no alcanza en absoluto al körjournal propio de un empleado.
La mayoría de las normas de conservación solo dicen durante cuánto tiempo. Esta también dice dónde.
¿A quién obliga la norma sobre el lugar?
La norma sobre el lugar está en la ley de contabilidad, así que obliga a quien obligue esa ley. Según el 2 kap. 6 §, eso es el autónomo, no el empleado.
Para un autónomo, el körjournal forma parte de los registros que respaldan la contabilidad del negocio. Sigue todo el capítulo 7: siete años desde el final del año natural en que se cerró el räkenskapsår —el ejercicio—, en Suecia, imprimible y en su forma original.
Para un empleado con förmånsbil, la respuesta cambia en todos los puntos. La página de Skatteverket sobre el körjournal no fija ningún plazo de conservación. El 39 kap. 3 § de la skatteförfarandelagen impone un deber de documentación y no menciona ningún número de años. El horizonte práctico es el plazo de seis años de efterbeskattning —la liquidación complementaria— del 66 kap. 27 § de la SFL, que se cuenta desde un hecho distinto que los siete. La norma de la ley de contabilidad sobre el lugar no se aplica, porque la ley de contabilidad no se aplica.
Con coche propio no hay ningún formato obligatorio. Skatteverket solo pide "ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten", un justificante de cuánto has conducido para el negocio. Cuando ese negocio es el de un autónomo, el underlag forma parte de sus registros y sigue el capítulo 7 como todo lo demás.
En Suecia, con los medios para imprimirlo
El 7 kap. 2 § vincula los registros a un lugar y a una capacidad: guardados en Suecia, junto con el equipo necesario para imprimirlos. Un registro electrónico que solo puedes ver a través de un servicio, en un aparato, sin forma de sacar una copia en papel no cumple con claridad la segunda parte.
El 7 kap. 3 a § es la excepción, y tiene condiciones. Se permite guardarlos en otro lugar de la UE comunicándolo a Skatteverket, con acceso electrónico inmediato a los registros desde Suecia. La norma no dice «cualquier sitio vale mientras sea seguro». Permite una alternativa concreta que tienes que anunciar antes.
Para un autónomo cuyo registro de kilometraje vive en un servicio en la nube, esto es una cuestión de cumplimiento, no solo técnica. ¿Dónde guarda el servicio los datos? ¿Está dentro de la UE? ¿Se ha comunicado a Skatteverket? Son tres preguntas, y la tercera solo puedes responderla tú.
Tal como era cuando se hizo
El 7 kap. 1 § añade un requisito de forma. Un registro electrónico debe conservarse en el formato y con el contenido que tenía cuando se creó. Una hoja de cálculo tecleada de nuevo en marzo a partir de una lista de trayectos es un documento nuevo. El registro al que se refiere la norma es el que se generó en su momento.
Esto encaja de lleno con lo que debe contener el propio körjournal. En un körjournal electrónico, Skatteverket convierte cada epígrafe de su ejemplo en un ska —un «debe»—, y esos epígrafes se enumeran en qué debe contener un körjournal electrónico. Un registro que cumple la lista de datos y después se pierde, se reescribe o se guarda en un sitio que nadie comunicó a Skatteverket sigue fallando, por el capítulo 7 y no por la lista.
Los Países Bajos, en cambio, no dicen nada sobre el lugar y mucho sobre el tiempo. Sus siete años solo empiezan cuando un registro deja de estar vigente. Consulta cuándo empieza el plazo de conservación neerlandés.
Antes de fiarte de una copia en la nube
- ¿Eres bokföringsskyldig? Si eres empleado, el capítulo 7 no alcanza a tu körjournal propio. El horizonte que debes tener en cuenta son seis años desde el hecho correspondiente.
- ¿Hay una copia en Suecia que puedas imprimir? Si la única copia está en un servicio en la nube, averigua dónde la guarda ese servicio.
- Si se guarda en otro lugar de la UE, ¿se ha comunicado a Skatteverket, y puede abrirse el registro de inmediato desde Suecia?
- ¿El archivo que guardas es el generado en su momento, sin cambios, y no una transcripción posterior?
- ¿Durará la copia más que el móvil y que cualquier app instalada en él? Siete años desde el final del año en que se cerró el räkenskapsår es mucho tiempo.
Lo que cambia DriveHub, y lo que no
Un körjournal en papel en un cajón en Suecia cumple el 7 kap. 2 § sin esfuerzo. El software no facilita la cuestión del lugar. Lo que cambia el software es el registro: nadie reconstruye en marzo un año de direcciones de salida y lecturas del cuentakilómetros, y una reconstrucción no es el registro que el 7 kap. 1 § te pide conservar.
DriveHub registra cada trayecto en segundo plano y te pregunta después cuáles fueron de trabajo. El informe imprime, entre los epígrafes de Skatteverket, la fecha, las dos direcciones, la distancia, el cuentakilómetros al inicio y al final de cada trayecto y en los límites del año, el motivo con tus propias palabras y la empresa o el contacto que visitaste.
Dónde lo guarda DriveHub, dicho claramente. Tus trayectos se crean en tu iPhone y se quedan ahí, o en tu propia base de datos privada de iCloud, que pertenece a tu cuenta de Apple. DriveHub no elige dónde guarda Apple esa base de datos, y no puede decirte si una copia ahí cuenta como guardada en Suecia. DriveHub no puede leerla. Las exportaciones en PDF, Excel y CSV se hacen en el móvil y funcionan sin conexión. Eso le da al autónomo un archivo que guardar tal como se generó, en Suecia, en una impresora o en papel. Ese paso te toca a ti, y nada de lo dicho aquí afirma que la copia en la nube cumpla por sí sola el capítulo 7.
Esta página recoge lo que dicen la bokföringslagen y Skatteverket, y cita los parágrafos para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu revisor — y lleva el körjournal.
La norma completa, con los textos de los que procede: Suecia: requisitos del registro de kilometraje.