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La Suède dit où votre körjournal doit être conservée, pas seulement combien de temps
La Suède fixe un délai de conservation comme tout le monde, mais elle dit aussi où les pièces doivent être conservées : en Suède, avec de quoi les imprimer. Pour un entrepreneur individuel dont le relevé vit dans le cloud, la question est bien réelle.
En bref
Si vous êtes bokföringsskyldig — tenu à une comptabilité, ce qui pour la plupart des lecteurs signifie exercer en entreprise individuelle —, la bokföringslagen 7 kap. 2 § vous impose de conserver vos pièces sept ans et en Suède, avec l'équipement nécessaire pour les imprimer. Le 7 kap. 3 a § ne permet un stockage ailleurs dans l'UE que si vous en avisez Skatteverket et que les pièces restent immédiatement accessibles par voie électronique. Et le 7 kap. 1 § exige qu'un document électronique soit conservé dans le format et avec le contenu qu'il avait lors de sa création.
Un salarié disposant d'une förmånsbil — une voiture de fonction — n'est pas bokföringsskyldig : la règle de stockage ne touche donc pas du tout sa propre körjournal.
La plupart des règles de conservation disent seulement combien de temps. Celle-ci dit aussi où.
Qui est tenu par la règle de stockage ?
La règle de stockage figure dans la loi comptable ; elle s'impose donc à ceux que cette loi vise. Selon le 2 kap. 6 §, c'est l'entrepreneur individuel, pas le salarié.
Pour un entrepreneur individuel, la körjournal fait partie des pièces qui sous-tendent la comptabilité de l'entreprise. Elle suit tout le 7 kap. : sept ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le räkenskapsår — l'exercice — s'est clos, en Suède, imprimable, et sous sa forme d'origine.
Pour un salarié disposant d'une förmånsbil, la réponse diffère sur tous les points. La page körjournal de Skatteverket ne prescrit aucun délai de conservation. La skatteförfarandelagen, au 39 kap. 3 §, impose une obligation de documentation sans fixer de nombre d'années. L'horizon pratique est la fenêtre d'efterbeskattning — le redressement — de six ans du SFL 66 kap. 27 §, qui se compte à partir d'un autre événement que les sept ans. La règle de lieu de la loi comptable ne s'applique pas, puisque la loi comptable ne s'applique pas.
Pour la voiture personnelle, aucune forme n'est prescrite. Skatteverket demande seulement « ett underlag som visar hur mycket du har kört i verksamheten », un document montrant combien vous avez roulé pour l'activité. Lorsque cette activité est celle d'un entrepreneur individuel, cet underlag fait partie de ses pièces et suit le 7 kap. comme le reste.
En Suède, avec de quoi l'imprimer
Le 7 kap. 2 § attache les pièces à un lieu et à une capacité : conservées en Suède, avec l'équipement nécessaire pour les imprimer. Un document électronique que vous ne pouvez consulter que par un seul service, sur un seul appareil, sans moyen d'en produire une copie papier, ne satisfait pas manifestement à la seconde partie.
Le 7 kap. 3 a § est l'exception, et elle est assortie de conditions. Le stockage ailleurs dans l'UE est permis après avis à Skatteverket, avec un accès électronique immédiat aux pièces depuis la Suède. La règle ne dit pas « n'importe où, pourvu que ce soit sûr ». Elle permet une alternative précise, qu'il faut annoncer au préalable.
Pour un entrepreneur individuel dont le relevé kilométrique vit dans un service cloud, c'est une question de conformité, pas seulement une question technique. Où le service conserve-t-il les données ? Est-ce dans l'UE ? Skatteverket en a-t-il été avisé ? Ce sont trois questions, et vous seul pouvez répondre à la troisième.
Telle qu'elle était lors de sa création
Le 7 kap. 1 § ajoute une exigence de forme. Un document électronique doit être conservé dans le format et avec le contenu qu'il avait lors de sa création. Un tableur ressaisi en mars à partir d'une liste de trajets est un nouveau document. La pièce que vise la règle est celle produite sur le moment.
Cela rejoint étroitement ce que la körjournal elle-même doit contenir. Pour une körjournal électronique, Skatteverket fait de chaque rubrique de son exemple un ska — une obligation —, et ces rubriques sont énumérées dans ce que doit contenir une körjournal électronique. Un journal qui respecte la liste des rubriques puis est perdu, réécrit ou stocké à un endroit dont personne n'a avisé Skatteverket échoue quand même, au titre du 7 kap. plutôt que de la liste.
Les Pays-Bas, à l'inverse, ne disent rien du lieu et beaucoup du temps. Leurs sept ans ne commencent que lorsqu'une pièce cesse d'être d'actualité. Voir quand démarre le délai de conservation néerlandais.
Avant de vous fier à une copie dans le cloud
- Êtes-vous bokföringsskyldig ? Si vous êtes salarié, le 7 kap. ne touche pas votre propre körjournal. Six ans à compter de l'événement pertinent, c'est l'horizon à prévoir.
- Existe-t-il une copie en Suède que vous pouvez imprimer ? Si la seule copie se trouve dans un service cloud, renseignez-vous sur l'endroit où ce service la stocke.
- Si elle est stockée ailleurs dans l'UE, Skatteverket a-t-il été avisé, et le document peut-il être ouvert immédiatement depuis la Suède ?
- Le fichier conservé est-il celui produit sur le moment, inchangé, et non une ressaisie ultérieure ?
- La copie survivra-t-elle au téléphone et à toute app qui s'y trouve ? Sept ans à compter de la fin de l'année de clôture du räkenskapsår, c'est long.
Ce que DriveHub change, et ce qu'il ne change pas
Une körjournal papier rangée dans un tiroir en Suède satisfait au 7 kap. 2 § sans effort. Un logiciel ne simplifie pas la question du stockage. Ce que change un logiciel, c'est la pièce elle-même : personne ne reconstitue en mars une année d'adresses de départ et de relevés de compteur, et une reconstitution n'est pas la pièce que le 7 kap. 1 § vous demande de conserver.
DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels. Le rapport imprime, parmi les rubriques de Skatteverket, la date, les deux adresses, la distance, le compteur au départ et à l'arrivée de chaque trajet ainsi qu'aux bornes de l'année, l'objet dans vos propres mots, et l'entreprise ou le contact visité.
Où DriveHub la conserve, dit clairement. Vos trajets sont créés sur votre iPhone et y restent, ou dans votre propre base iCloud privée, qui appartient à votre compte Apple. DriveHub ne choisit pas où Apple stocke cette base, et ne peut pas vous dire si une copie qui s'y trouve compte comme conservée en Suède. DriveHub ne peut pas la lire. Les exports PDF, Excel et CSV sont produits sur le téléphone et fonctionnent hors ligne. Cela donne à un entrepreneur individuel un fichier à conserver tel qu'il a été produit, en Suède, sur une imprimante ou sur papier. Cette étape vous revient, et rien ici ne prétend que la copie dans le cloud suffit à elle seule à satisfaire au 7 kap.
Cette page expose ce que disent la bokföringslagen et Skatteverket, et en nomme les paragraphes pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre revisor — et apportez la körjournal.
La règle complète, avec les textes dont elle découle : Suède : exigences du journal kilométrique.